Catégories
À Quoi Servent Les Catégories
Les catégories constituent le niveau le plus élevé de la structure de classement de QMS Records. Elles donnent à chaque enregistrement qualité un emplacement défini, de sorte qu'il n'y ait aucune ambiguïté quant à l'endroit où un enregistrement complété doit être classé.
La liste des catégories pour les enregistrements est distincte de celle qu'utilise QMS Documents. C'est un choix délibéré : cela vous laisse la liberté d'organiser les enregistrements d'une manière qui leur convient spécifiquement, sans être lié à la façon dont les documents sont regroupés.
Pour faciliter la configuration initiale, les catégories restent faiblement liées entre les deux domaines. Lorsqu'une catégorie est créée dans QMS Documents, une catégorie correspondante est automatiquement créée dans QMS Records. Les deux sont ensuite découplées, de sorte que vous pouvez ajouter, renommer ou supprimer des catégories d'enregistrements de façon indépendante. Vous pouvez voir le résultat synchronisé depuis votre tableau de bord, sous My Records.
Afficher la liste des catégories
Dans la navigation de gauche, sous QMS Records, sélectionnez Categories. La liste affiche chaque catégorie avec son Number et son Name.
Créer une catégorie
Sélectionnez New pour ouvrir un formulaire de catégorie vierge.
Saisissez le Number et le Name. Les deux sont obligatoires. Vous pouvez ajouter une Description facultative pour expliquer à quoi sert la catégorie.
Sélectionnez Save. La catégorie enregistrée s'ouvre avec une liste Subcategories, dans laquelle apparaîtront toutes les sous-catégories que vous y ajouterez.
Ouvrir une catégorie
Sélectionnez le nom d'une catégorie dans la liste pour l'ouvrir. Le formulaire de catégorie affiche son Number, son Name et sa Description, ainsi que deux listes.
La liste Subcategories affiche les sous-catégories qui appartiennent à cette catégorie.
La liste QMS Records affiche les enregistrements classés sous cette catégorie, chacun avec son statut et le modèle à partir duquel il a été créé. Vous pouvez ouvrir un enregistrement depuis cet endroit ou en ajouter un avec New QMS Record.
Gérer les catégories depuis la liste
La liste des catégories dispose d'une barre d'outils d'actions. Pour utiliser la plupart d'entre elles, sélectionnez d'abord une catégorie à l'aide de sa case à cocher, puis choisissez l'action.
New crée une nouvelle catégorie.
Edit ouvre la catégorie sélectionnée afin que vous puissiez en modifier les détails.
Deactivate marque une catégorie comme obsolète et la retire de la liste par défaut. Une catégorie désactivée n'apparaît plus dans All Records Categories, mais reste accessible via la vue Inactive Records Categories. Activate replace une catégorie désactivée dans la liste active par défaut.
Delete supprime la catégorie sélectionnée.
Lorsque vous supprimez une catégorie, une boîte de dialogue de confirmation apparaît d'abord. La suppression est irréversible, mais un administrateur peut, si nécessaire, tenter de récupérer la catégorie.
Une catégorie ne peut être supprimée que si elle est vide. Si elle contient encore des enregistrements, la suppression est bloquée et une erreur apparaît. Dans ce cas, déplacez ou supprimez d'abord les enregistrements, puis supprimez la catégorie.
Pour basculer entre les catégories actives et désactivées, utilisez le sélecteur de vue situé à côté du titre de la liste. All Records Categories est la vue par défaut et affiche les catégories actives ; Inactive Records Categories affiche celles qui ont été désactivées.
Deux options d'affichage sont également disponibles. Show Chart ouvre, à côté de la liste, un panneau de graphique qui récapitule les catégories.
Show As modifie la façon dont la liste est affichée, en basculant entre Read Only Grid et Power Apps grid control.
Ces mêmes actions de la barre d'outils apparaissent également dans les autres listes d'enregistrements (Subcategories, Records et Personal Records).
