Kategorien
Kategorien bilden die oberste Ebene der Ablagestruktur für Aufzeichnungen in QMS Records. Jede Aufzeichnung erhält dadurch einen eindeutig festgelegten Ablageort, sodass klar ist, wo eine fertiggestellte Aufzeichnung abgelegt werden muss.
Die Kategorieliste für Aufzeichnungen ist von der in QMS Documents verwendeten Kategorieliste getrennt. Diese Trennung ist beabsichtigt: Sie können Aufzeichnungen entsprechend den für sie geltenden Anforderungen organisieren, ohne von der Gliederung der Dokumente abhängig zu sein.
Um die Ersteinrichtung zu erleichtern, sind die Kategorien beider Bereiche zunächst lose miteinander verknüpft. Wenn Sie in QMS Documents eine Kategorie anlegen, erstellt das System automatisch eine entsprechende Kategorie in QMS Records. Anschließend sind die beiden Kategorien voneinander unabhängig. Sie können Aufzeichnungskategorien daher unabhängig von den Dokumentkategorien hinzufügen, umbenennen oder entfernen. Die automatisch erstellte Kategorie sehen Sie auf Ihrem Dashboard unter My Records.
Kategorieliste anzeigen
Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Records den Eintrag Categories. Die Liste zeigt jede Kategorie mit Number und Name.
Kategorie anlegen
Wählen Sie New, um ein leeres Kategorieformular zu öffnen.
Geben Sie Number und Name ein. Beide Angaben sind erforderlich. Optional können Sie unter Description erläutern, wofür die Kategorie verwendet wird.
Wählen Sie Save. Anschließend wird die gespeicherte Kategorie mit der Liste Subcategories geöffnet. Dort werden alle Unterkategorien angezeigt, die Sie der Kategorie hinzufügen.
Kategorie öffnen
Wählen Sie in der Liste die Bezeichnung einer Kategorie aus, um sie zu öffnen. Das Kategorieformular zeigt Number, Name und Description sowie zwei Listen.
Die Liste Subcategories enthält die Unterkategorien, die zu dieser Kategorie gehören.
Die Liste QMS Records zeigt die unter dieser Kategorie abgelegten Aufzeichnungen mit ihrem jeweiligen Status sowie der Vorlage, aus der sie erstellt wurden. Von hier aus können Sie eine Aufzeichnung öffnen oder über New QMS Record eine neue anlegen.
Kategorien aus der Liste verwalten
Die Kategorieliste verfügt über eine Befehlsleiste. Um die meisten Befehle zu verwenden, aktivieren Sie zunächst das Kontrollkästchen der gewünschten Kategorie und wählen Sie anschließend den Befehl aus.
New legt eine neue Kategorie an.
Edit öffnet die ausgewählte Kategorie, damit Sie ihre Angaben ändern können.
Deactivate kennzeichnet eine Kategorie als veraltet und entfernt sie aus der Standardliste. Eine deaktivierte Kategorie erscheint nicht mehr in All Records Categories, ist aber weiterhin in der Ansicht Inactive Records Categories zu finden. Mit Activate nehmen Sie eine deaktivierte Kategorie wieder in die aktive Standardliste auf.
Delete löscht die ausgewählte Kategorie.
Beim Löschen einer Kategorie erscheint zunächst ein Bestätigungsdialog. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden; bei Bedarf kann ein Administrator jedoch versuchen, die Kategorie wiederherzustellen.
Eine Kategorie kann nur gelöscht werden, wenn sie leer ist. Enthält sie noch Aufzeichnungen, wird der Löschvorgang blockiert und eine Fehlermeldung angezeigt. Verschieben oder löschen Sie in diesem Fall zuerst die Aufzeichnungen und anschließend die Kategorie.
Um zwischen aktiven und deaktivierten Kategorien zu wechseln, verwenden Sie die Ansichtsauswahl neben dem Listentitel. Die Standardansicht All Records Categories zeigt aktive Kategorien; Inactive Records Categories zeigt deaktivierte Kategorien.
Außerdem stehen zwei Darstellungsoptionen zur Verfügung. Show Chart öffnet neben der Liste ein Diagramm, das eine Übersicht über die Kategorien bietet.
Mit Show As wechseln Sie zwischen den Darstellungen Read Only Grid und Power Apps grid control.
Dieselben Befehle stehen auch in den übrigen Aufzeichnungslisten (Subcategories, Records und Personal Records) zur Verfügung.
