Vorlageneinstellungen
Die Registerkarte Template Settings steht bei Stammdokumenten vom Typ Template zur Verfügung. Diese Stammdokumente dienen dazu, Datensätze zu erzeugen, und werden nicht selbst als Dokumente gelesen. Die Registerkarte besteht aus zwei Bereichen: einem Einstellungsbereich, in dem der Speicherort der aus der Vorlage erzeugten Datensätze festgelegt wird, und dem Bereich Template Review and Approval Settings, der die Prüfung und Genehmigung der Vorlage selbst steuert. Für die Prüfung und Genehmigung werden die Dokumentrollen Template Reviewer und Template Approver verwendet (siehe Zugriff auf die Inhaltsverwaltung).
Beim Öffnen wird der Einstellungsbereich oben und der Bereich Template Review and Approval Settings darunter angezeigt.
Speicherort der Datensätze
Im ersten Bereich legen Sie fest, wo die aus der Vorlage erzeugten Datensätze gespeichert werden. Wie der Hinweis auf dem Bildschirm erläutert, bestimmen Template Type, QMS Record Category und Subcategory gemeinsam den Speicherort innerhalb von QMS Records. Für Vorlagen des Typs TechDoc wird stattdessen die TechDoc Category verwendet.
Unter Type legen Sie die Art der Vorlage fest. Zur Auswahl stehen QMS Record und TechDoc. Solange keine Auswahl getroffen wurde, wird --Select-- angezeigt.
Wenn unter Type die Option QMS Record ausgewählt ist, wird die Suche QMS Record Category angezeigt. Beim Öffnen zeigt sie die vorhandenen Datensatzkategorien an, etwa Audits, CAPA und Clinical Affairs. Über + New können Sie direkt eine neue Kategorie anlegen.
Sobald Sie eine Kategorie ausgewählt haben, wird die Suche QMS Record Subcategory verfügbar. Sie zeigt die zugehörigen Unterkategorien an, beispielsweise CAPA Logs, CAPA Records oder Risk Plans. Die Kombination aus Kategorie und Unterkategorie ordnet jeden aus der Vorlage erzeugten Datensatz dem richtigen Speicherort im Modul QMS Records zu.
Prüfung und Genehmigung der Vorlage
Im Bereich Template Review and Approval Settings legen Sie fest, ob und wie die Vorlage geprüft und genehmigt wird. Mit dem Umschalter Require Review bestimmen Sie, ob eine Prüfung erforderlich ist. Ein Hinweis daneben erläutert, dass die Autoren der erzeugten Datensätze über die Zielgruppe festgelegt werden: Benutzer, die im Abschnitt Target Audience der Registerkarte Access Management zugewiesen sind, werden bei jedem aus der Vorlage erzeugten Datensatz automatisch als Autoren eingetragen.
Unterhalb des Umschalters befinden sich die Tabellen Individual Reviewers and Approvers und Role Based Reviewers and Approvers. Jede Zeile ist über das Feld Document Role geschlüsselt. In der ersten Tabelle wird die Dokumentrolle mit einem bestimmten User verknüpft, in der zweiten mit einer Role. Hier weisen Sie die Prüfer und Genehmiger der Vorlage zu, einschließlich der Rollen Template Reviewer und Template Approver.
Zuweisungen werden auf dieselbe Weise wie in der Zugriffsverwaltung hinzugefügt. Öffnen Sie in einer der beiden Tabellen über die drei Punkte (...) oben rechts das Menü für weitere Befehle, wählen Sie New Document Assignment und füllen Sie das Formular wie Zugriff auf die Inhaltsverwaltung beschrieben aus.
