Aufzeichnungen
Wozu Aufzeichnungen Dienen
Eine Aufzeichnung ist der fertige Nachweis in Ihrem Qualitätssystem. Sie wird in der Regel aus einer Vorlage erstellt, die beschreibt, wie die Aufzeichnung aussehen soll. Da die Vorlage bereits ihren Ablageort sowie ihre Prüfer und Genehmiger enthält, übernimmt eine daraus erstellte Aufzeichnung dieses Routing automatisch. Das bedeutet, dass das System bereits weiß, wo die Aufzeichnung gespeichert werden soll und wer sie prüfen und genehmigen muss. Damit entfällt eine häufige Quelle von Verwirrung: ein fertiges Dokument zu haben, aber nicht zu wissen, wo man es ablegen oder an wen man es senden soll.
Aufzeichnungstypen
Jeder Aufzeichnung wird ein Record Type zugewiesen. Die beiden Typen sind QMS Record und TechDoc (technische Dokumentation). Der Typ bestimmt, unter welchem Satz von Kategorien die Aufzeichnung abgelegt wird.
Die Produktversion wird bei der Erstellung an der Aufzeichnung selbst festgelegt, nicht an der Vorlage.
Eine Aufzeichnung Aus Einer Vorlage Erstellen
Wählen Sie unter QMS Records den Eintrag Records und dann New (Sie können auch innerhalb einer Kategorie New QMS Record verwenden).
Wählen Sie die QMS Template, auf der die Aufzeichnung basiert. Die Liste speist sich aus freigegebenen Dokumentversionen. Wenn das Nachschlagefeld leer aussieht, drücken Sie Enter, um zu durchsuchen.
Füllen Sie den Title aus, bestätigen Sie den Owner und legen Sie dann den Record Type fest.
Hinweis: Wenn ein Nachschlagefeld beim Anklicken leer aussieht, ist es nicht zwangsläufig leer. Tippen Sie, um zu suchen, oder drücken Sie Enter, um die vollständige Liste der verfügbaren Optionen zu durchsuchen. Dies gilt für QMS Template, Record Category, Record Subcategory und Owner.
Eine Aufzeichnung Ablegen
Wählen Sie die Record Category für die Aufzeichnung. Wenn das Nachschlagefeld leer aussieht, drücken Sie Enter, um zu durchsuchen.
Wählen Sie anschließend eine Record Subcategory. Diese wird erst verfügbar, nachdem eine Kategorie ausgewählt wurde.
Wird eine Aufzeichnung aus einer Vorlage ohne definierte Kategorie erstellt, so wird sie unter einer Standardkategorie (angezeigt als - Uncategorized -) abgelegt, damit sie nie ohne Ablage bleibt.
Status Und Genehmigung Einer Aufzeichnung
Eine Aufzeichnung durchläuft die Schritte von Record Created bis Approved. Anders als ein Dokument hat eine Aufzeichnung keinen Schulungs- oder Freigabeplanschritt, und die Prüfung ist optional.
In der Aufzeichnungsliste zeigt jede Aufzeichnung ihren aktuellen Status an, etwa Draft, Review Pending, Approval Pending oder Approved.
Die Registerkarte Approval Details einer Aufzeichnung zeigt ihren Stand mit Review Required, Reviewed, Approved und Approved Date.
Eine Aufzeichnung Freigeben
Die Freigabe einer Aufzeichnung erfolgt im Fenster Record Release Details. Ein Seitenbereich listet die Record Roles der Aufzeichnung auf, also ihre Authors, Reviewers und Approvers, die leer sein können, wenn niemand zugewiesen ist.
Öffnen Sie zum Start die Freigabe. Fügen Sie im Abschnitt Release Request optional eine Nachricht unter Request Details hinzu und wählen Sie dann Initiate Release.
Die Aufzeichnung geht anschließend in die Genehmigung über. Der Genehmiger kann Approve, Reject oder Cancel Release wählen und optional Approval Comments hinzufügen.
Um zu genehmigen, bestätigen Sie die Erklärung zur elektronischen Signatur, geben Sie Ihren Signature PIN ein und wählen Sie Approve and Sign.
Nach der Genehmigung wechselt der Status der Aufzeichnung auf Approved.
Die Aufzeichnungsliste Anzeigen Und Verwalten
Die Aufzeichnungsliste funktioniert genauso wie die Kategorieliste, mit denselben Symbolleistenaktionen, die auf der Seite Kategorien beschrieben sind. Ihre Ansichtsauswahl bietet All QMS Records (Standard), Inactive QMS Records, Records Category View und Records Subcategory View.
