Uvolnění verze

Verze dokumentu se uvolňuje prostřednictvím Document Release Process, průvodce s dialogem, který ji provede od schváleného obsahu k účinnému, uvolněnému dokumentu, takže verzi můžete dovést až k uvolnění z jednoho místa místo přecházení mezi samostatnými záznamy a podpisy. Udržuje celé uvolnění na očích, čerpá zapojené lidi přímo z vlastního nastavení dokumentu a umožňuje uvolnění zahájit až tehdy, když je vše potřebné na místě, takže méně zbývá pamatovat si nebo dohánět. Otevřete jej příkazem Document Release na uložené verzi.

Dialog uvolnění ve zkratce

Když se dialog otevře, záznam verze za ním ukazuje stavovou lištu sledující celkový postup:

Document Created → Approved → Release Plan And Training → Released

V horní části dialogu pojmenovává naváděcí banner uvolňovaný dokument a říká vám, co dělat dál. Mění se, jak postupujete, například „Define Approver in Document Information to initiate release" před nastavením schvalovatele a „Ready to initiate release", jakmile je nastaven.

Pod bannerem je uvolnění uspořádáno do rozbalovacích částí, každá s vlastním stavem, takže na první pohled vidíte, jak na tom věci stojí:

• Document Information
  Řídicí centrum uvolnění. Obsahuje klíčové údaje dokumentu a pod Access Management role převzaté z QMS dokumentu, takže znovu nezadáváte, kdo kontroluje, schvaluje nebo je školen. Zde také nastavíte režimy kontroly a schválení a před zahájením zvolíte schvalovatele. Nemá vlastní stav.

• Consultations
  Kde žijí otázky vznesené během uvolnění, uchovávané u samotného uvolnění, takže se diskuse později snadno najde a tvoří součást auditní stopy. Otevírá se se stavem No consultations.

• Authoring
  Přípravná fáze, kde se uvolnění připraví a zahájí. Otevírá se jako In Progress.

• Review
  Kde kontrolor zkontroluje obsah, když dokument vyžaduje kontrolu. Předchází schválení. Otevírá se jako Not Started.

• Approval
  Kde schvalovatel formálně schválí dokument, po případné kontrole. Otevírá se jako Not Started.

• Release
  Kde nastavíte datum účinnosti a datum příští revize a dokument uvolníte; datum příští revize se vypočítá za vás, takže nic nezůstane nevypočítané. Otevírá se jako Not Started.

• Training
  Kde se školení přiřazuje cílové skupině a sleduje, takže vidíte, kdo ještě školení potřebuje, a přiřadíte je jedním krokem místo osoby po osobě. Otevírá se jako Not Started.

Poznámka: Když dokument nevyžaduje kontrolu, část Review zobrazuje poznámku: „Review is not required for this document. Reviewers can still be added optionally once defined in QMS Document Access Management."

Ve spodní části dialogu jsou tři akce:

• Cancel
  Zavře dialog bez provedení změn.

• Save & Close
  Uloží aktuální nastavení bez zahájení uvolnění, takže se můžete vrátit později.

• Start Release
  Zahájí uvolnění. Zpřístupní se až po nastavení schvalovatele.

Dokumentové role

Uvolnění se účastní čtyři role. Všechny se konfigurují na QMS hlavním dokumentu prostřednictvím jeho Access Management (nikoli na jednotlivé verzi) a v dialogu se zobrazují jen pro čtení v části Document Information.

Každá role se přiřazuje buď podle role (kterýkoli uživatel s danou QMS rolí, například Quality Manager), nebo konkrétní osobě.

• Author
  Vytváří dokument a zahajuje uvolnění. Přihlášený uživatel musí být uveden jako autor, aby mohl uvolnění zahájit; autorů může být několik.

• Reviewer
  Kontroluje obsah před schválením. Kontrola je volitelná a nastavuje se u jednotlivého QMS dokumentu; pokud není vyžadována, přejde uvolnění přímo od zahájení ke schválení.

• Approver
  Formálně schvaluje dokument. Před zahájením uvolnění musí být přiřazen alespoň jeden schvalovatel.

• Target Audience
  Uživatelé, kteří na dokumentu závisejí a musí na něj být proškoleni po uvolnění; tato přiřazení také řídí školení.

Pravidla zahájení uvolnění

Uvolnění lze zahájit pouze tehdy, když platí vše následující:

• Přihlášený uživatel je autor.

• Je přiřazen alespoň jeden schvalovatel.

• Pokud je vyžadována kontrola, je přiřazen alespoň jeden kontrolor.

• Kontrolor a schvalovatel jsou různé osoby a ani jeden z nich není zahajující autor.

Možnost, aby kontrolor a schvalovatel byli tatáž osoba, se plánuje pro budoucí verzi.

Konzultace

Konzultace je oficiální způsob, jak během uvolnění vznést otázku, a tvoří součást auditní stopy uvolnění. Lze ji otevřít v kterékoli fázi a kterýmkoli uživatelem, nejen účastníky uvolnění, takže se dotaz zaznamená k samotnému uvolnění, místo aby se ztratil v e-mailu.

Konzultace žijí v části Consultations v Document Release Process, která nese odznak stavu a tlačítko New Consultation. Když nebylo nic vzneseno, odznak uvádí No consultations.

Chcete-li otevřít konzultaci, vyberte New Consultation. Objeví se formulář Create new consultation s poli Consultation Subject, Consultant a Question.

Zadejte Consultation Subject, poté ze seznamu Select person zvolte Consultant, jehož vstup si přejete.

Zadejte Question k projednání. Jakmile je formulář kompletní, zpřístupní se Submit; jeho výběrem konzultaci vznesete.

Konzultace se přidá do seznamu, kde každý řádek ukazuje její Subject, osobu Consulted with, uživatele Requested By a datum Requested On, Release Stage, v níž byla vznesena, její Status (například Pending) a Last Comment. Odznak části se aktualizuje podle toho, co je otevřené, například 1 pending.

Dokud je konzultace otevřená, banner uvolnění ji uvádí vedle aktuálního stavu uvolnění, například „Waiting for any approval — [name] | 1 consultation open."

Výběrem konzultace se otevře její vlákno, které ukazuje původní Question s autorem a datem, následované případnými odpověďmi v pořadí. Kterýkoli uživatel může přispět prostřednictvím pole Add a comment a Post. Osoba, která ji otevřela, ji může smazat, dokud nemá žádné odpovědi; jakmile existují komentáře, lze ji pouze uzavřít pomocí Close Consultation, což zastaví další komentáře.

Status konzultace se posouvá z Pending, jak se na ni odpovídá, a odznak části ukazuje počty čekajících, zodpovězených nebo uzavřených.