Gestion des accès
Gestion des accès est l'endroit où vous définissez qui fait quoi sur un document : qui le rédige, qui le révise et l'approuve, et qui doit y être formé une fois qu'il est diffusé. Régler cela à un seul endroit est ce qui permet au reste du système d'acheminer le travail de lui-même, de sorte que personne n'a à décider, à chaque étape d'un document, qui doit le recevoir ou le signer.
L'accès est défini sur le document maître, dans son onglet Access Management, et s'applique à chaque version créée en dessous. Comme c'est ici qu'est défini qui révise, approuve et est formé au document, ces attributions alimentent directement le processus de diffusion et la formation qui s'ensuit.
L'onglet présente les attributions dans deux tableaux :
Individual User Access
Attributions à une personne nommée. Ses colonnes sont Document Role et User.Role-Based Access
Attributions à un rôle, de sorte que toute personne détenant ce rôle obtient le même accès. Ses colonnes sont Document Role et Role.
Les rôles utilisés pour l'accès basé sur les rôles sont ceux de votre organisation. Vous pouvez créer les rôles dont vous avez besoin et leur attribuer un rôle de document, de sorte que l'accès reflète la structure réelle de vos équipes, plutôt qu'une liste fixe et intégrée.
Rôles de document
Chaque attribution associe l'un des six rôles de document à un utilisateur ou à un rôle :
Authors
Créent et maintiennent le document et lancent sa diffusion.Reviewers
Révisent le contenu avant l'approbation, là où la révision s'applique.Approvers
Approuvent formellement le document.Target Audience
Les personnes qui doivent lire le document et terminer toute formation une fois qu'il est diffusé.Template Reviewer
Révise les modèles plutôt que les documents ordinaires. Utilisé pour les documents maîtres de type modèle (voir Paramètres du modèle).Template Approver
Approuve les modèles plutôt que les documents ordinaires. Utilisé pour les documents maîtres de type modèle (voir Paramètres du modèle).
Ajouter une attribution
Les attributions s'ajoutent de la même manière pour les deux tableaux ; le fait qu'une attribution aboutisse dans Individual User Access ou Role-Based Access dépend du type choisi.
Dans l'un ou l'autre tableau, ouvrez le menu des commandes supplémentaires (les ... en haut à droite du tableau) et sélectionnez New Document Assignment.
=
Dans le formulaire New Document Assignment, définissez la Document Role.
Définissez Type sur User pour attribuer à une personne nommée, ou sur Role pour attribuer à un rôle.
Dans la recherche qui apparaît, choisissez la personne sous Look for User ou le rôle sous Look for Role
Sélectionnez Save ou Save & Close. L'attribution est enregistrée comme un enregistrement Document Assignment distinct et apparaît dans le tableau approprié.
La révision et l'approbation découlent des attributions elles-mêmes plutôt que d'un paramètre distinct : si aucun réviseur n'est attribué, le document ne requiert pas de révision, et si aucun approbateur n'est attribué, il ne requiert pas d'approbation. Il n'existe pas de champ Review Required autonome sur le document maître. Le même et unique ensemble d'attributions régit l'accès à la fois pour les versions de documents et pour les enregistrements QMS.
