Nastavení hlavního dokumentu

Hlavní dokument je řízenou identitou dokumentu: jediný záznam, který nese vše sdílené napříč jeho verzemi: jeho název, typ, číslo odvozené od kategorie a to, kdo k němu má přístup, takže se to určí jednou, místo aby se to znovu rozhodovalo pro každý soubor. Jednotlivé soubory leží pod ním jako verze (viz Přehled verzí).

Hlavní dokument lze vytvořit ze seznamu Master Documents (New) nebo z kategorie (viz Kategorie). Záznam se otevře na kartě General s poli seskupenými do metadat Master Document a Internal Fields:

• Name
  Název dokumentu, sdílený všemi verzemi.

• QMS Category
  Kategorie, do níž patří.

• QMS Type
  SOP, Pracovní pokyn nebo Šablona. Výběr typu Šablona (Template) zapne kartu Template Settings, která řídí, kde se ukládají záznamy vytvořené ze šablony a jak se kontrolují a schvalují (viz Nastavení šablony).

• Prefix
  Generuje se automaticky ve tvaru čísla kategorie, pořadí a typu (například 21-01-SOP). Lze jej změnit.

• Criticality Index
  Low, Medium nebo High. Určuje četnost revizí: při uvolnění se z něj automaticky vypočítá Next Review Date (viz Naplánovat uvolnění).

• Assignee
  Výchozí hodnotou jste vy. Vedeno pod Internal Fields společně s volitelným Working Status.

• Notes
  Volný text.

Povinná pole (Name, QMS Category, QMS Type, Prefix a Assignee) jsou označena hvězdičkou. Kontrola a schválení se zde nenastavují: vyplývají z kontrolorů a schvalovatelů přiřazených na kartě Access Management, žádný kontrolor znamená, že dokument nevyžaduje kontrolu, a žádný schvalovatel znamená, že nevyžaduje schválení. Otevřený hlavní dokument nese vedle karty General také karty Document Versions, Access Management a Referenced By a nabídku Related.

Při vytvoření systém nabídne okamžité vytvoření první verze dokumentu v dialogu Initial Version Creation. Vyberte výchozí soubor, například Empty Word, Empty Excel nebo některou z nakonfigurovaných šablon (například SOP Template (Word), definovanou pod QMS šablony).

Poté vyberte Create Document Version; výběrem Close tento krok přeskočíte. Verze jsou popsány v částech Vytvoření verze.