Approbations d'enregistrements

Chaque enregistrement qui passe par la diffusion laisse une trace, et Records Approvals est l'endroit où cette trace est conservée. Il s'agit de l'historique d'approbation du module QMS Records : une liste en lecture seule des enregistrements qui ont été contrôlés et approuvés, indiquant qui a demandé chaque diffusion, qui l'a contrôlée, qui l'a approuvée et à quelle date.

Les entrées ne peuvent pas être créées manuellement ici. C'est voulu, car une approbation n'est pas quelque chose que l'utilisateur rédige ; elle est enregistrée par le système une fois qu'un contrôle et une signature réels ont eu lieu. Cette séparation permet à l'historique de servir de preuve fiable lorsqu'un auditeur doit confirmer qui a approuvé un enregistrement donné et à quel moment. En ce sens, la page fournit la preuve documentée qu'un système qualité doit être en mesure de produire sur demande.

Records Approvals se trouve sous Administration dans la navigation de gauche, et non à côté de Categories et Records. Elle ne fait pas partie du classement quotidien. C'est la vue de supervision du module, et chaque entrée renvoie à l'enregistrement qu'elle documente.

La liste des approbations

La page s'ouvre sur la vue QMS Records Approvals, filtrée sur les entrées actives, avec le nombre de lignes affiché en bas.

Chaque ligne représente une diffusion, et les colonnes en montrent l'état actuel d'un coup d'œil.

• Title

  • Le titre de la diffusion.

• Review Status

  • L'étape du contrôle : Review Pending, Reviewed ou Not Applicable.

• Approval Status

  • L'étape de l'approbation, par exemple Approval Pending ou Approved.

• Review Required

  • Yes ou No, indiquant si un contrôle était nécessaire.

• QMS Record

  • Un lien vers l'enregistrement sous-jacent, par exemple REC-00012, reliant l'historique à l'enregistrement lui-même.

• Is Active

  • Si l'entrée est active.

• Requested By et Requested On

  • La personne qui a initié la diffusion et la date de la demande.

Ces colonnes mettent également en évidence un point important : un contrôle n'est pas requis pour chaque enregistrement. Lorsque Review Required est sur No, le Review Status affiche Not Applicable, et l'enregistrement atteint le statut Approved par la seule approbation.

L'approbation est donc l'étape qui s'applique toujours, tandis que le contrôle ne s'applique que lorsqu'un enregistrement l'exige.

Ouvrir une entrée

La sélection d'une ligne ouvre l'approbation complète, identifiée par sa propre référence telle que APPROVAL-2026-12-06-1000. Le détail est disposé en deux moitiés qui correspondent aux deux étapes d'une diffusion.

À gauche, Review Details contient le Review Status, Reviewed By, Reviewed On et Review Comments, consignant l'étape de contrôle. À droite, Approval Details contient l'Approval Status, Approved By, Approved On et Approval Comments, consignant l'étape d'approbation.

À côté figurent les champs propres à la diffusion, dont Requested By, Requested On et Details. La plupart de ces champs sont verrouillés, ce qui convient à un historique d'audit : l'entrée reflète ce qui s'est produit et reste telle quelle, plutôt que d'être modifiée après coup.

Ensemble, les deux moitiés répondent aux questions essentielles d'un audit : si un contrôle était requis, qui l'a effectué, qui a approuvé l'enregistrement et à quel moment chaque étape a eu lieu.