Variables
Une variable permet de réutiliser une même valeur dans plusieurs documents et de la mettre à jour à un seul endroit.
Un enregistrement de variable comporte un Variable Name, un Variable Type (par exemple, QMS ou TechDoc) et une Variable Value. Les variables sont créées et modifiées dans la Content Manager web : sélectionnez Add pour ouvrir le formulaire New Variable, ou l'icône en forme de crayon pour en modifier une existante.
Dans Word, l'onglet Insert Variables répertorie les variables disponibles, que vous pouvez affiner par recherche, type ou catégorie. La sélection d'une variable affiche sa valeur actuelle et une action Insert Into Document, qui l'insère au curseur sous forme de champ balisé.
Pour modifier une valeur partout où elle est utilisée, modifiez-la de façon centralisée. Dans la Content Manager web, sélectionnez la variable, mettez à jour sa Value et sélectionnez Save.
Les documents qui utilisent la variable sont alors répertoriés avec leur Status et un indicateur Content Match (Match ou Does not match). Pour propager la nouvelle valeur dans les documents obsolètes, sélectionnez Overwrite pour chacun, puis Overwrite.
Comment créer et insérer une variable
Dans la navigation de gauche, sous QMS Documents, sélectionnez Content Manager, puis Add.
Saisissez le Variable Name, définissez le Variable Type et saisissez la Variable Value.
Sélectionnez Save (ou Save & Close).
Dans Word, ouvrez le panneau Content Manager et sélectionnez l'onglet Insert Variables.
Trouvez la variable, puis sélectionnez Insert Into Document pour l'insérer au curseur.
Comment mettre à jour une variable partout
Dans la Content Manager web, sélectionnez la variable.
Modifiez sa Value et sélectionnez Save.
Dans la liste des documents, sélectionnez Overwrite pour les documents à mettre à jour, puis sélectionnez Overwrite.
