Kategorien

Kategorien sind die obersten Gruppierungsebenen, unter denen jedes gelenkte Dokument abgelegt wird.

Sie können beliebig viele erstellen, und jede Kategorie bestimmt auch, wie die Dokumentpräfixe generiert werden (siehe Stammdokument erstellen und bearbeiten).

Die Auswahl von Categories öffnet die Liste QMS Categories:

• Number
  Wird automatisch vergeben und in den Dokumentpräfixen verwendet.

• Name
  Der Name der Kategorie.

• Statusfilter
  Die Liste zeigt standardmäßig Active-Kategorien.

• Listenbefehle
  Eine Kategorie erstellen (New), Delete, das Layout ändern (Show As), ein Diagramm öffnen (Show Chart), Refresh und Visualize.

Das Erweitern einer Kategorie zeigt ihre Stammdokumente inline, mit ihrem Prefix, Master Document, QMS Type, Working Status und Assignee.

So erstellen Sie eine Kategorie

1. Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Documents die Option Categories.

2. Wählen Sie New.
   

   

3. Lassen Sie die Number unverändert; sie wird automatisch vergeben.

4. Geben Sie einen Name ein (das einzige Pflichtfeld).
   

   

5. Wählen Sie Save oder Save & Close, um zur Liste zurückzukehren.
   Nach dem Speichern bietet der Datensatz zusätzliche Befehle (siehe Befehle für einen gespeicherten Datensatz unten), einen Bereich Master Documents und eine Registerkarte Related mit Verknüpfungen zu zugehörigen Datensätzen (Document Versions, QMS Master Documents, Internal Fields Scopes, Variables und Background Processes).

   

Ein Stammdokument aus einer Kategorie hinzufügen

Da jedes Stammdokument zu einer Kategorie gehört, können Sie eines direkt aus dem Kategoriedatensatz erstellen, wobei die Kategorie automatisch ausgefüllt wird.

So fügen Sie ein Stammdokument aus einer Kategorie heraus hinzu

1. Öffnen Sie die gespeicherte Kategorie.

2. Wählen Sie im Bereich Master Documents die Option + New QMS Master Document.

3. Das Bedienfeld Quick Create öffnet sich von rechts, wobei QMS Category bereits gesetzt ist. Füllen Sie die Felder aus:
   

   

   • Name (Pflichtfeld)
     der Name des Dokuments.

   • QMS Type (Pflichtfeld)
     SOP, Work Instruction oder Template.
     

     

   • Prefix (Pflichtfeld)
     wird automatisch nach dem Schema Kategorienummer, Sequenz und Typ generiert (zum Beispiel 21-01-SOP). Bearbeitbar.

   • Review Required (Pflichtfeld)
     Yes oder No. Yes fügt dem Genehmigungsprozess einen Überprüfungsschritt hinzu.

   • Criticality Index
     Low, Medium oder High, gibt an, wie oft das Dokument überprüft werden sollte.
     

     

   • Assignee (Pflichtfeld)
     standardmäßig Sie.

   • Working Status
     Wählen Sie einen bestehenden Status oder erstellen Sie einen mit + New.
     

     

   • Notes
     Freitext.

4. Wählen Sie Save and Close. Das neue Stammdokument erscheint in der Liste.

   

Das Feld QMS Type bietet SOP, Work Instruction oder Template:

Criticality Index bietet Low, Medium oder High:

Working Status ermöglicht die Auswahl eines kürzlich verwendeten Status, das Durchsuchen aller Datensätze oder das Erstellen eines neuen mit + New:

Befehle für einen gespeicherten Datensatz

Diese Befehle erscheinen am oberen Rand einer geöffneten Kategorie und verhalten sich bei den meisten Datensätzen im System einheitlich:

• Save / Save & Close
  Änderungen speichern, optional zur Liste zurückkehren.

• New
  Eine weitere Kategorie erstellen.

• Deactivate
  Die Kategorie auf Inactive setzen. Dies ist umkehrbar; das System bestätigt die Aktion zuerst.

• Delete
  Die Kategorie dauerhaft entfernen.

• Refresh
  Den Datensatz neu laden.

• Check Access
  Berechtigungen überprüfen. Die Registerkarte User details zeigt den Zugriff eines ausgewählten Benutzers und wie er zustande kommt; die Registerkarte Who has access listet für jede Berechtigung auf, welche Benutzer oder Teams sie besitzen.

• Assign
  Die Eigentümerschaft des Datensatzes an Me oder an einen anderen Benutzer oder ein Team neu zuweisen.

• Flow
  Automatisierte Flows ausführen oder verwalten.

• Share
  Den Datensatz mit anderen Benutzern oder Teams teilen.

Mehrere dieser Befehle öffnen einen Dialog. Deactivate fordert Sie zur Bestätigung auf, bevor die Kategorie auf Inactive gesetzt wird:

Assign weist den Datensatz an Me oder an einen anderen Benutzer oder ein Team neu zu:

Check Access öffnet sich in zwei Registerkarten. User details zeigt den Zugriff eines ausgewählten Benutzers und wie er zustande kommt:

Who has access listet auf, welche Benutzer oder Teams jede Berechtigung besitzen: