Kategorie

Kategorie jsou nejvyšší úrovní seskupení, pod kterou se zařazuje každý řízený dokument.

Můžete jich vytvořit libovolný počet a každá kategorie zároveň určuje způsob generování předpon dokumentů (viz Vytvoření a úprava hlavního dokumentu).

Výběrem Categories otevřete seznam QMS Categories:

• Number
  Přiřazuje se automaticky a používá se v předponách dokumentů.

• Name
  Název kategorie.

• Filtr stavu
  Seznam ve výchozím nastavení zobrazuje kategorie ve stavu Active.

• Příkazy seznamu
  Vytvoření kategorie (New), Delete, změna rozvržení (Show As), otevření grafu (Show Chart), Refresh a Visualize.

Rozbalením kategorie se zobrazí její hlavní dokumenty přímo v seznamu, spolu s jejich Prefix, Master Document, QMS Type, Working Status a Assignee.

Jak vytvořit kategorii

1. V levé navigaci pod QMS Documents vyberte Categories.

2. Vyberte New.

3. Ponechte Number tak, jak je nastaveno; přiřazuje se automaticky.

4. Zadejte Name (jediné povinné pole).

5. Vyberte Save, nebo Save & Close pro návrat do seznamu.

   

Po uložení nabízí záznam další příkazy (viz Příkazy uloženého záznamu níže), oblast Master Documents a záložku Related s odkazy na související záznamy (Document Versions, QMS Master Documents, Internal Fields Scopes, Variables a Background Processes).

Přidání hlavního dokumentu z kategorie

Protože každý hlavní dokument patří do některé kategorie, můžete jej vytvořit přímo ze záznamu kategorie, přičemž kategorie se vyplní automaticky.

Jak přidat hlavní dokument z kategorie

1. Otevřete uloženou kategorii.

2. V oblasti Master Documents vyberte + New QMS Master Document.

3. Zprava se otevře panel Quick Create s již nastavenou QMS Category. Vyplňte pole:

   

   • Name (povinné)
     Název dokumentu.

   • QMS Type (povinné)
     SOP, Work Instruction nebo Template.

     

   • Prefix (povinné)
     Generuje se automaticky podle vzoru číslo kategorie, pořadí a typ (například 21-01-SOP). Lze jej upravit.

   • Review Required (povinné)
     Yes nebo No. Volba Yes přidá do schvalovacího procesu krok kontroly.

   • Criticality Index
     Low, Medium nebo High, udává, jak často by měl být dokument přezkoumáván.

     

   • Assignee (povinné)
     Výchozí hodnotou jste vy.

   • Working Status
     Vyberte existující stav, nebo vytvořte nový pomocí + New.

   • Notes
     Volný text.

4. Vyberte Save and Close. Nový hlavní dokument se zobrazí v seznamu.

   

Pole QMS Type nabízí SOP, Work Instruction nebo Template:

Criticality Index nabízí Low, Medium nebo High:

Working Status umožňuje vybrat nedávný stav, procházet všechny záznamy nebo vytvořit nový pomocí + New:

Příkazy uloženého záznamu

Tyto příkazy se zobrazují v horní části otevřené kategorie a chovají se konzistentně napříč většinou záznamů v systému:

• Save / Save & Close
  Uloží změny, případně se vrátí do seznamu.

• New
  Vytvoří další kategorii.

• Deactivate
  Nastaví kategorii na Inactive. Tato akce je vratná; systém ji nejprve potvrdí.

• Delete
  Trvale odstraní kategorii.

• Refresh
  Znovu načte záznam.

• Check Access
  Zkontroluje oprávnění. Záložka User details zobrazuje přístup vybraného uživatele a způsob, jakým jej získal; záložka Who has access u každého oprávnění uvádí, kteří uživatelé nebo týmy jej mají.

• Assign
  Změní vlastnictví záznamu na Me nebo na jiného uživatele či tým.

• Flow
  Spustí nebo spravuje automatizované toky.

• Share
  Sdílí záznam s dalšími uživateli nebo týmy.

Některé z těchto příkazů otevřou dialog. Deactivate vás před nastavením kategorie na Inactive požádá o potvrzení:

Assign změní přiřazení záznamu na Me nebo na jiného uživatele či tým:

Check Access se otevře ve dvou záložkách. User details zobrazuje přístup vybraného uživatele a způsob, jakým jej získal:

Who has access uvádí, kteří uživatelé nebo týmy mají jednotlivá oprávnění: