Dokumentenlenkung & QMS-Dokumentenmanagement im eQMS

QMS-Dokumente sind das Herzstück von QMLogic eQMS. Hier werden Ihre gelenkten Dokumente klassifiziert, erstellt, durch ihren gesamten Lebenszyklus geführt und freigegeben; und hier werden die Inhalte und das Ausgangsmaterial, das ihnen zugrunde liegt, konsistent gehalten.

Jedes gelenkte Dokument wird als Stammdokument mit einer oder mehreren Versionen geführt. Das Stammdokument trägt die Informationen, die über alle Versionen hinweg gleich bleiben, etwa seinen Namen, seinen Typ und wer darauf Zugriff hat, während jede Version eine konkrete Datei ist, die Prüfung, Genehmigung und Freigabe durchläuft. Zu einem bestimmten Zeitpunkt ist immer nur eine Version wirksam.

Wozu sie dienen

QMS-Dokumente verbinden den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, sodass ein Dokument vom ersten Entwurf bis zur freigegebenen und geschulten Version gelangen kann, ohne das System zu verlassen. Sie können:

• Dokumente in Kategorien organisieren, die Ihr Qualitätsmanagementsystem widerspiegeln.

• Ein Stammdokument erstellen und die von allen Versionen geteilten Informationen verwalten, einschließlich des Zugriffs.

• Dokumentversionen erstellen und sie durch Prüfung, Genehmigung und Freigabe führen, wobei die Schulung bei der Freigabe der Version zugewiesen wird.

• Dynamische Inhalte (Variablen und Referenzen) über alle Dokumente hinweg konsistent halten, die sie verwenden.

• Nicht gelenktes Ausgangsmaterial aufbewahren, das bei der Erstellung gelenkter Dokumente als Referenz dient.

Zusammen geben Ihnen diese Elemente einen einzigen nachvollziehbaren Nachweis über jedes gelenkte Dokument und über die Version, die derzeit gilt.

Wie sie aufgebaut sind

QMS-Dokumente bestehen aus fünf Teilen:

• Kategorien
  Die Klassifizierungsstruktur, unter der Ihre Dokumente eingeordnet werden.

• Stammdokumente
  Übergeordnete Datensätze, die die von allen Dokumentversionen geteilten Informationen tragen, einschließlich, wer darauf Zugriff hat.

• Dokumentversionen
  Die einzelnen Dateien, geführt durch Prüfung, Genehmigung und Freigabe; immer nur eine Version ist wirksam.

• Inhaltsverwaltung
  Variablen und Referenzen, die dynamische Inhalte über alle Dokumente hinweg konsistent halten, die sie verwenden.

• QMS-Eingaben
  Nicht gelenkte Ausgangsdokumente, die bei der Erstellung gelenkter Dokumente als Referenz dienen.

Die folgenden Seiten beschreiben jeden Teil im Detail. Wenn Sie das System neu kennenlernen, beginnen Sie bei den Kategorien und sehen Sie, wie Dokumente eingeordnet werden, und fahren Sie dann mit Stammdokumenten und Dokumentversionen fort, um zu verstehen, wie ein Dokument von der Erstellung zur Freigabe gelangt.