Osobní Záznamy

K Čemu Osobní Záznamy Slouží

Personal Records je soukromý pracovní prostor. Je to místo, kde lze záznam vytvořit a pracovat na něm, než je připraven ke sdílení, nikoli místo pro zakládání hotových záznamů. Osobní záznam je uchováván pro vás a pro všechny, komu udělíte přístup, dokud se nerozhodnete jej publikovat do QMS Records. Osoba, která osobní záznam vytvoří, je jeho vlastníkem.

Vytvoření Osobního Záznamu

Pod QMS Records vyberte Personal Records a poté New.

Formulář obsahuje stejné údaje jako běžný záznam. Nastavte Record Type (QMS Record nebo TechDoc) a QMS Template, na které je založen; u TechDoc navíc nastavíte TechDoc Category a Product Version. Význam těchto polí najdete na stránce Záznamy.

Můžete také nastavit Record Category a Record Subcategory.

Zadejte údaje a poté vyberte Save.

Uložený záznam se poté objeví ve vašem seznamu My Personal Records.

Po uložení připojíte soubor záznamu prostřednictvím oblasti Record File. Existují dva způsoby, jak to udělat.

Poznámka: Pokud vyhledávací pole vypadá prázdné, když do něj kliknete, nemusí být nutně prázdné. Pište pro vyhledávání, nebo stiskněte Enter a procházejte celý seznam dostupných možností.

Přidání Souboru: Vytvoření Nového Dokumentu Office

V Record File vyberte New a poté zvolte Word, Excel, PowerPoint nebo OneNote.

Zadejte název a vyberte Save.

Dokument se otevře v Office online k úpravám a uloží se zpět do záznamu.

Přidání Souboru: Nahrání Existujícího Dokumentu

V Record File otevřete nabídku dalších příkazů a vyberte Upload.

Vyberte Choose File a zvolte soubor k nahrání. Nastavte Overwrite existing files na Yes nebo No a poté vyberte OK. Maximální velikost nahrávaného souboru je 50 MB; větší soubory se přidávají přímo v SharePointu.

Publikování Osobního Záznamu Do QMS Records

Když je osobní záznam hotový, publikujete jej do QMS Records, aby se stal přístupným pro celou organizaci. Od tohoto okamžiku prochází stejným procesem kontroly a schválení jako jakýkoli jiný záznam (viz Proces schvalování).

Zobrazení A Správa Seznamu Osobních Záznamů

Vaše osobní záznamy se objevují v seznamu My Personal Records, který je filtrován na záznamy, jichž jste vlastníkem. Seznam funguje jako ostatní seznamy záznamů, se stejnými akcemi panelu nástrojů popsanými na stránce Kategorie. Jeho přepínač zobrazení nabízí My Personal Records (výchozí) a Inactive Personal Records.