Dokumentenlenkung & QMS-Dokumentenmanagement im eQMS

QMS-Dokumente bilden den Kern von QMLogic eQMS. Hier werden Ihre gelenkten Dokumente abgelegt und erstellt, durch ihren Lebenszyklus geführt und freigegeben. Gleichzeitig werden ihre Inhalte und das zugrunde liegende Ausgangsmaterial konsistent gehalten. 

Jedes gelenkte Dokument wird als Stammdokument mit einer oder mehreren Versionen geführt. Das Stammdokument enthält die Angaben, die versionsübergreifend gleich bleiben, beispielsweise Bezeichnung, Typ und Zugriffsberechtigungen. Jede Dokumentenversion ist eine konkrete Datei, die Prüfung, Genehmigung und Freigabe durchläuft. Zu jedem Zeitpunkt ist genau eine Version gültig. 

Verwendung

Der Bereich QMS-Dokumente bündelt den gesamten Dokumentenlebenszyklus. Dadurch verbleibt ein Dokument vom ersten Entwurf über die Freigabe bis zur zugehörigen Schulung vollständig im System. In diesem Bereich können Sie: 

• Dokumente in Kategorien organisieren, die der Struktur Ihres Qualitätsmanagementsystems entsprechen. 

• Ein Stammdokument anlegen und die Angaben verwalten, die für alle seine Versionen gelten, einschließlich der Zugriffsberechtigungen. 

• Dokumentenversionen erstellen und durch Prüfung, Genehmigung und Freigabe führen; bei der Freigabe einer Version wird die zugehörige Schulung zugewiesen. 

• Dynamische Inhalte wie Variablen und Referenzen in allen Dokumenten, in denen sie verwendet werden, konsistent halten. 

• Ungelenktes Ausgangsmaterial vorhalten, das beim Verfassen gelenkter Dokumente als Grundlage dient. 

Zusammen ergeben diese Funktionen einen zentralen, nachvollziehbaren Nachweis für jedes gelenkte Dokument und die jeweils gültige Version. 

Aufbau

QMS-Dokumente bestehen aus fünf Teilen: 

• Categories

  • Die Klassifikationsstruktur, in der Ihre Dokumente abgelegt werden. 

• Master Documents

  • Die übergeordneten Datensätze, die alle versionsübergreifenden Angaben einschließlich der Zugriffsberechtigungen enthalten. 

• Document Versions

  • Die einzelnen Dateien, die Prüfung, Genehmigung und Freigabe durchlaufen; zu jedem Zeitpunkt ist genau eine Version gültig. 

• Content Manager

  • Die Variablen und Referenzen, mit denen dynamische Inhalte dokumentübergreifend konsistent gehalten werden. 

• QMS Inputs

  • Die QMS-Eingangsdokumente, also ungelenkte Ausgangsdokumente, die beim Verfassen gelenkter Dokumente als Grundlage dienen. 

Die folgenden Seiten beschreiben die Teile im Einzelnen. Wenn Sie das System zum ersten Mal verwenden, beginnen Sie mit Categories, um die Ablagestruktur der Dokumente kennenzulernen. Lesen Sie anschließend die Abschnitte Master Documents und Document Versions, um nachzuvollziehen, wie ein Dokument von der Erstellung bis zur Freigabe gelangt.