Kategorie

Kategorie jsou nejvyšší úrovní seskupení, pod kterou je zařazen každý řízený dokument. Zakládání dokumentů pod kategorie, které odrážejí váš systém řízení kvality, je také to, co každému dokumentu dává jeho strukturované, automatické číslo: uspořádáte to jednou a systém odtud čísluje a zakládá, místo aby to kdokoli dělal ručně.

Můžete jich vytvořit libovolný počet a každá kategorie také ovlivňuje způsob generování předpon dokumentů (viz Vytvoření a úprava hlavního dokumentu).

Výběrem Categories otevřete seznam QMS Categories:

• Number
  Přiřazuje se automaticky. Je kořenem identity každého dokumentu: každý hlavní dokument založený pod kategorií přebírá svůj Prefix z tohoto čísla (kategorie 21 například dává předpony jako 21-01-SOP), takže řízené ID dokumentu začíná tím, kde je založen.

• Name
  Název kategorie.

• Filtr stavu
  Seznam ve výchozím nastavení ukazuje kategorie ve stavu Active.

• Příkazy seznamu
  Vytvoření kategorie (New), Delete, změna rozvržení (Show As), otevření grafu (Show Chart), Refresh a Visualize.

Rozbalením kategorie zobrazíte její hlavní dokumenty přímo v řádku, s jejich Prefix, Master Document, QMS Type, Working Status a Assignee.

Jak vytvořit kategorii

1. V levé navigaci pod QMS Documents vyberte Categories.

2. Vyberte New.

3. Ponechte Number tak, jak je nastaveno; přiřazuje se automaticky.

4. Zadejte Name (jediné povinné pole).

5. Vyberte Save, nebo Save & Close pro návrat na seznam.

Po uložení záznam nabízí další příkazy (viz Příkazy uloženého záznamu níže), oblast Master Documents a kartu Related. Karta Related shromažďuje záznamy propojené s kategorií,QMS Master Documents a Document Versions pod ní založené, plus související konfiguraci, jako jsou Internal Fields Scopes, Variables a Background Processes, a poskytuje tak jedno místo, kde vidíte vše, co s ní souvisí.

Přidání hlavního dokumentu z kategorie

Protože každý hlavní dokument patří do kategorie, můžete jej vytvořit přímo ze záznamu kategorie, přičemž kategorie se vyplní automaticky.

Jak přidat hlavní dokument v rámci kategorie

1. Otevřete uloženou kategorii.

2. V oblasti Master Documents vyberte + New QMS Master Document.

3. Zprava se otevře panel Quick Create s již nastavenou QMS Category. Vyplňte pole:

   • Name (povinné)
     Název dokumentu.

   • QMS Type (povinné)
     SOP, Pracovní pokyn nebo Šablona.

   • Prefix (povinné)
     Generuje se automaticky ve tvaru čísla kategorie, pořadí a typu (například 21-01-SOP). Lze jej upravit.

   • Criticality Index
     Low, Medium nebo High, udává, jak často by se měl dokument revidovat.

   • Assignee (povinné)
     Výchozí hodnotou jste vy.

   • Working Status
     Vyberte existující stav, nebo vytvořte nový pomocí + New.

   • Notes
     Volný text.

4. Vyberte Save and Close. Nový hlavní dokument se objeví v seznamu.

Pole QMS Type nabízí SOP, Pracovní pokyn nebo Šablona:

Criticality Index nabízí Low, Medium nebo High:

Working Status umožňuje vybrat nedávný stav, procházet všechny záznamy nebo vytvořit nový pomocí + New:

Příkazy uloženého záznamu

Tyto příkazy se objevují podél horní části otevřené kategorie a chovají se konzistentně u většiny záznamů v systému:

• Save / Save & Close
  Uloží změny, případně se vrátí na seznam.

• New
  Vytvoří další kategorii.

• Deactivate
  Nastaví kategorii na Inactive. Je to vratné; systém akci nejprve potvrdí.

• Delete
  Trvale kategorii odstraní.

• Refresh
  Znovu načte záznam.

• Check Access
  Zkontroluje oprávnění, pro ověření, že správní lidé mohou řízený záznam vidět nebo s ním pracovat, a pro zjištění, proč někdo nemůže. Karta User details ukazuje přístup vybraného uživatele a jak jej získal; karta Who has access uvádí pro každé oprávnění, kteří uživatelé nebo týmy jej mají.

• Assign
  Přeřadí vlastnictví záznamu na Me nebo na jiného uživatele či tým.

• Share
  Sdílí záznam s dalšími uživateli nebo týmy.

Několik z těchto příkazů otevře dialog.

Deactivate vás před nastavením kategorie na Inactive požádá o potvrzení:

Assign přeřadí záznam na Me nebo na jiného uživatele či tým:

Check Access se otevře na dvou kartách. User details ukazuje přístup vybraného uživatele a jak jej získal:

Who has access uvádí, kteří uživatelé nebo týmy mají každé oprávnění: