Catégories

Les catégories sont le niveau de regroupement le plus élevé sous lequel chaque document contrôlé est classé. Classer les documents sous des catégories qui reflètent votre système de management de la qualité est aussi ce qui donne à chaque document son numéro structuré et automatique : vous organisez une fois, et le système numérote et classe à partir de là, plutôt que quelqu'un le fasse à la main.

Vous pouvez en créer autant que nécessaire, et chaque catégorie influe aussi sur la manière dont les préfixes de documents sont générés (voir Configuration du document maître).

Sélectionner Categories ouvre la liste QMS Categories :

• Number
  Attribué automatiquement. C'est la racine de l'identité de chaque document : chaque document maître classé sous la catégorie tire son Prefix de ce numéro (la catégorie 21 donne par exemple des préfixes comme 21-01-SOP), de sorte que l'identifiant contrôlé d'un document commence là où il est classé.

• Name
  Le nom de la catégorie.

• Filtre de statut
  La liste affiche par défaut les catégories dont le statut est Active.

• Commandes de liste
  Créer une catégorie (New), Delete, changer la disposition (Show As), ouvrir un graphique (Show Chart), Refresh et Visualize.

Développer une catégorie affiche ses documents maîtres directement dans la ligne, avec leur Prefix, Master Document, QMS Type, Working Status et Assignee.

Comment créer une catégorie

1. Dans la navigation de gauche, sous QMS Documents, sélectionnez Categories.

2. Sélectionnez New.

3. Laissez Number tel qu'il est défini ; il est attribué automatiquement.

4. Saisissez un Name (le seul champ obligatoire).

5. Sélectionnez Save ou Save & Close pour revenir à la liste.

Une fois enregistré, l'enregistrement propose des commandes supplémentaires (voir Commandes pour un enregistrement enregistré ci-dessous), une zone Master Documents et un onglet Related. L'onglet Related rassemble les enregistrements liés à la catégorie, les QMS Master Documents et Document Versions classés en dessous, ainsi que la configuration associée comme les Internal Fields Scopes, les Variables et les Background Processes, offrant ainsi un endroit où voir tout ce qui s'y rapporte.

Ajouter un document maître depuis une catégorie

Comme chaque document maître appartient à une catégorie, vous pouvez en créer un directement depuis l'enregistrement de catégorie, la catégorie étant renseignée automatiquement.

Comment ajouter un document maître au sein d'une catégorie

1. Ouvrez la catégorie enregistrée.

2. Dans la zone Master Documents, sélectionnez + New QMS Master Document.

3. Le panneau Quick Create s'ouvre depuis la droite, avec la QMS Category déjà définie. Renseignez les champs :

   • Name (requis)
     Le nom du document.

   • QMS Type (requis)
     SOP, Instruction de travail ou Modèle.

   • Prefix (requis)
     Généré automatiquement selon le modèle numéro de catégorie, séquence et type (par exemple, 21-01-SOP). Il peut être modifié.

   • Criticality Index
     Low, Medium ou High, indique la fréquence à laquelle le document doit être révisé.

   • Assignee (requis)
     Vous par défaut.

   • Working Status
     Choisissez un statut existant ou créez-en un avec + New.

   • Notes
     Texte libre.

4. Sélectionnez Save and Close. Le nouveau document maître apparaît dans la liste.

Le champ QMS Type propose SOP, Instruction de travail ou Modèle :

Criticality Index propose Low, Medium ou High :

Working Status permet de choisir un statut actuel, de parcourir tous les enregistrements ou d'en créer un nouveau avec + New :

Commandes pour un enregistrement enregistré

Ces commandes apparaissent en haut d'une catégorie ouverte et se comportent de manière uniforme pour la plupart des enregistrements du système :

• Save / Save & Close
  Enregistre les modifications, éventuellement avec retour à la liste.

• New
  Crée une autre catégorie.

• Deactivate
  Passe la catégorie à Inactive. C'est réversible ; le système confirme d'abord l'action.

• Delete
  Supprime définitivement la catégorie.

• Refresh
  Recharge l'enregistrement.

• Check Access
  Vérifie les autorisations, pour confirmer que les bonnes personnes peuvent voir un enregistrement contrôlé ou agir dessus, et pour comprendre pourquoi quelqu'un ne le peut pas. L'onglet User details affiche l'accès d'un utilisateur sélectionné et son origine ; l'onglet Who has access répertorie, pour chaque autorisation, quels utilisateurs ou équipes en disposent.

• Assign
  Réattribue la propriété de l'enregistrement à Me ou à un autre utilisateur ou équipe.

• Share
  Partage l'enregistrement avec d'autres utilisateurs ou équipes.

Plusieurs de ces commandes ouvrent une boîte de dialogue.

Deactivate vous demande confirmation avant de passer la catégorie à Inactive :

Assign réattribue l'enregistrement à Me ou à un autre utilisateur ou équipe :

Check Access s'ouvre en deux onglets. User details affiche l'accès d'un utilisateur sélectionné et son origine :

Who has access répertorie quels utilisateurs ou équipes disposent de chaque autorisation :