Comment planifier et diffuser
À l'étape Release Plan And Training, la bannière indique « Set effective date and next review date to release ».
Dans la section Release, définissez la Effective Date (la date à partir de laquelle la version s'applique) et la Next Review Date (le moment où le document devra à nouveau passer par le processus de diffusion). La date de prochaine révision est calculée automatiquement à partir du Criticality Index du document maître et peut aussi être saisie manuellement.
Décidez comment diffuser :
Sélectionnez Save & Close pour diffuser automatiquement à la date d'entrée en vigueur ; le système diffuse la version lorsque cette date est atteinte.
Sélectionnez Release Document Immediately pour diffuser maintenant.
Si vous diffusez immédiatement, la boîte de dialogue Release Document As Effective vous demande de confirmer. Si aucune formation n'a été créée pour la version, elle vous avertit et demande s'il faut diffuser quand même ; sélectionnez Release Document pour continuer. Diffuser maintenant fixe la date d'entrée en vigueur à aujourd'hui, avec vous enregistré comme utilisateur ayant diffusé.
Une fois diffusé, le processus atteint Released et la bannière affiche « Released on [date] by [user] ».
Statut Release : Not Started, Pending et Released.
La formation est créée après l'approbation. Elle s'appuie sur la Target Audience issue de la gestion des accès, ainsi que sur les plans de formation définis dans la gestion des formations, et est traitée dans Attribution de formation.
Statut Training : Not Required (pour un modèle), Not Started, Pending (tant qu'en révision ou en approbation), No training version (rien d'attribué encore), In progress (avant que la version ne soit en vigueur) ou x/y completed (une fois en vigueur).
