Diffuser une version

Une version de document est diffusée via le Document Release Process, une boîte de dialogue guidée qui la fait passer d'un contenu approuvé à un document en vigueur et diffusé, de sorte que vous pouvez mener une version jusqu'à la diffusion depuis un seul endroit, plutôt que de naviguer entre des enregistrements et des validations distincts. Elle garde toute la diffusion en vue, tire les personnes concernées directement des paramètres du document lui-même, et ne laisse une diffusion commencer que lorsque tout ce dont elle a besoin est en place, de sorte qu'il reste moins de choses à mémoriser ou à relancer. Vous l'ouvrez avec la commande Document Release sur une version enregistrée.

La boîte de dialogue de diffusion en un coup d'œil

Lorsque la boîte de dialogue s'ouvre, l'enregistrement de version en arrière-plan affiche une barre d'étapes qui suit la progression globale :

Document Created → Approved → Release Plan And Training → Released

En haut de la boîte de dialogue, une bannière d'aide nomme le document en cours de diffusion et vous indique la suite. Elle évolue à mesure que vous avancez, par exemple « Define Approver in Document Information to initiate release » avant qu'un approbateur ne soit défini, et « Ready to initiate release » une fois qu'il l'est.

Sous la bannière, la diffusion est organisée en sections déployables, chacune avec son propre statut afin que vous puissiez voir d'un coup d'œil où en sont les choses :

• Document Information

  • Le centre de contrôle de la diffusion. Elle contient les informations clés du document et, sous Access Management, les rôles tirés du document QMS, de sorte que vous ne ressaisissez pas qui révise, approuve ou est formé. C'est aussi ici que vous définissez les modes de révision et d'approbation et choisissez les approbateurs avant de commencer. Elle n'a pas de statut propre.

• Consultations

  • Où résident les questions soulevées pendant la diffusion, conservées avec la diffusion elle-même afin que la discussion soit facile à retrouver plus tard et fasse partie de la piste d'audit. S'ouvre en affichant No consultations.

• Authoring

  • L'étape de configuration, où la diffusion est préparée et lancée. S'ouvre comme In Progress.

• Review

  • Où un réviseur vérifie le contenu, lorsque le document requiert une révision. Vient avant l'approbation. S'ouvre comme Not Started.

• Approval

  • Où un approbateur approuve formellement le document, après toute révision. S'ouvre comme Not Started.

• Release

  • Où vous définissez les dates d'entrée en vigueur et de prochaine révision et diffusez le document ; la date de prochaine révision est calculée pour vous, de sorte que rien ne reste non calculé. S'ouvre comme Not Started.

• Training

  • Où la formation est attribuée au public cible et suivie, de sorte que vous puissiez voir qui a encore besoin de formation et l'attribuer en une étape plutôt que personne par personne. S'ouvre comme Not Started.

Note : Lorsque le document ne requiert pas de révision, la section Review affiche une note : « Review is not required for this document. Reviewers can still be added optionally once defined in QMS Document Access Management. »

En bas de la boîte de dialogue se trouvent trois actions :

• Cancel

  • Fermer la boîte de dialogue sans apporter de modifications.

• Save & Close

  • Enregistrer les paramètres actuels sans lancer la diffusion, afin de pouvoir revenir plus tard.

• Start Release

  • Lancer la diffusion. Cela ne devient disponible qu'une fois qu'un approbateur est défini.

Rôles de document

Quatre rôles participent à la diffusion. Tous sont configurés sur le document maître QMS via sa Access Management (et non sur la version individuelle) et affichés en lecture seule dans la section Document Information de la boîte de dialogue.

Chaque rôle est attribué soit à un rôle (tout utilisateur détenant un rôle QMS donné, tel que Quality Manager), soit à une personne nommée.

• Author

  • Crée le document et lance la diffusion. L'utilisateur connecté doit figurer comme auteur pour lancer une diffusion ; il peut y en avoir plusieurs.

• Reviewer

  • Révise le contenu avant l'approbation. La révision est facultative et définie par document QMS ; si elle n'est pas requise, la diffusion passe directement du lancement à l'approbation.

• Approver

  • Approuve formellement le document. Au moins un approbateur doit être attribué avant qu'une diffusion puisse être lancée.

• Target Audience

  • Les utilisateurs qui dépendent du document et doivent y être formés une fois qu'il est diffusé ; ces attributions pilotent aussi la formation.

Règles de lancement de la diffusion

Une diffusion ne peut être lancée que lorsque toutes les conditions suivantes sont réunies :

• L'utilisateur connecté est un auteur.

• Au moins un approbateur est attribué.

• Si la révision est requise, au moins un réviseur est attribué.

• Le réviseur et l'approbateur sont des personnes différentes, et aucun des deux n'est l'auteur qui lance la diffusion.

Permettre que le réviseur et l'approbateur soient la même personne est prévu pour une version future.

Consultations

Une consultation est la manière officielle de soulever une question pendant une diffusion, et elle fait partie de la piste d'audit de la diffusion. Elle peut être ouverte à n'importe quelle étape et par n'importe quel utilisateur, pas seulement les participants à la diffusion, de sorte qu'une question est consignée par rapport à la diffusion elle-même plutôt que perdue dans des e-mails.

Les consultations résident dans la section Consultations du Document Release Process, qui porte un badge de statut et un bouton New Consultation. Lorsque rien n'a été soulevé, le badge indique No consultations.

Pour ouvrir une consultation, sélectionnez New Consultation. Le formulaire Create new consultation apparaît, avec un Consultation Subject, un Consultant et une Question.

Saisissez un Consultation Subject, puis choisissez le Consultant dont vous souhaitez l'avis dans la liste Select person.

Saisissez la Question à débattre. Une fois le formulaire complet, Submit devient disponible ; sélectionnez-le pour soulever la consultation.

La consultation est ajoutée à la liste, où chaque ligne affiche son Subject, la personne Consulted with, l'utilisateur Requested By et la date Requested On, la Release Stage à laquelle elle a été soulevée, son Status (par exemple Pending) et le Last Comment. Le badge de la section se met à jour pour refléter ce qui est ouvert, tel que 1 pending.

Tant qu'une consultation est ouverte, la bannière de diffusion la mentionne à côté de l'état de diffusion actuel, par exemple « Waiting for any approval — [name] | 1 consultation open ».

Sélectionner une consultation ouvre son fil, affichant la Question d'origine avec son auteur et sa date, suivie des éventuelles réponses dans l'ordre. Tout utilisateur peut y contribuer via le champ Add a comment et Post. La personne qui l'a ouverte peut la supprimer tant qu'elle n'a pas de réponses ; une fois qu'il y a des commentaires, elle ne peut plus qu'être fermée, à l'aide de Close Consultation, ce qui arrête les commentaires suivants.

Le Status d'une consultation évolue depuis Pending à mesure qu'on y répond, et le badge de la section affiche les compteurs en attente, répondu ou fermé.