Záznamy

K Čemu Záznamy Slouží

Záznam je hotový důkaz ve vašem systému kvality. Obvykle se vytváří ze šablony, která popisuje, jak má záznam vypadat. Protože šablona již nese své místo zařazení i své kontrolory a schvalovatele, záznam z ní vytvořený toto směrování automaticky přebírá. To znamená, že systém již ví, kam se má záznam uložit a kdo jej má zkontrolovat a schválit, což odstraňuje častý zdroj zmatku: mít hotový dokument, ale nevědět, kam jej zařadit nebo komu jej poslat.

Typy Záznamů

Každému záznamu je přiřazen Record Type. Oba typy jsou QMS Record a TechDoc (technická dokumentace). Typ určuje, pod kterou sadu kategorií se záznam zařadí.

Verze produktu se nastavuje na samotném záznamu při jeho vytvoření, nikoli na šabloně.

Vytvoření Záznamu Ze Šablony

Pod QMS Records vyberte Records a poté New (v rámci kategorie můžete použít také New QMS Record).

Vyberte QMS Template, na které je záznam založen. Seznam čerpá z uvolněných verzí dokumentů. Pokud vyhledávací pole vypadá prázdné, stiskněte Enter a procházejte.

Vyplňte Title a potvrďte Owner, poté nastavte Record Type.

Poznámka: Pokud vyhledávací pole vypadá prázdné, když do něj kliknete, nemusí být nutně prázdné. Pište pro vyhledávání, nebo stiskněte Enter a procházejte celý seznam dostupných možností. To platí pro QMS Template, Record Category, Record Subcategory a Owner.

Zařazení Záznamu

Zvolte Record Category pro záznam. Pokud vyhledávací pole vypadá prázdné, stiskněte Enter a procházejte.

Poté zvolte Record Subcategory. Ta se zpřístupní až po výběru kategorie.

Pokud je záznam vytvořen ze šablony, která nemá definovanou kategorii, zařadí se pod výchozí kategorii (zobrazenou jako - Uncategorized -), takže nikdy nezůstane nezařazený.

Stav A Schválení Záznamu

Záznam přechází od stavu Record Created ke stavu Approved. Na rozdíl od dokumentu nemá záznam žádný krok školení ani plánu uvolnění a kontrola je volitelná.

V seznamu záznamů zobrazuje každý záznam svůj aktuální stav, například Draft, Review Pending, Approval Pending nebo Approved.

Karta Approval Details u záznamu ukazuje, v jaké je fázi, pomocí polí Review Required, Reviewed, Approved a Approved Date.

Uvolnění Záznamu

Uvolnění záznamu probíhá v okně Record Release Details. Boční panel uvádí Record Roles záznamu, tedy jeho Authors, Reviewers a Approvers, které mohou být prázdné, pokud není nikdo přiřazen.

Nejprve zahajte uvolnění. V sekci Release Request přidejte volitelnou zprávu do Request Details a poté vyberte Initiate Release.

Záznam poté přejde ke schválení. Schvalovatel může zvolit Approve, Reject nebo Cancel Release a může přidat volitelné Approval Comments.

Chcete-li schválit, potvrďte prohlášení o elektronickém podpisu, zadejte svůj Signature PIN a vyberte Approve and Sign.

Po schválení se stav záznamu změní na Approved.

Zobrazení A Správa Seznamu Záznamů

Seznam záznamů funguje stejně jako seznam kategorií, se stejnými akcemi panelu nástrojů popsanými na stránce Kategorie. Jeho přepínač zobrazení nabízí All QMS Records (výchozí), Inactive QMS Records, Records Category View a Records Subcategory View.