Vytvoření a uvolnění dokumentu

Tento průvodce provází celým systémem na příkladu jednoho SOP, od vytvoření až po účinný a proškolený dokument. Každý krok odkazuje na část s úplnými podrobnostmi.

1. Ověřte, že kategorie existuje
   Ujistěte se, že existuje vhodná kategorie (například Řízení kvality), a pokud je třeba, vytvořte ji. (Viz Kategorie)

2. Vytvořte hlavní dokument
   Z kategorie přidejte nový hlavní dokument: zadejte Name, nastavte QMS Type = SOP, potvrďte Prefix a nastavte Review Required a Criticality Index. (Viz Kategorie / Vytvoření a úprava hlavního dokumentu)

3. Vytvořte první verzi
   V dialogu Initial Version Creation začněte ze šablony (například SOP Template (Word)) nebo z prázdného souboru. Verze se vytvoří ve stavu Draft. (Viz Vytvoření a úprava hlavního dokumentu / Vytvoření verze)

4. Vytvořte obsah
   Otevřete soubor ve Wordu. Pomocí panelu Content Manager vložte případné proměnné a reference a podle potřeby vygenerujte seznam referencí. (Viz Proměnné)

5. Nastavte školení
   V záznamu školení dané verze nastavte typ splnění dokončení (Questionnaire nebo Read & Understood). U dotazníku přidejte otázky a nastavte práh úspěšnosti. (Viz Správa)

6. Spusťte uvolnění
   Otevřete Document Release Process příkazem Document Release, nastavte Approval Mode a Approvers, podle potřeby přidejte Comment a poté vyberte Start Release a potvrďte svým Signature PIN. (Viz Uvolnění verze)

7. Zkontrolujte a schvalte
   Schvalovatel otevře dokument v uvolnění, zkontroluje sekci Approval a přidá případné komentáře, vybere Approve, poté potvrdí prohlášení, zadá Signature PIN a vybere Sign. (Viz Uvolnění verze / Schvalování dokumentů)

8. Naplánujte uvolnění
   Ve fázi Release Plan And Training nastavte Effective Date a Next Review Date, poté vyberte Save & Close pro naplánování uvolnění nebo Release Document Immediately pro okamžité uvolnění. (Viz Uvolnění verze / Přiřazení školení)

9. Vydá se školení
   Školení se přiřadí cílové skupině. Sledujte dokončení v Management & Overview a podle potřeby použijte Notify nebo Set Due Date. (Viz Přehled / Správa)

10. Uživatelé dokončí školení
    Každý uživatel otevře školení z Dashboardu, přečte si dokument, dokončí dotazník nebo potvrzení a podepíše se Podpisovým PINem. (Viz Dashboard / Přehled)

11. Verze se stane účinnou
    V den účinnosti se nová verze stane účinnou a předchozí verze se stane zastaralou.