Versionsfreigabe

Eine Dokumentenversion wird über den Document Release Process freigegeben. Dieser geführte Dialog begleitet die Version vom genehmigten Inhalt bis zum gültigen, freigegebenen Dokument. Der gesamte Freigabeprozess wird an einer Stelle verwaltet. Die beteiligten Personen werden aus den Einstellungen des Dokuments übernommen, und die Freigabe kann erst gestartet werden, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind.

Öffnen Sie den Dialog auf einer gespeicherten Dokumentenversion über den Befehl Document Release.

Freigabedialog im Überblick

Beim Öffnen des Dialogs wird im zugehörigen Versionsdatensatz eine Phasenleiste angezeigt, die den Gesamtfortschritt darstellt:

Document Created → Approved → Release Plan And Training → Released

Am oberen Rand des Dialogs zeigt ein Hinweisbanner, welches Dokument freigegeben wird und welcher Schritt als Nächstes erforderlich ist. Der Text ändert sich im Verlauf des Prozesses. Bevor ein Genehmiger festgelegt wurde, lautet er „Define Approver in Document Information to initiate release“. Anschließend wird „Ready to initiate release“ angezeigt.

Unterhalb des Banners ist der Freigabeprozess in erweiterbare Abschnitte gegliedert:

• Document Information

  • Dieser Abschnitt bildet die Steuerzentrale der Freigabe. Er enthält die wichtigsten Dokumentangaben und unter Access Management die aus dem QMS-Dokument übernommenen Rollen. Prüfer, Genehmiger und Zielgruppe müssen daher nicht erneut eingegeben werden. Hier legen Sie außerdem Review Mode und Approval Mode fest und wählen vor dem Start die Genehmiger aus. Der Abschnitt hat keinen eigenen Status.

• Consultations

  • Hier werden Fragen erfasst, die während der Freigabe entstehen. Sie bleiben zusammen mit der Freigabe gespeichert, sodass die Diskussion später nachvollziehbar und Teil des Prüfpfads ist. Zu Beginn wird No consultations angezeigt.

• Authoring

  • In dieser Einrichtungsphase wird die Freigabe vorbereitet und gestartet. Anfangsstatus: In Progress.

• Review

  • Hier prüft ein Prüfer den Inhalt, sofern eine Prüfung erforderlich ist. Diese Phase findet vor der Genehmigung statt. Anfangsstatus: Not Started.

• Approval

  • Wo ein Genehmiger das Dokument nach jeder Prüfung formell genehmigt. Öffnet als Not Started.

• Release

  • Hier legen Sie das Effective Date und das Next Review Date fest und geben das Dokument frei. Das System berechnet den Termin der nächsten Überprüfung automatisch. Anfangsstatus: Not Started.

• Training

  • Hier legen Sie das Effective Date und das Next Review Date fest und geben das Dokument frei. Das System berechnet den Termin der nächsten Überprüfung automatisch. Anfangsstatus: Not Started.

Hinweis: Wenn keine Prüfung erforderlich ist, zeigt der Abschnitt Review den Hinweis „Review is not required for this document. Reviewers can still be added optionally once defined in QMS Document Access Management.“ 

Am unteren Rand des Dialogs stehen drei Aktionen zur Verfügung: 

• Cancel

  • Schließt den Dialog, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern. 

• Save & Close

  • Speichert die aktuellen Einstellungen, ohne die Freigabe zu starten. Sie können den Vorgang später fortsetzen.

• Start Release

  • Startet die Freigabe. Diese Aktion ist erst verfügbar, wenn mindestens ein Genehmiger festgelegt wurde. 

Dokumentrollen

An der Freigabe sind vier Rollen beteiligt. Sie werden über die Zugriffsverwaltung des QMS-Stammdokuments konfiguriert, nicht an der einzelnen Dokumentenversion. Im Abschnitt Document Information werden sie schreibgeschützt angezeigt.

Eine Dokumentrolle kann entweder rollenbasiert oder einer bestimmten Person zugewiesen werden. Bei einer rollenbasierten Zuweisung gilt sie für alle Benutzer, denen eine bestimmte QMS-Rolle wie Quality Manager zugewiesen ist.

