Versions de formation

Une version de formation est la formation que les personnes suivent réellement : un contenu spécifique et versionné, créé sous une formation QMS.

Elle définit comment la formation est suivie, en lisant et en confirmant un document, ou en répondant à un questionnaire, quelles versions de documents elle couvre, les supports à parcourir et, pour un questionnaire, les questions et le seuil de réussite.

L'onglet Training Versions les répertorie avec ID, Title, Version, Status (tel que Draft ou Approved), Type (Read & Understood ou Questionnaire), Effective Date, Trainer et le nombre de Documents couverts.

Recherchez et filtrez avec les menus Trainings Status et Training Type, affichez une ligne avec l'action œil et ajoutez-en une avec + Add Training Version.

Une nouvelle version est créée dans le formulaire New Training, qui comporte une barre d'état et les onglets Details, Release, Linked Documents, Training Materials et Questionnaire.

Les étapes dépendent du Type : une formation Read & Understood suit Draft → Consulting → Effective, tandis qu'une formation Questionnaire ajoute une étape de révision et d'approbation et suit Draft → Consulting → In Review → In Approval → Effective.

Details

Définit les champs principaux :

• QMS Training

  • la formation maître à laquelle cette version appartient, choisie dans une recherche (avec une action Edit une fois définie).

  

• Training Version

  • le numéro de version.

• Title

  • généré à partir de la formation et de la version.

• Trainer / Owner (requis)

  • la personne responsable de la formation.

• Type

  • Read & Understood ou Questionnaire. Cela détermine à la fois les étapes ci-dessus et la disponibilité de l'onglet Questionnaire.

  

• Require Approval

  • lorsqu'elle est cochée, la version doit être approuvée avant de pouvoir entrer en vigueur, ce qui ajoute les étapes In Review et In Approval.

  

Une Effective Date, le Status en lecture seule et un éditeur Notes complètent l'onglet. Sélectionnez Save New Training pour créer la version en tant que Draft.

Release

Contient le paramètre Require Approval et la Effective Date. Ceux-ci sont verrouillés jusqu'à l'enregistrement de la version — avant cela, l'onglet affiche « Save new training first ».

Linked Documents

Les versions de documents que cette formation couvre. Sélectionnez Link Document Version, cochez des versions dans le sélecteur et sélectionnez Link ; seuls les documents définis sous la formation QMS sélectionnée de la version sont proposés. Chaque version liée affiche son statut, un champ Training Notes (modifié avec le crayon) et une action de suppression.

Training Materials

Les fichiers que les personnes formées parcourent. Sélectionnez Upload Materials, choisissez des fichiers avec Select files et sélectionnez Upload Files. Chaque fichier téléchargé est répertorié comme un lien, avec une action de suppression.

Questionnaire

Disponible uniquement pour une formation Questionnaire ; pour une formation Read & Understood, l'onglet est grisé.

Définissez le Title et un Pass threshold, le nombre de questions, sur le total, nécessaire pour réussir, affiché en pourcentage qui se recalcule à mesure que vous le modifiez (par exemple, 3 sur 5 = 60 %).

Comment ajouter une question

1. Sélectionnez + Add question, définissez le Question Type sur Choice ou Yes/No, et saisissez le texte de la question.

   

2. Pour une question à choix, ajoutez des réponses avec + Add option, réordonnez-les avec les flèches et marquez la bonne avec Mark as correct (elle affiche alors Correct).

   

3. Sélectionnez Save Question pour chaque question, puis Save Questionnaire pour enregistrer l'ensemble.