Enregistrements
À Quoi Servent Les Enregistrements
Un enregistrement est la preuve complétée dans votre système qualité. Il est généralement créé à partir d'un modèle, qui décrit à quoi l'enregistrement doit ressembler. Comme le modèle porte déjà son emplacement de classement ainsi que ses contrôleurs et approbateurs, un enregistrement créé à partir de lui hérite automatiquement de ce routage. Cela signifie que le système sait déjà où l'enregistrement doit être stocké et qui doit le contrôler et l'approuver, ce qui élimine une source de confusion courante : disposer d'un document terminé sans savoir où le classer ni à qui l'envoyer.
Types D'enregistrements
Chaque enregistrement se voit attribuer un Record Type. Les deux types sont QMS Record et TechDoc (documentation technique). Le type détermine sous quel ensemble de catégories l'enregistrement est classé.
La version du produit est définie sur l'enregistrement lui-même au moment de sa création, et non sur le modèle.
Créer Un Enregistrement à Partir D'un Modèle
Sous QMS Records, sélectionnez Records, puis New (vous pouvez aussi utiliser New QMS Record depuis une catégorie).
Sélectionnez la QMS Template sur laquelle l'enregistrement est basé. La liste s'appuie sur les versions de documents diffusées. Si le champ de recherche semble vide, appuyez sur Entrée pour parcourir.
Complétez le Title et confirmez l'Owner, puis définissez le Record Type.
Remarque : Si un champ de recherche semble vide lorsque vous cliquez dedans, il ne l'est pas nécessairement. Saisissez du texte pour rechercher, ou appuyez sur Entrée pour parcourir la liste complète des options disponibles. Cela s'applique à QMS Template, Record Category, Record Subcategory et Owner.
Classer Un Enregistrement
Choisissez la Record Category de l'enregistrement. Si le champ de recherche semble vide, appuyez sur Entrée pour parcourir.
Choisissez ensuite une Record Subcategory. Celle-ci ne devient disponible qu'après la sélection d'une catégorie.
Si un enregistrement est créé à partir d'un modèle sans catégorie définie, il est classé sous une catégorie par défaut (affichée comme - Uncategorized -) afin de ne jamais rester sans classement.
Statut Et Approbation D'un Enregistrement
Un enregistrement passe de Record Created à Approved. Contrairement à un document, un enregistrement n'a pas d'étape de formation ni de plan de diffusion, et le contrôle est facultatif.
Dans la liste des enregistrements, chaque enregistrement affiche son statut actuel, par exemple Draft, Review Pending, Approval Pending ou Approved.
L'onglet Approval Details d'un enregistrement indique où il en est, avec Review Required, Reviewed, Approved et Approved Date.
Diffuser Un Enregistrement
La diffusion d'un enregistrement s'effectue dans la fenêtre Record Release Details. Un panneau latéral répertorie les Record Roles de l'enregistrement, à savoir ses Authors, Reviewers et Approvers, qui peuvent être vides si personne n'est affecté.
Pour commencer, ouvrez la diffusion. Dans la section Release Request, ajoutez un message facultatif dans Request Details, puis sélectionnez Initiate Release.
L'enregistrement passe ensuite à l'approbation. L'approbateur peut choisir Approve, Reject ou Cancel Release, et peut ajouter des Approval Comments facultatifs.
Pour approuver, confirmez la déclaration de signature électronique, saisissez votre Signature PIN, puis sélectionnez Approve and Sign.
Une fois approuvé, le statut de l'enregistrement devient Approved.
Afficher Et Gérer La Liste Des Enregistrements
La liste des enregistrements fonctionne de la même manière que la liste des catégories, avec les mêmes actions de barre d'outils décrites sur la page Catégories. Son sélecteur de vue propose All QMS Records (par défaut), Inactive QMS Records, Records Category View et Records Subcategory View.
