Dokumentengenehmigungen

m Bereich Dokumentengenehmigungen werden Dokumentenfreigaben nachverfolgt. Die Genehmigung und die Signatur erfolgen im Dialog Document Release Process (siehe Version freigeben). Dieser Bereich dokumentiert die dort ausgeführten Aktionen.

• Rollen bei einer Freigabe 

  • Für jede Freigabe werden Authors, Reviewers, Approvers und eine Target Audience festgelegt. Ob der Ablauf eine Prüfung umfasst, hängt davon ab, ob ein Prüfer zugewiesen wurde. Ist kein Prüfer zugewiesen, ist keine Prüfung erforderlich. 

• Prozess wiederholen 

  • Eine Freigabe kann abgelehnt oder abgebrochen werden. Eine abgebrochene Freigabe kann erneut gestartet werden. Nach der Ablehnung eines Dokuments muss zunächst eine neue Dokumentenversion erstellt werden, bevor das Dokument genehmigt werden kann (siehe Version freigeben).

Die Liste Document Approvals bietet einen Überblick über alle Genehmigungsdatensätze: 

• ID

  • Eine Genehmigungskennung, die aus einem Datum und einer Nummer besteht. 

• Document, Requested On, Requested By

  • Das eingereichte Dokument sowie der Zeitpunkt und die Person, von der die Genehmigung angefordert wurde. 

• Review Status

  • Not Applicable, Review Pending oder Reviewed. 

• Approval Status

  • Approval Pending, Approved, Rejected oder Cancelled. 

Wenn Sie einen Genehmigungsdatensatz öffnen, werden drei schreibgeschützte Abschnitte angezeigt. Außerdem sehen Sie die Kommentare, die während der Freigabe erfasst wurden.

• Approval Request

  • Document, Title, Requested By und Requested On. 

• Review

  • Reviewed By und Review Comments. An einer Freigabe können mehrere Prüfer beteiligt sein. Die erforderliche Vorgehensweise richtet sich nach dem Review Mode: Any Reviewer can review oder Every Reviewer must review. 

• Approval

  • Approval Status, Approved On und Approval Comments. 

Alle Felder sind schreibgeschützt, da die Entscheidungen im Freigabeprozess getroffen werden. Der Genehmigungsdatensatz dient als Prüfpfad. Für die Genehmigung eines Dokuments müssen Sie stets die entsprechende Erklärung bestätigen und Ihre Signatur-PIN eingeben. Schließen Sie den Vorgang über die Aktion Sign ab.