Jak systém funguje

Většina systému je postavena kolem jedné struktury. Pochopení této struktury je klíčem k pochopení zbytku příručky.

Prvky této struktury jsou:

• Kategorie
  Nejvyšší úroveň seskupení, pod kterou je zařazen každý dokument.

• Hlavní dokument
  Nadřazený záznam pro dokumenty. Obsahuje atributy sdílené všemi verzemi dokumentů: název, typ (SOP / Pracovní pokyn / Šablona) a nastavení přístupu.

• Verze dokumentu
  Konkrétní verze hlavního dokumentu. Hlavní dokument může mít v průběhu času mnoho verzí a v daném okamžiku je vždy jedna verze účinná (platná verze).

• Uvolnění dokumentu
  Proces, kterým se verze dokumentu po kontrole, schválení s elektronickými podpisy, plánu uvolnění a školení stává účinnou, předchozí verze se tím automaticky stává zastaralou.

• Školení
  Generuje se z uvolněné verze dokumentu a verze školení a přiřazuje se její cílové skupině, která je dokončí z Dashboardu.

Vedle této struktury funguje několik podpůrných prvků:

• QMS vstupy
  Neřízené zdrojové dokumenty používané při tvorbě řízených dokumentů (viz QMS vstupy).

• Správa obsahu
  Spravuje opakovaně použitelné proměnné a křížové reference v souborech Word.

• QMS šablona
  Výchozí soubory (prázdný Word, šablona SOP atd.), ze kterých se vytvářejí nové verze (viz QMS šablony).

• Role, pracovní stavy, podpisový PIN
  Podpůrná konfigurace, která řídí přístup, označuje dokumenty štítky a podepisuje vaše akce.