Status und Nachverfolgung
Overview bietet eine zentrale Ansicht des Schulungsstands im gesamten System. Hier können Sie den aktuellen Stand prüfen und Schulungslücken schließen, ohne die Ansicht zu verlassen. Dabei werden alle Dokumente berücksichtigt, für die eine Schulung erforderlich ist, sowie alle Benutzer.
Angezeigt werden nicht nur zugewiesene, abgeschlossene und überfällige Schulungen, sondern auch fehlende Schulungen, also erforderliche Schulungen, die noch niemandem zugewiesen wurden. Von hier aus können Sie Schulungen zuweisen, Fälligkeitstermine ändern und Benutzer direkt erinnern. Sie öffnen die Ansicht über Training > Overview.
Die Übersichtskarten im oberen Bereich zeigen:
Overall completion
Die Gesamtabschlussquote, zum Beispiel 11 % bei 2 von 19 abgeschlossenen Schulungen.
Overdue trainings
Die Anzahl der überfälligen Schulungen sowie die Werte für Due soon und Pending.
Documents requiring training
Die Gesamtzahl der Dokumente, für die eine Schulung erforderlich ist, aufgeschlüsselt nach den Statuswerten Effective, Approved und Obsolete.
Active users
Die Anzahl der aktiven Benutzer sowie die Anzahl der Rollen, denen sie zugeordnet sind.
Unterhalb der Karten können Sie den Schulungsstand aus zwei Perspektiven betrachten: über die Registerkarten Documents und Users. Daneben werden die Diagramme Training progress (Completed / Pending / Due soon / Overdue) und Completion by role angezeigt.
Registerkarte Documents
Die Zeilen sind nach Dokumentkategorien gruppiert, zum Beispiel 01 Management und 02 Documents & Records. Erweitern Sie eine Kategorie, um die darin enthaltenen Dokumentenversionen anzuzeigen. Die Tabelle enthält die Spalten Trainings Completed (abgeschlossene im Verhältnis zu zugewiesenen Schulungen), Assigned Trainings, Overdue, Due soon, Effective Date und Completion (%).
Assigned Trainings ist die aussagekräftigere Kennzahl für die Schulungsabdeckung. Die Spalte vergleicht die Anzahl der tatsächlich zugewiesenen unterschiedlichen Schulungen mit der Anzahl der erforderlichen Schulungen. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass alle erforderlichen Schulungen vorhanden sind. Ein Warnsymbol mit einer Bruchangabe, zum Beispiel 33/36, weist darauf hin, dass noch Schulungen fehlen: Sie sind erforderlich, wurden aber noch niemandem zugewiesen. Sie können die Liste über das Feld Search documents sowie die Menüs Type und Status filtern.
Registerkarte Users
Für jeden Benutzer wird eine Zeile angezeigt. Die Tabelle enthält die Spalten Roles, Trainings Total, Trainings Assigned, Completed, Overdue, Due soon, Pending und Completion (%).
Trainings Assigned verwendet dieselbe Kennzeichnung für die Schulungsabdeckung wie die Registerkarte Documents: Ein Häkchen zeigt an, dass dem Benutzer alle vorgesehenen Schulungen zugewiesen sind. Eine Bruchangabe neben einem Warnsymbol, zum Beispiel 1/4, weist auf fehlende Schulungen hin. Sie können nach Benutzern suchen oder nach Rollen filtern.
Schulung eines Dokuments öffnen
Wenn Sie ein Dokument auswählen, wird die Detailansicht seiner Schulung geöffnet. Sie zeigt die diesem Dokument zugewiesene Schulungsversion im Kontext der jeweiligen Dokumentenversion. Das Effective Date der Dokumentenversion bildet die Grundlage für die Fälligkeitstermine sowie für die Berechnung der überfälligen und fehlenden Schulungen.
Die Kopfzeile zeigt das Dokument einschließlich Status, Typ und Kategorie sowie die Schulungsversion einschließlich Typ und Status. Die Karten fassen Assigned, Completed, Overdue, Missing und Effective date zusammen. Über die beiden Unterregisterkarten Users und Missing können Sie die erforderlichen Aktionen direkt ausführen.
Die Unterregisterkarte Users führt alle Personen auf, denen die Schulung zugewiesen wurde. Angezeigt werden Assigned On, Completed On, ein bearbeitbares Due Date, Status, Roles und Last Notified. Unter Roles sehen Sie, aufgrund welcher Rollen der Benutzer zur Target Audience dieser Dokumentenversion gehört.
Sie können ein Due Date direkt in der jeweiligen Zeile ändern. Um den Termin für mehrere Benutzer gleichzeitig zu ändern, markieren Sie die betreffenden Benutzer und wählen Set Due Date. Über Notify erinnern Sie einen einzelnen Benutzer, der die Schulung noch nicht abgeschlossen hat. Mit Send reminders senden Sie eine Erinnerung an alle Betroffenen. Über Add User Training weisen Sie die Schulung einem Benutzer zu, dem sie noch nicht zugewiesen ist oder der nicht zur Zielgruppe gehört.
Die Unterregisterkarte Missing führt alle Benutzer auf, die zu diesem Dokument geschult werden sollten, denen die Schulung jedoch noch nicht zugewiesen ist. Aus Roles in jeder Zeile geht hervor, warum die Schulung erforderlich ist: aufgrund einer Rollenzugehörigkeit oder einer individuellen Zuweisung, durch die der Benutzer zur Target Audience gehört.
Verwenden Sie in einer Zeile Assign Training, um eine einzelne Schulung zuzuweisen, oder Assign all missing trainings, um alle fehlenden Zuweisungen in einem Schritt vorzunehmen. Außerdem steht die Funktion Send reminders zur Verfügung.
Schulungen eines Benutzers öffnen
Wenn Sie auf der Registerkarte Users einen Benutzer auswählen, öffnet sich die Detailansicht aus Benutzersicht. Sie zeigt alle Schulungen, die diesem Benutzer zugewiesen sind. Dort können Sie Fälligkeitstermine verwalten und den Benutzer daran erinnern, offene Schulungen abzuschließen.
Außerdem können Sie fehlende Schulungen ergänzen, also Schulungen, die dem Benutzer aufgrund der Target Audience der für ihn geltenden QMS-Dokumente zugewiesen sein sollten.
Schulungsbenachrichtigungen
Mit den Funktionen Notify und Send reminders senden Sie dem Benutzer eine Schulungsbenachrichtigung. Sie enthält den Namen der Schulung, den Fälligkeitstermin, das Zuweisungsdatum und die zugehörigen Dokumente mit den Statuswerten Approved und Effective. Außerdem enthält sie einen Link zum Dashboard, auf dem die Schulung abgeschlossen werden kann.
Zugewiesene Schulung abschließen
Zugewiesene Schulungen werden unter My Trainings auf Ihrem Dashboard angezeigt. Zu jeder Schulung sehen Sie den Fälligkeitstermin, den Status und die Aktion Complete.
Öffnen Sie auf dem Dashboard den Bereich My Trainings und wählen Sie die Schulung aus.
Lesen Sie das Dokument.
Bestätigen Sie abhängig von der Konfiguration Read & Understood oder beantworten Sie den Fragebogen.
Geben Sie zum Abschluss Ihre Signature PIN ein.
