Statut et suivi

Overview est l'endroit central pour voir où en est la formation dans tout le système et pour combler les lacunes sans quitter l'écran. Il parcourt chaque document nécessitant une formation et chaque utilisateur, et affiche non seulement ce qui est attribué, terminé ou en retard, mais aussi ce qui manque; requis, mais encore attribué à personne.

De là, vous pouvez attribuer des formations, ajuster les dates d'échéance et relancer les personnes directement. Ouvrez-le via Training > Overview.

Les cartes récapitulatives en haut affichent :

• Overall completion

  • Le taux d'achèvement global (par exemple, 11 %, 2 formations sur 19 terminées).

• Overdue trainings

  • Le nombre de formations en retard, avec les compteurs Due soon et Pending.

• Documents requiring training

  • Le nombre total, ventilé en effective / approved / obsolete.

• Active users

  • Le nombre d'utilisateurs et le nombre de rôles qu'ils couvrent.

Sous les cartes, la formation peut être affichée de deux manières, via les onglets Documents et Users, avec deux graphiques à côté : Training progress (Completed / Pending / Due soon / Overdue) et Completion by role.

Onglet Documents

Les lignes sont regroupées par catégorie de document (01 Management, 02 Documents & Records, etc.) ; développez une catégorie pour voir les versions de documents qu'elle contient. Les colonnes sont Trainings Completed (terminées sur attribuées), Assigned Trainings, Overdue, Due soon, Effective Date et Completion %.

Assigned Trainings est la mesure de couverture améliorée : elle compare les formations individuelles réellement attribuées à celles que le document devrait avoir. Une coche verte signifie qu'elles sont toutes présentes ; une icône d'avertissement avec une fraction (par exemple 33/36) signifie que certaines formations individuelles manquent encore, requises, mais encore attribuées à personne. Filtrez avec le champ Search documents et les menus Type et statut.

Onglet Users

Une ligne par utilisateur, indiquant ses Roles, Trainings Total, Trainings Assigned, Completed, Overdue, Due soon, Pending et Completion %.

Trainings Assigned porte le même indicateur de couverture que dans l'onglet Documents, une coche si l'utilisateur a toutes les formations qu'il devrait avoir, ou une fraction d'avertissement (par exemple 1/4) si certaines manquent. Recherchez par utilisateur ou filtrez par rôle.

Ouvrir la formation d'un document

Sélectionner un document ouvre le détail de sa formation : la version de formation attribuée à ce document, affichée dans le contexte de cette version de document, de sorte que sa Effective Date détermine les dates d'échéance, et que les nombres en retard et manquants sont tous calculés à partir de là.

L'en-tête affiche le document (avec son statut, son type et sa catégorie) et la version de formation (avec son type et son statut) ; les cartes récapitulent Assigned, Completed, Overdue, Missing et Effective Date. Deux sous-onglets, Users et Missing, vous permettent d'agir directement sur place.

Le sous-onglet Users répertorie toutes les personnes auxquelles la formation est attribuée, avec Assigned On, Completed On, une Due Date modifiable, Status, Roles et Last Notified. Les Roles affichés sont les rôles par lesquels l'utilisateur entre dans la Target Audience de cette version de document.

De là, vous pouvez ajuster une Due Date directement dans la ligne, ou cocher plusieurs utilisateurs et les modifier ensemble avec Set Due Date ; relancer un utilisateur qui n'a pas encore terminé la formation avec Notify, ou les relancer tous avec Send reminders ; et attribuer la formation à tout utilisateur non encore attribué ou faisant partie du public cible avec Add User Training.

Le sous-onglet Missing répertorie les utilisateurs qui devraient être formés à ce document mais qui ne sont pas encore attribués.

Les Roles de chaque ligne indiquent la base sur laquelle l'utilisateur devrait être formé, l'appartenance à un rôle ou l'attribution individuelle qui le place dans le public cible.

Utilisez Assign Training sur une ligne, Assign all missing trainings pour les couvrir en une étape, ou Send reminders.

Ouvrir la formation d'un utilisateur

Sélectionner un utilisateur dans l'onglet Users ouvre son détail dans l'autre sens : les formations attribuées à cet utilisateur, où vous pouvez gérer les dates d'échéance et le relancer pour terminer une formation en attente.

Vous pouvez également ajouter des formations qui manquent à l'utilisateur, celles qu'il devrait avoir en raison de la Target Audience des documents QMS qui le concernent.

Notifications de formation

Notify et Send reminders envoient à l'utilisateur une notification de formation. Elle contient le nom de la formation, la date d'échéance, la date d'attribution et les documents approuvés et en vigueur associés, ainsi qu'un lien vers le Tableau de bord, où la formation est effectuée.

Comment terminer une formation (lorsqu'elle vous est attribuée)

Les formations attribuées apparaissent sous My Trainings sur votre Tableau de bord, chacune avec sa date d'échéance, son statut et une action Complete.

1. Sur le Tableau de bord, ouvrez My Trainings et sélectionnez la formation.

2. Lisez le document.

3. Selon la configuration, confirmez soit Read & Understood, soit répondez au questionnaire.

4. Saisissez votre Signature PIN pour la terminer.