Catégories

Les catégories sont les regroupements de plus haut niveau sous lesquels chaque document contrôlé est classé.

Vous pouvez en créer autant que nécessaire, et chaque catégorie détermine aussi la façon dont les préfixes des documents sont générés (voir Configuration du document maître).

La sélection de Categories ouvre la liste QMS Categories:

• Number
  Attribué automatiquement et utilisé dans les préfixes des documents.

• Name
  Le nom de la catégorie.

• Filtre de statut
  La liste affiche par défaut les catégories Active.

• Commandes de la liste
  Créer une catégorie (New), Delete, changer la disposition (Show As), ouvrir un graphique (Show Chart), Refresh et Visualize.

L'extension d'une catégorie affiche ses documents maîtres en ligne, avec leur Prefix, Master Document, QMS Type, Working Status et Assignee.

Comment créer une catégorie

1. Dans la navigation de gauche, sous QMS Documents, sélectionnez Categories.

2. Sélectionnez New.

   

3. Laissez le Number tel quel ; il est attribué automatiquement.

4. Saisissez un Name (le seul champ obligatoire).
   

   

5. Sélectionnez Save, ou Save & Close pour revenir à la liste.
   Après l'enregistrement, l'enregistrement propose des commandes supplémentaires (voir Commandes sur un enregistrement sauvegardé ci-dessous), une zone Master Documents et un onglet Related renvoyant aux enregistrements associés (Document Versions, QMS Master Documents, Internal Fields Scopes, Variables et Background Processes).

   

Ajouter un document maître depuis une catégorie

Comme chaque document maître appartient à une catégorie, vous pouvez en créer un directement depuis l'enregistrement de la catégorie, la catégorie étant renseignée automatiquement.

Comment ajouter un document maître depuis une catégorie

1. Ouvrez la catégorie enregistrée.

2. Dans la zone Master Documents, sélectionnez + New QMS Master Document.

3. Le panneau Quick Create s'ouvre sur la droite, avec QMS Category déjà renseignée. Complétez les champs :
   

   

   • Name (obligatoire)
     le nom du document.

   • QMS Type (obligatoire)
     SOP, Work Instruction ou Template.
     

     

   • Prefix (obligatoire)
     généré automatiquement selon le schéma numéro de catégorie, séquence et type (par exemple, 21-01-SOP). Modifiable.

   • Review Required (obligatoire)
     Yes ou No. Yes ajoute une étape de révision au processus d'approbation.

   • Criticality Index
     Low, Medium ou High, indiquant la fréquence de révision du document.
     

     

   • Assignee (obligatoire)
     vous par défaut.

   • Working Status
     sélectionnez un statut existant ou créez-en un avec + New.

   • Notes
     texte libre.

4. Sélectionnez Save and Close. Le nouveau document maître apparaît dans la liste.
   

   

Le champ QMS Type propose SOP, Work Instruction ou Template :

Criticality Index propose Low, Medium ou High :

Working Status permet de sélectionner un statut récent, de parcourir tous les enregistrements ou d'en créer un avec + New :

Commandes sur un enregistrement sauvegardé

Ces commandes apparaissent en haut d'une catégorie ouverte et se comportent de manière cohérente sur la plupart des enregistrements du système :

• Save / Save & Close
  Enregistrer les modifications, en revenant éventuellement à la liste.

• New
  Créer une autre catégorie.

• Deactivate
  Définir la catégorie sur Inactive. Réversible ; le système confirme d'abord l'action.

• Delete
  Supprimer définitivement la catégorie.

• Refresh
  Recharger l'enregistrement.

• Check Access
  Examiner les autorisations. L'onglet User details indique l'accès d'un utilisateur sélectionné et la façon dont il est obtenu ; l'onglet Who has access répertorie, pour chaque autorisation, les utilisateurs ou équipes qui la détiennent.

• Assign
  Réattribuer la propriété de l'enregistrement à Me ou à un autre utilisateur ou équipe.

• Flow
  Exécuter ou gérer des flux automatisés.

• Share
  Partager l'enregistrement avec d'autres utilisateurs ou équipes.

Plusieurs de ces commandes ouvrent une boîte de dialogue. Deactivate vous demande de confirmer avant de définir la catégorie sur Inactive :

Assign réattribue l'enregistrement à Me ou à un autre utilisateur ou équipe :

Check Access s'ouvre en deux onglets. User details indique l'accès d'un utilisateur sélectionné et la façon dont il est obtenu :

Who has access répertorie les utilisateurs ou équipes qui détiennent chaque autorisation :