Vytvoření a uvolnění dokumentu
Následující průvodce propojuje referenční části tím, že sleduje jeden SOP od vytvoření až po účinný a proškolený dokument. Každý krok odkazuje na část, která jej popisuje v úplnosti.
Ověřte, že kategorie existuje
Ujistěte se, že existuje vhodná kategorie (například Řízení kvality), a pokud je třeba, vytvořte ji. (Viz Kategorie)Vytvořte hlavní dokument
Z kategorie přidejte nový hlavní dokument: zadejte Name, nastavte QMS Type = SOP, potvrďte Prefix a nastavte Criticality Index, který určuje, jak často se musí dokument revidovat. Kdo dokument vytváří, kontroluje, schvaluje a je na něj školen, se určuje prostřednictvím jeho Access Management. (Viz Kategorie / Vytvoření a úprava hlavního dokumentu)Vytvořte první verzi
V dialogu Initial Version Creation začněte ze šablony (například SOP Template (Word)) nebo z prázdného souboru. Verze se vytvoří se stavem Draft. (Viz Vytvoření verze)Vytvořte obsah
Otevřete soubor ve Wordu. Pomocí panelu Content Manager vložte případné proměnné a reference a v případě potřeby vygenerujte seznam referencí. (Viz Proměnné)Spusťte uvolnění
Na uložené verzi vyberte Document Release a otevřete Document Release Process. V části Document Information nastavte Review Mode a Approval Mode, zvolte schvalovatele (a kontrolory, pokud se kontrola uplatní), poté vyberte Start Release a potvrďte svým Signature PIN. (Viz Zahájit uvolnění)Zkontrolujte a schvalte
Tam, kde jsou přiřazeni kontroloři, verzi nejprve zkontrolují a podepíší. Schvalovatel poté otevře část Approval, vybere Approve, potvrdí prohlášení a podepíše se pomocí Signature PIN přes Sign. (Viz Schválit/Zamítnout / Schvalování dokumentů)Naplánujte a uvolněte
Ve fázi Release Plan And Training nastavte Effective Date a Next Review Date, poté vyberte Save & Close pro automatické uvolnění v den účinnosti, nebo Release Document Immediately pro okamžité uvolnění. (Viz Naplánovat uvolnění)Přiřaďte a dokončete školení
Školení se pro verzi generuje z její Target Audience ve fázi Release Plan And Training. Než se verze stane účinnou, cílová skupina dokončí své školení, přečte si dokument a tam, kde je to nakonfigurováno, vyplní jeho dotazník, z Dashboardu, přičemž postup se sleduje v části Training. (Viz Přiřazení školení / Stav a sledování)Verze se stane účinnou
V den účinnosti se nová verze stane účinnou a předchozí účinná verze se stane zastaralou.
