Versionserstellung
Eine Dokumentenversion wird im Formular New Document Version angelegt. Das Formular enthält die Registerkarten Document Version, Release Plan, Training und Referenced Documents. Eine Fortschrittsleiste zeigt den Prozess Document Version Approval mit folgenden Phasen: Document Created → Approved → Release Plan And Training → Released.
Wenn dem Dokument ein Prüfer zugewiesen ist, wird zwischen Document Created und Approved zusätzlich die Phase Reviewed angezeigt.
Auf der Registerkarte Document Version legen Sie folgende Angaben fest:
QMS Document (Pflichtfeld)
Das Stammdokument, dem die Dokumentenversion zugeordnet ist. Wählen Sie es über die Suche aus.
Document Version (Pflichtfeld)
Die Versionsnummer, beispielsweise 2.
Document Name (Pflichtfeld, gesperrt)
Wird automatisch aus der Bezeichnung und der Versionsnummer erzeugt.
Assignee (Pflichtfeld)
Standardmäßig sind Sie selbst eingetragen. Der Working Status ist optional.
Die Suche QMS Document zeigt die Stammdokumente mit ihrer Bezeichnung und ihrem Präfix an. Sie enthält außerdem Recent records, ein Suchfeld, die Option Advanced und + New, über die Sie ein neues Stammdokument anlegen können.
Nachdem die Dokumentenversion mit dem Status Draft gespeichert wurde, fügen Sie die Dokumentdatei über + New zur Liste Version File hinzu.
Die erste Version eines neuen Stammdokuments wird auf einem etwas anderen Weg erstellt: Statt des regulären Formulars wird der Dialog Initial Version Creation angezeigt. Dort wählen Sie eine Ausgangsdatei aus (siehe Stammdokument einrichten).
Neue Version erstellen
Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Documents den Eintrag Document Versions und anschließend New. Alternativ können Sie eine Version direkt aus dem Stammdokument heraus anlegen.
Wählen Sie unter QMS Document das gewünschte Stammdokument aus.
Geben Sie unter Document Version die Versionsnummer ein. Die Bezeichnung wird automatisch erzeugt.
Bestätigen Sie den eingetragenen Assignee oder ändern Sie ihn bei Bedarf. Legen Sie optional einen Working Status fest.
Wählen Sie Save oder Save & Close. Die Dokumentenversion wird mit dem Status Draft angelegt.
Wählen Sie in der Liste Version File die Option + New und fügen Sie die Dokumentdatei hinzu.
