Logiciel GED & gestion documentaire pour SMQ
Les Documents QMS sont le cœur de QMLogic eQMS. C'est là que vos documents contrôlés sont classés, créés, menés tout au long de leur cycle de vie et diffusés ; et là où le contenu et la matière source qui les sous-tendent sont maintenus cohérents.
Chaque document contrôlé est conservé sous la forme d'un document maître comportant une ou plusieurs versions. Le document maître porte les informations qui restent constantes d'une version à l'autre, telles que son nom, son type et les personnes pouvant y accéder, tandis que chaque version est un fichier précis qui passe par la révision, l'approbation et la diffusion. Une seule version est en vigueur à un instant donné.
À quoi cela sert
Les Documents QMS réunissent l'ensemble du cycle de vie d'un document, de sorte qu'un document peut passer d'un premier brouillon à une version diffusée et formée sans quitter le système. Vous pouvez :
Organiser les documents en catégories qui reflètent votre système de management de la qualité.
Créer un document maître et gérer les informations partagées par toutes ses versions, y compris l'accès.
Créer des versions de document et les mener à travers la révision, l'approbation et la diffusion, la formation étant attribuée lors de la diffusion d'une version.
Maintenir le contenu dynamique (variables et références) cohérent dans tous les documents qui l'utilisent.
Conserver la matière source non contrôlée utilisée comme référence lors de la rédaction des documents contrôlés.
Ensemble, ces éléments vous offrent un enregistrement unique et traçable de chaque document contrôlé et de la version qui s'applique actuellement.
Comment est-ce organisé
Les Documents QMS comportent cinq parties :
Catégories
La structure de classification sous laquelle vos documents sont classés.Documents maîtres
Les enregistrements parents qui contiennent les informations partagées par toutes les versions d'un document, y compris qui peut y accéder.Versions de document
Les fichiers individuels, menés à travers la révision, l'approbation et la diffusion ; une seule version est en vigueur à la fois.Gestion de contenu
Les variables et les références qui maintiennent le contenu dynamique cohérent dans tous les documents qui les utilisent.Entrées QMS
Les documents sources non contrôlés utilisés comme référence lors de la rédaction des documents contrôlés.
Les pages suivantes décrivent chaque partie en détail. Si vous découvrez le système, commencez par Catégories pour voir comment les documents sont classés, puis suivez Documents maîtres et Versions de document pour comprendre comment un document passe de la création à la diffusion.
