Schulungsversionen
Eine Schulungsversion ist die Schulung, die Benutzer tatsächlich absolvieren. Sie enthält einen konkreten, versionierten Schulungsinhalt, der unter einer QMS-Schulung angelegt wird. Die Schulungsversion legt fest, auf welche Weise die Schulung abgeschlossen wird: durch Lesen und Bestätigen eines Dokuments oder durch Beantworten eines Fragebogens.
Darüber hinaus bestimmt sie, welche Dokumentenversionen abgedeckt und welche Materialien bearbeitet werden müssen. Bei einem Fragebogen enthält sie außerdem die Fragen und die Bestehensgrenze.
Die Registerkarte Training Versions listet die Schulungsversionen mit ID, Title, Version, Status (zum Beispiel Draft oder Approved), Type (Read & Understood oder Questionnaire), Effective Date, Trainer und der Anzahl der abgedeckten Documents auf.
Über die Menüs Trainings Status und Training Type können Sie die Liste durchsuchen und filtern. Mit dem Augensymbol öffnen Sie eine Schulungsversion; über + Add Training Version legen Sie eine neue Version an.
Eine neue Schulungsversion legen Sie im Formular New Training an. Das Formular enthält eine Statusleiste sowie die Registerkarten Details, Release, Linked Documents, Training Materials und Questionnaire.
Die einzelnen Phasen hängen vom Type ab: Eine Schulung vom Typ Read & Understood durchläuft Draft → Consulting → Effective. Bei einer Schulung vom Typ Questionnaire kommen eine Prüfung und eine Genehmigung hinzu; sie durchläuft Draft → Consulting → In Review → In Approval → Effective.
Details
Hier legen Sie die wichtigsten Angaben fest:
QMS Training
Die Stammschulung, zu der diese Version gehört. Wählen Sie sie über die Suche aus. Nach der Auswahl steht die Aktion Edit zur Verfügung.
Training Version
Die Versionsnummer.
Title
Wird aus der Schulung und der Versionsnummer erzeugt.
Trainer / Owner (erforderlich)
Die für die Schulung verantwortliche Person.
Type
Read & Understood oder Questionnaire. Diese Auswahl bestimmt sowohl die oben genannten Phasen als auch die Verfügbarkeit der Registerkarte Questionnaire.
Require Approval
Wenn diese Option aktiviert ist, muss die Schulungsversion genehmigt werden, bevor sie den Status Effective erreichen kann. Dadurch werden die Phasen In Review und In Approval ergänzt.
Ein Effective Date, der schreibgeschützte Status und ein Notes-Editor vervollständigen die Registerkarte. Über Save New Training legen Sie die Schulungsversion mit dem Status Draft an.
Release
Diese Registerkarte enthält die Einstellung Require Approval und das Effective Date. Beide Angaben bleiben gesperrt, bis die Schulungsversion gespeichert wurde. Zuvor zeigt die Registerkarte die Meldung „Save new training first“ an.
Linked Documents
Diese Registerkarte zeigt die Dokumentenversionen, die von der Schulung abgedeckt werden. Wählen Sie Link Document Version, aktivieren Sie in der Auswahl die Kontrollkästchen der gewünschten Versionen und wählen Sie Link. Es werden ausschließlich Dokumente angeboten, die der für diese Schulungsversion ausgewählten QMS-Schulung zugeordnet sind.
Für jede verknüpfte Dokumentenversion werden der Status, das über das Stiftsymbol bearbeitbare Feld Training Notes und eine Aktion zum Entfernen angezeigt.
Training Materials
Hier hinterlegen Sie die Dateien, die von den Schulungsteilnehmern bearbeitet werden müssen. Wählen Sie Upload Materials, wählen Sie die Dateien über Select files aus und anschließend Upload Files. Jede hochgeladene Datei wird als Link mit einer Aktion zum Entfernen angezeigt.
Questionnaire
Die Registerkarte Questionnaire steht nur für Schulungen vom Typ Questionnaire zur Verfügung. Bei einer Schulung vom Typ Read & Understood ist sie ausgegraut.
Legen Sie den Title und die Pass threshold fest. Die Bestehensgrenze gibt an, wie viele der insgesamt vorhandenen Fragen richtig beantwortet werden müssen. Der entsprechende Prozentwert wird bei jeder Änderung automatisch neu berechnet, zum Beispiel 3 von 5 = 60 %.
Frage hinzufügen
Wählen Sie + Add question, legen Sie den Question Type auf Choice oder Yes/No fest und geben Sie den Fragetext ein.
Fügen Sie bei einer Auswahlfrage über + Add option die möglichen Antworten hinzu und ordnen Sie sie über die Pfeile neu an. Kennzeichnen Sie die richtige Antwort über Mark as correct; anschließend wird sie als Correct angezeigt.
Wählen Sie für jede Frage Save Question und speichern Sie anschließend den gesamten Fragebogen mit Save Questionnaire.
