Správa dokumentů (DMS) a řízená dokumentace v QMS

QMS dokumenty jsou jádrem QMLogic eQMS. Právě zde se vaše řízené dokumenty zařazují, vytvářejí, provádějí celým svým životním cyklem a uvolňují; a kde se obsah a zdrojový materiál, který je podkládá, udržují konzistentní.

Každý řízený dokument je uchováván jako hlavní dokument s jednou nebo více verzemi. Hlavní dokument nese informace, které zůstávají napříč verzemi konstantní, například jeho název, typ a to, kdo k němu má přístup, zatímco každá verze je konkrétní soubor, který prochází kontrolou, schválením a uvolněním. V daný okamžik je účinná jediná verze.

K čemu slouží

QMS dokumenty spojují celý životní cyklus dokumentu, takže dokument může přejít od prvního konceptu k uvolněné a proškolené verzi, aniž by opustil systém. Můžete:

• Uspořádat dokumenty do kategorií, které odrážejí váš systém řízení kvality.

• Vytvořit hlavní dokument a spravovat informace sdílené všemi jeho verzemi, včetně přístupu.

• Vytvářet verze dokumentu a provádět je kontrolou, schválením a uvolněním, přičemž školení se přiřazuje při uvolnění verze.

• Udržovat dynamický obsah (proměnné a reference) konzistentní napříč všemi dokumenty, které jej používají.

• Uchovávat neřízený zdrojový materiál používaný jako reference při tvorbě řízených dokumentů.

Společně vám tyto prvky poskytují jediný sledovatelný záznam o každém řízeném dokumentu a o verzi, která aktuálně platí.

Jak je to uspořádáno

QMS dokumenty mají pět částí:

• Kategorie
  Klasifikační struktura, pod kterou jsou vaše dokumenty zařazeny.

• Hlavní dokumenty
  Nadřazené záznamy, které nesou informace sdílené všemi verzemi dokumentu, včetně toho, kdo k němu má přístup.

• Verze dokumentu
  Jednotlivé soubory, provedené kontrolou, schválením a uvolněním; účinná je vždy jen jedna verze.

• Správa obsahu
  Proměnné a reference, které udržují dynamický obsah konzistentní napříč všemi dokumenty, které je používají.

• QMS vstupy
  Neřízené zdrojové dokumenty používané jako reference při tvorbě řízených dokumentů.

Následující stránky popisují každou část podrobně. Pokud systém teprve poznáváte, začněte u Kategorií a podívejte se, jak jsou dokumenty zařazeny, a poté pokračujte Hlavními dokumenty a Verzemi dokumentu, abyste pochopili, jak dokument přechází od vytvoření k uvolnění.