Créer et diffuser un document

Le guide suivant relie les sections de référence en suivant un SOP, de sa création jusqu'à un document en vigueur et formé. Chaque étape renvoie à la section qui en donne le détail complet.

1. Vérifiez que la catégorie existe
   Assurez-vous qu'une catégorie appropriée existe (par exemple, Management de la qualité) et créez-en une si nécessaire. (Voir Catégories)

2. Créez le document maître
   À partir de la catégorie, ajoutez un nouveau document maître : saisissez un Name, définissez QMS Type = SOP, confirmez le Prefix, puis renseignez Review Required et Criticality Index. (Voir Catégories / Créer et modifier un document maître)

3. Créez la première version
   Dans la boîte de dialogue Initial Version Creation, partez d'un modèle (par exemple, SOP Template (Word)) ou d'un fichier vide. La version est créée avec le statut Draft. (Voir Créer et modifier un document maître / Créer une version)

4. Rédigez le contenu
   Ouvrez le fichier dans Word. Utilisez le panneau Content Manager pour insérer les variables et les références, et pour générer une liste des références si nécessaire. (Voir Variables)

5. Configurez la formation
   Sur l'enregistrement de formation de la version, définissez le type de réalisation (Questionnaire ou Read & Understood). Pour un questionnaire, ajoutez les questions et définissez le seuil de réussite. (Voir Gestion)

6. Lancez la diffusion
   Ouvrez Document Release Process à l'aide de la commande Document Release, définissez le Approval Mode et les Approvers, ajoutez un Comment si nécessaire, puis sélectionnez Start Release et confirmez avec votre Signature PIN. (Voir Diffuser une version)

7. Révisez et approuvez
   L'approbateur ouvre le document en cours de diffusion, examine la section Approval et ajoute d'éventuels commentaires, sélectionne Approve, puis confirme l'attestation, saisit le Signature PIN et sélectionne Sign. (Voir Diffuser une version / Approbations de documents)

8. Planifiez la diffusion
   À l'étape Release Plan And Training, définissez l'Effective Date et la Next Review Date, puis sélectionnez Save & Close pour planifier la diffusion ou Release Document Immediately pour diffuser immédiatement. (Voir Diffuser une version / Attribution de formation)

9. La formation est émise
   La formation est attribuée au public cible. Suivez la réalisation dans Management & Overview et utilisez Notify ou Set Due Date selon les besoins. (Voir Statut et suivi / Gestion)

10. Les utilisateurs réalisent la formation
    Chaque utilisateur ouvre la formation depuis le Tableau de bord, lit le document, réalise le questionnaire ou la confirmation, et signe avec le Signature PIN. (Voir Tableau de bord / Statut et suivi)

11. La version entre en vigueur
    À sa date d'entrée en vigueur, la nouvelle version devient en vigueur et la version précédente devient obsolète.