Créer et diffuser un document
La présentation suivante relie les sections de référence en suivant une SOP depuis sa création jusqu'à un document en vigueur et ayant fait l'objet d'une formation. Chaque étape renvoie à la section qui la traite en détail.
Confirmez que la catégorie existe
Assurez-vous qu'une catégorie appropriée existe (par exemple, Management de la qualité) et créez-en une si nécessaire. (Voir Catégories)Créez le document maître
Depuis la catégorie, ajoutez un nouveau document maître : saisissez un Name, définissez QMS Type = SOP, confirmez le Prefix et définissez le Criticality Index, qui détermine la fréquence à laquelle il doit être révisé. Qui crée, révise, approuve et est formé au document est défini via sa Access Management. (Voir Catégories / Configuration du document maître)Créez la première version
Dans la boîte de dialogue Initial Version Creation, partez d'un modèle (par exemple, SOP Template (Word)) ou d'un fichier vide. La version est créée avec le statut Draft. (Voir Créer une version)Rédigez le contenu
Ouvrez le fichier dans Word. Utilisez le panneau Content Manager pour insérer des variables et des références, et pour générer une liste de références si nécessaire. (Voir Variables)Lancez la diffusion
Sur la version enregistrée, sélectionnez Document Release pour ouvrir le Document Release Process. Sous Document Information, définissez le Review Mode et l'Approval Mode, choisissez les approbateurs (et les réviseurs, là où la révision s'applique), puis sélectionnez Start Release et confirmez avec votre Signature PIN. (Voir Lancer une diffusion)Révisez et approuvez
Là où des réviseurs sont attribués, ils révisent la version et signent en premier. L'approbateur ouvre ensuite la section Approval, sélectionne Approve, confirme l'attestation et signe avec la Signature PIN à l'aide de Sign. (Voir Approuver/Rejeter / Approbations de documents)Planifiez et diffusez
À l'étape Release Plan And Training, définissez la Effective Date et la Next Review Date, puis sélectionnez Save & Close pour diffuser automatiquement à la date d'entrée en vigueur, ou Release Document Immediately pour diffuser maintenant. (Voir Planifier la diffusion)Attribuez et effectuez la formation
La formation est générée pour la version à partir de sa Target Audience à l'étape Release Plan And Training. Avant que la version n'entre en vigueur, le public cible effectue sa formation, en lisant le document et, si configuré, en répondant à son questionnaire, depuis le Tableau de bord, le suivi étant assuré dans Training. (Voir Attribution de formation / Statut et suivi)La version entre en vigueur
À sa date d'entrée en vigueur, la nouvelle version devient en vigueur, et la version précédemment en vigueur devient obsolète.
