Fonctionnement du système

La majeure partie du système s'organise autour d'une structure unique. Comprendre cette structure est la clé pour comprendre le reste du manuel.

Les éléments de cette structure sont :

• Catégorie
  Le niveau de regroupement le plus élevé sous lequel chaque document est classé.

• Document maître
  L'enregistrement parent. Il contient les attributs partagés par toutes les versions : le nom, le type (SOP / Instruction de travail / Modèle) et les paramètres d'accès.

• Version de document
  Un fichier de document individuel. Un document maître peut comporter de nombreuses versions au fil du temps, et une seule version est en vigueur (la version applicable) à un instant donné.

• Diffusion
  Faire passer une version par la révision, l'approbation avec signature électronique, un plan de diffusion et la formation, après quoi elle entre en vigueur et la version précédente devient obsolète.

• Formation
  Générée à partir d'une version diffusée et attribuée à son public cible, qui la suit depuis le Tableau de bord.

Plusieurs éléments de soutien fonctionnent aux côtés de cette structure :

• Entrées QMS
  Documents sources non contrôlés utilisés lors de la rédaction des documents contrôlés (voir Entrées QMS).

• Gestion de contenu
  Gère les variables réutilisables et les références croisées au sein des fichiers Word.

• Modèle QMS
  Les fichiers de départ (Word vide, modèle SOP, etc.) à partir desquels les nouvelles versions sont créées (voir Modèles QMS).

• Rôles, statuts de travail, PIN de signature
  La configuration de soutien qui régit l'accès, étiquette les documents et signe vos actions.