Schválení záznamů

Každý záznam, který projde uvolněním, zanechává stopu, a Records Approvals je místo, kde se tato stopa uchovává. Jde o historii schválení modulu QMS Records: seznam v režimu pouze pro čtení obsahující záznamy, které byly zkontrolovány a schváleny, s uvedením, kdo o jednotlivé uvolnění požádal, kdo je zkontroloval, kdo je schválil a k jakému datu.

Položky zde nelze vytvářet ručně. Je to záměrné, protože schválení není nic, co by uživatel psal; systém je zaznamená, jakmile proběhne skutečná kontrola a podpis. Toto oddělení umožňuje, aby historie sloužila jako spolehlivý důkaz, když auditor potřebuje potvrdit, kdo a kdy daný záznam schválil. V tomto smyslu stránka poskytuje doložený důkaz, který má systém kvality na vyžádání předložit.

Records Approvals se nachází v levé navigaci pod Administration, nikoli vedle Categories a Records. Není součástí každodenního zakládání. Je to dohledové zobrazení modulu a každá položka odkazuje zpět na záznam, který dokumentuje.

Seznam schválení

Stránka se otevře jako zobrazení QMS Records Approvals, filtrované na aktivní položky, s počtem řádků uvedeným dole.

Každý řádek představuje jedno uvolnění a sloupce ukazují jeho aktuální stav na první pohled.

• Title

  • Název uvolnění.

• Review Status

  • Fáze kontroly: Review Pending, Reviewed nebo Not Applicable.

• Approval Status

  • Fáze schválení, například Approval Pending nebo Approved.

• Review Required

  • Yes nebo No, udává, zda byla kontrola vyžadována.

• QMS Record

  • Odkaz na související záznam, například REC-00012, který propojuje historii se samotným záznamem.

• Is Active

  • Zda je položka aktivní.

• Requested By a Requested On

  • Osoba, která uvolnění zahájila, a datum žádosti.

Tyto sloupce také objasňují důležitou věc: kontrola není vyžadována u každého záznamu. Pokud je Review Required nastaveno na No, zobrazuje Review Status hodnotu Not Applicable a záznam dosáhne stavu Approved pouze na základě schválení.

Schválení je tedy krok, který platí vždy, zatímco kontrola platí pouze tehdy, když ji záznam vyžaduje.

Otevření položky

Výběrem řádku se otevře úplné schválení označené vlastní referencí, například APPROVAL-2026-12-06-1000. Údaje jsou uspořádány do dvou polovin, které odpovídají dvěma fázím uvolnění.

Vlevo obsahuje Review Details údaje Review Status, Reviewed By, Reviewed On a Review Comments a zaznamenává tak fázi kontroly. Vpravo obsahuje Approval Details údaje Approval Status, Approved By, Approved On a Approval Comments a zaznamenává tak fázi schválení.

Vedle nich se nacházejí pole patřící k uvolnění, mezi nimi Requested By, Requested On a Details. Většina těchto polí je uzamčena, což je pro auditní historii vhodné: položka odráží, co se stalo, a zůstává tak, jak byla, místo aby byla dodatečně upravována.

Obě poloviny společně odpovídají na otázky klíčové pro audit: zda byla kontrola vyžadována, kdo ji provedl, kdo záznam schválil a kdy jednotlivé kroky proběhly.