Variables
Une variable permet de réutiliser une même valeur dans plusieurs documents et de la mettre à jour à un seul endroit.
Un enregistrement de variable possède un Variable Name, un Variable Type (par exemple, QMS ou TechDoc) et une Variable Value. Les variables sont créées et modifiées dans le Content Manager web : sélectionnez Add pour ouvrir le formulaire New Variable, ou l'icône crayon pour en modifier une existante.
Après avoir saisi les informations, sélectionner Save (plutôt que Save & Close) garde l'enregistrement ouvert afin que vous puissiez lier la variable à ses QMS Categories ou TechDoc Categories. Catégoriser une variable de cette manière facilite sa recherche ultérieure — elle peut alors être filtrée par catégorie dans la liste Filter by Categories / Projects lors de l'insertion.
Dans Word, l'onglet Insert Variables répertorie les variables disponibles, que vous pouvez filtrer par recherche, type ou catégorie. Sélectionner une variable affiche sa valeur actuelle et une action Insert Into Document, qui l'insère à l'emplacement du curseur sous forme de champ balisé.
Pour modifier une valeur partout où elle est utilisée, modifiez-la de manière centralisée. Dans le Content Manager web, sélectionnez la variable, mettez à jour sa Value et sélectionnez Save.
Les documents qui utilisent la variable sont alors répertoriés avec leur Status et un indicateur Content Match (Match ou Does not match). Pour propager la nouvelle valeur dans les documents obsolètes, sélectionnez Overwrite pour chacun, puis Overwrite.
Comment créer et insérer une variable
Dans la navigation de gauche, sous QMS Documents, sélectionnez Content Manager, puis Add.
Saisissez le Variable Name, définissez le Variable Type et saisissez la Variable Value.
Sélectionnez Save. Sélectionner Save plutôt que Save & Close garde l'enregistrement ouvert afin que vous puissiez le lier à ses QMS Categories ou TechDoc Categories pour une navigation ultérieure plus aisée.
Dans Word, ouvrez le panneau Content Manager et sélectionnez l'onglet Insert Variables.
Trouvez la variable, puis sélectionnez Insert Into Document pour l'insérer à l'emplacement du curseur.
Comment mettre à jour une variable partout
Dans le Content Manager web, sélectionnez la variable.
Modifiez sa Value et sélectionnez Save.
Dans la liste des documents, sélectionnez Overwrite pour les documents à mettre à jour, puis sélectionnez Overwrite.