• Author

  • Erstellt das Dokument und startet die Freigabe. Um eine Freigabe starten zu können, muss der angemeldete Benutzer als Autor eingetragen sein. Mehrere Autoren sind zulässig.

• Reviewer

  • Prüft den Inhalt vor der Genehmigung. Die Prüfung ist optional und wird für jedes QMS-Dokument festgelegt. Ist keine Prüfung erforderlich, geht der Prozess unmittelbar von der Einleitung zur Genehmigung über.

• Approver

  • Genehmigt das Dokument formell. Bevor eine Freigabe gestartet werden kann, muss mindestens ein Genehmiger zugewiesen sein.

• Target Audience

  • Umfasst die Benutzer, die das Dokument benötigen und nach der Freigabe eine Schulung dazu absolvieren müssen. Die Zuweisungen zur Zielgruppe steuern zugleich die Schulung.

Voraussetzungen für die Einleitung

Eine Freigabe kann nur gestartet werden, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Der angemeldete Benutzer ist als Autor eingetragen.

• Mindestens ein Genehmiger ist zugewiesen.

• Ist eine Prüfung erforderlich, ist mindestens ein Prüfer zugewiesen.

• Prüfer und Genehmiger sind unterschiedliche Personen. Keine dieser Personen ist der Autor, der die Freigabe einleitet.

Für eine zukünftige Version ist vorgesehen, dass Prüfung und Genehmigung von derselben Person übernommen werden können.

Rücksprachen

Eine Rücksprache bietet die offizielle Möglichkeit, während einer Freigabe eine Frage zu stellen. Sie wird als Bestandteil des Prüfpfads zusammen mit der Freigabe gespeichert. Jeder Benutzer kann in jeder Phase eine Rücksprache eröffnen, nicht nur die an der Freigabe beteiligten Personen. Dadurch bleibt die Anfrage der Freigabe zugeordnet und geht nicht in E-Mails verloren. 

Rücksprachen werden im Abschnitt Consultations des Document Release Process verwaltet. Der Abschnitt enthält ein Statusabzeichen und die Schaltfläche New Consultation. Solange keine Rücksprache vorhanden ist, zeigt das Abzeichen No consultations an. 

Um eine Rücksprache zu eröffnen, wählen Sie New Consultation. Das Formular Create new consultation wird mit den Feldern Consultation Subject, Consultant und Question geöffnet. 

Tragen Sie unter Consultation Subject einen Betreff ein. Wählen Sie anschließend unter Select person den gewünschten Consultant aus, von dem Sie eine Antwort benötigen. 

Tragen Sie unter Question die zu klärende Frage ein. Sobald das Formular vollständig ausgefüllt ist, wird Submit verfügbar. Wählen Sie diese Schaltfläche, um die Rücksprache zu eröffnen. 

Die Rücksprache wird der Liste hinzugefügt. Jede Zeile zeigt Subject, die ausgewählte Person unter Consulted with, den anfragenden Benutzer unter Requested By, das Datum unter Requested On, die Release Stage, in der die Rücksprache eröffnet wurde, den Status (beispielsweise Pending) und den Last Comment. Das Statusabzeichen wird entsprechend aktualisiert und zeigt beispielsweise 1 pending an. 

Solange eine Rücksprache offen ist, wird sie im Freigabebanner neben dem aktuellen Freigabestatus angezeigt, beispielsweise „Waiting for any approval — [name] | 1 consultation open.“ 

Wenn Sie eine Rücksprache auswählen, wird ihr Verlauf geöffnet. Oben erscheint die ursprüngliche Question mit Verfasser und Datum; darunter folgen die Antworten in chronologischer Reihenfolge. Über Add a comment und Post kann jeder Benutzer einen Kommentar hinzufügen. 

Die Person, die die Rücksprache eröffnet hat, kann sie löschen, solange noch keine Antwort vorliegt. Sobald Kommentare vorhanden sind, kann sie nur noch über Close Consultation geschlossen werden. Anschließend sind keine weiteren Kommentare möglich. 

Der anfängliche Status einer Rücksprache lautet Pending und ändert sich, sobald eine Antwort eingeht. Das Statusabzeichen zeigt die Anzahl der offenen, beantworteten und geschlossenen Rücksprachen.