Configuration du document maître

Un document maître est l'identité contrôlée d'un document : l'unique enregistrement qui contient tout ce qui est partagé par ses versions : son nom, son type, son numéro issu de la catégorie et qui peut y accéder, de sorte que ces éléments sont définis une fois plutôt que redéfinis pour chaque fichier. Les fichiers individuels se trouvent en dessous, en tant que versions (voir Aperçu des versions).

Un document maître peut être créé depuis la liste Master Documents (New) ou au sein d'une catégorie (voir Catégories). L'enregistrement s'ouvre sur l'onglet General, avec ses champs regroupés en métadonnées Master Document et Internal Fields :

• Name
  Le nom du document, partagé par toutes les versions.

• QMS Category
  La catégorie à laquelle il appartient.

• QMS Type
  SOP, Instruction de travail ou Modèle. Choisir le type Modèle (Template) active l'onglet Template Settings, qui contrôle où les enregistrements créés à partir du modèle sont stockés et comment ils sont révisés et approuvés (voir Paramètres du modèle).

• Prefix
  Généré automatiquement selon le modèle numéro de catégorie, séquence et type (par exemple, 21-01-SOP). Il peut être modifié.

• Criticality Index
  Low, Medium ou High. Il détermine le rythme de révision : lors de la diffusion, la Next Review Date est calculée automatiquement à partir de celui-ci (voir Planifier la diffusion).

• Assignee
  Vous par défaut. Géré sous Internal Fields, avec le Working Status facultatif.

• Notes
  Texte libre.

Les champs obligatoires (Name, QMS Category, QMS Type, Prefix et Assignee) sont marqués d'un astérisque. La révision et l'approbation ne sont pas définies ici : elles découlent des réviseurs et approbateurs attribués dans l'onglet Access Management, aucun réviseur signifie que le document ne requiert pas de révision, et aucun approbateur signifie qu'il ne requiert pas d'approbation. Outre l'onglet General, un document maître ouvert comporte aussi les onglets Document Versions, Access Management et Referenced By, ainsi qu'un menu Related.

À la création, le système propose de créer immédiatement la première version du document dans la boîte de dialogue Initial Version Creation. Choisissez un fichier de départ, tel que Empty Word, Empty Excel ou l'un des modèles configurés (par exemple, SOP Template (Word), défini sous Modèles QMS).

Sélectionnez ensuite Create Document Version ; sélectionnez Close pour ignorer cette étape. Les versions sont traitées dans Créer une version.