Entrées QMS
Les entrées QMS sont des documents qui ne sont pas contrôlés et ne font pas partie du QMS lui-même. Elles servent de matériel source — les documents de référence (une spécification fournisseur, des données de référence, un fichier source) utilisés lors de la rédaction des documents contrôlés. Les conserver dans le système signifie que ce contexte accompagne les documents contrôlés qu'il éclaire et peut leur être lié, sans être entraîné dans le cycle de vie contrôlé de révision et de diffusion.
La liste All QMS Inputs affiche chaque entrée avec son Name, un File Link (Open File), Modified By et Modified On. Les nouvelles entrées sont créées avec New. Pour en importer plusieurs à la fois, Upload Documents accepte plusieurs fichiers en un seul téléversement groupé depuis la vue liste.
Un enregistrement d'entrée QMS contient :
Name (requis) et une Description facultative.
Document Input File
Où le fichier est conservé. Créez-en un avec + New, qui propose Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, ou téléversez un fichier existant. Chaque fichier affiche son Name, son Path et sa date Modified.
Input Document For
Les documents contrôlés auxquels l'entrée est liée, affichés dans deux listes : Master Documents (Prefix, QMS Category, Master Document) et Documents (Prefix, QMS Category, Document Version).
Sur un enregistrement enregistré, utilisez + New sur Document Input File pour créer un fichier dans le format choisi.
Une fois un fichier ajouté et l'entrée liée, Input Document For répertorie les documents qui l'utilisent.
Comment créer une entrée QMS
Dans la navigation de gauche, sous QMS Documents, sélectionnez QMS Inputs, puis New.
Saisissez un Name (et une Description si nécessaire).
Ajoutez le fichier dans Document Input File : utilisez + New pour créer un fichier Word, Excel, PowerPoint ou OneNote, ou téléversez-en un existant.
Sélectionnez Save (ou Save & Close).
Lier une entrée QMS à un document
Une entrée QMS est liée depuis le document contrôlé. Dans l'onglet General d'un document maître, la liste QMS Inputs contient ses entrées liées ; son menu propose Add Existing QMS Input.
Le sélectionner ouvre le panneau Lookup Records, où vous recherchez et sélectionnez l'entrée à lier.
L'entrée liée apparaît alors dans la liste QMS Inputs, avec un lien Open File.
Comment lier une entrée QMS à un document
Ouvrez le document maître et repérez la liste QMS Inputs dans l'onglet General.
Ouvrez le menu de la liste et sélectionnez Add Existing QMS Input.
Dans Lookup Records, recherchez l'entrée, sélectionnez-la et sélectionnez Add.
L'entrée apparaît dans la liste QMS Inputs ; utilisez Open File pour l'ouvrir.
