Wie das System zusammenwirkt

Der Großteil des Systems ist um eine einzige Struktur herum aufgebaut. Diese Struktur zu verstehen ist der Schlüssel zum Verständnis des restlichen Handbuchs.

Die Elemente dieser Struktur sind:

• Kategorie
  Die oberste Gruppierungsebene, unter der jedes Dokument abgelegt wird.

• Stammdokument
  Der übergeordnete Datensatz. Er enthält die von allen Versionen gemeinsam genutzten Attribute: den Namen, den Typ (SOP / Arbeitsanweisung / Vorlage) und die Zugriffseinstellungen.

• Dokumentversion
  Eine einzelne Dokumentdatei. Ein Stammdokument kann im Laufe der Zeit viele Versionen haben, und zu jedem Zeitpunkt ist eine Version gültig (die anzuwendende Version).

• Freigabe
  Eine Version durchläuft Überprüfung, Genehmigung mit elektronischer Signatur, einen Freigabeplan und die Schulung; danach tritt sie in Kraft und die vorherige Version wird ungültig.

• Schulung
  Wird aus einer freigegebenen Version generiert und ihrer Zielgruppe zugewiesen, die sie über das Dashboard absolviert.

Mehrere unterstützende Elemente arbeiten neben dieser Struktur:

• QMS-Eingaben
  Nicht gelenkte Ausgangsdokumente, die bei der Erstellung gelenkter Dokumente verwendet werden (siehe QMS-Eingaben).

• Inhaltsverwaltung
  Verwaltet wiederverwendbare Variablen und Querverweise innerhalb von Word-Dateien.

• QMS-Vorlage
  Die Ausgangsdateien (leeres Word, SOP-Vorlage usw.), aus denen neue Versionen erstellt werden (siehe QMS-Vorlagen).

• Rollen, Arbeitsstatus, Signatur-PIN
  Die unterstützende Konfiguration, die den Zugriff regelt, Dokumente kennzeichnet und Ihre Aktionen signiert.