Správa přístupů
Správa přístupů je místem, kde definujete, kdo co u dokumentu dělá: kdo jej píše, kdo jej kontroluje a schvaluje a kdo na něj musí být proškolen, jakmile je uvolněn. Vyřešení tohoto na jednom místě je to, co umožňuje zbytku systému směrovat práci samostatně, takže nikdo nemusí při každém posunu dokumentu rozhodovat, kdo jej má obdržet nebo podepsat.
Přístup se nastavuje na hlavním dokumentu, na jeho kartě Access Management, a platí pro každou verzi vytvořenou pod ním. Protože se zde definuje, kdo dokument kontroluje, schvaluje a je na něj školen, tato přiřazení přímo vstupují do procesu uvolnění a navazujícího školení.
Karta uvádí přiřazení ve dvou tabulkách:
Individual User Access
Přiřazení konkrétní osobě. Její sloupce jsou Document Role a User.Role-Based Access
Přiřazení roli, takže každý, kdo tuto roli má, získá stejný přístup. Její sloupce jsou Document Role a Role.
Role použité pro přístup podle rolí jsou vlastní role vaší organizace. Můžete vytvořit role, které potřebujete, a přiřadit jim dokumentovou roli, takže přístup odráží, jak jsou vaše týmy skutečně strukturovány, místo pevného, zabudovaného seznamu.
Dokumentové role
Každé přiřazení spojuje jednu ze šesti dokumentových rolí s uživatelem nebo rolí:
Authors
Vytvářejí a udržují dokument a zahajují jeho uvolnění.Reviewers
Kontrolují obsah před schválením, kde se kontrola uplatní.Approvers
Formálně dokument schvalují.Target Audience
Lidé, kteří musí dokument přečíst a dokončit případné školení, jakmile je uvolněn.Template Reviewer
Kontroluje šablony místo běžných dokumentů. Používá se u šablonových hlavních dokumentů (viz Nastavení šablony).Template Approver
Schvaluje šablony místo běžných dokumentů. Používá se u šablonových hlavních dokumentů (viz Nastavení šablony).
Přidání přiřazení
Přiřazení se přidávají stejným způsobem pro obě tabulky; zda přiřazení skončí v Individual User Access, nebo v Role-Based Access, závisí na typu, který zvolíte.
V kterékoli tabulce otevřete nabídku dalších příkazů (... vpravo nahoře v tabulce) a vyberte New Document Assignment.
Ve formuláři New Document Assignment nastavte Document Role.
Nastavte Type na User pro přiřazení konkrétní osobě, nebo na Role pro přiřazení role.
Ve zobrazeném vyhledávači zvolte osobu pod Look for User, nebo roli pod Look for Role.
Vyberte Save nebo Save & Close. Přiřazení se uloží jako samostatný záznam Document Assignment a objeví se v odpovídající tabulce.
Kontrola a schválení vyplývají ze samotných přiřazení, nikoli ze samostatného nastavení: pokud není přiřazen žádný kontrolor, dokument nevyžaduje kontrolu, a pokud není přiřazen žádný schvalovatel, nevyžaduje schválení. Na hlavním dokumentu není žádné samostatné pole Review Required. Stejná jediná sada přiřazení řídí přístup pro verze dokumentů i QMS záznamy.
