Enregistrements Personnels

À Quoi Servent Les Enregistrements Personnels

Personal Records est un espace de travail privé. C'est un endroit pour créer un enregistrement et y travailler avant qu'il ne soit prêt à être partagé, et non un endroit pour classer des enregistrements finalisés. Un enregistrement personnel est conservé pour vous, et pour toute personne à qui vous accordez l'accès, jusqu'à ce que vous décidiez de le publier dans QMS Records. La personne qui crée un enregistrement personnel en est le propriétaire.

Créer Un Enregistrement Personnel

Sous QMS Records, sélectionnez Personal Records, puis New.

Le formulaire comporte les mêmes informations qu'un enregistrement ordinaire. Définissez un Record Type (QMS Record ou TechDoc) ainsi que la QMS Template sur laquelle il est basé ; pour un TechDoc, vous définissez en plus une TechDoc Category et une Product Version. Consultez la page Enregistrements pour savoir ce que signifient ces champs.

Vous pouvez également définir une Record Category et une Record Subcategory.

Saisissez les informations, puis sélectionnez Save.

L'enregistrement enregistré apparaît ensuite dans votre liste My Personal Records.

Une fois enregistré, vous joignez le fichier de l'enregistrement via la zone Record File. Il existe deux façons de procéder.

Remarque : Si un champ de recherche semble vide lorsque vous cliquez dedans, il ne l'est pas nécessairement. Saisissez du texte pour rechercher, ou appuyez sur Entrée pour parcourir la liste complète des options disponibles.

Ajouter Un Fichier : Créer Un Nouveau Document Office

Dans Record File, sélectionnez New, puis choisissez Word, Excel, PowerPoint ou OneNote.

Saisissez un nom et sélectionnez Save.

Le document s'ouvre dans Office en ligne pour que vous puissiez le modifier, et il est réenregistré dans l'enregistrement.

Ajouter Un Fichier : Téléverser Un Document Existant

Dans Record File, ouvrez le menu des commandes supplémentaires et sélectionnez Upload.

Sélectionnez Choose File et choisissez le fichier à téléverser. Réglez Overwrite existing files sur Yes ou No, puis sélectionnez OK. La taille maximale de téléversement est de 50 Mo ; les fichiers plus volumineux sont ajoutés directement dans SharePoint.

Publier Un Enregistrement Personnel Dans QMS Records

Lorsqu'un enregistrement personnel est terminé, vous le publiez dans QMS Records afin qu'il devienne accessible à l'ensemble de l'organisation. À ce stade, il suit le même processus de contrôle et d'approbation que tout autre enregistrement (voir Processus d'approbation).

Afficher Et Gérer La Liste Des Enregistrements Personnels

Vos enregistrements personnels apparaissent dans la liste My Personal Records, filtrée sur les enregistrements dont vous êtes propriétaire. La liste fonctionne comme les autres listes d'enregistrements, avec les mêmes actions de barre d'outils décrites sur la page Catégories. Son sélecteur de vue propose My Personal Records (par défaut) et Inactive Personal Records.