eQMS-Administration: Vorlagen & Freigaben
Die Administration umfasst die wiederverwendbaren Bausteine und Regeln, auf denen das übrige System aufbaut: die Vorlagen, die als Ausgangspunkt für neue Dokumente dienen, und den Prozess, nach dem Dokumente genehmigt werden.
Diese Einstellungen nehmen Sie einmal vor und nutzen sie anschließend immer wieder. Gut vorbereitete Vorlagen und ein klar definierter Genehmigungsprozess gewährleisten, dass alle Beteiligten Dokumente nach einem einheitlichen, gelenkten Verfahren erstellen und freigeben.
Verwendung
In der Administration legen Sie systemweit fest, wie Dokumente erstellt und genehmigt werden. In diesem Bereich können Sie:
die Vorlagen verwalten, die beim Erstellen einer neuen Dokumentenversion zur Auswahl stehen, von leeren Dateien bis hin zu vollständig formatierten Ausgangsdokumenten;
festlegen und nachvollziehen, wie Dokumente im Verlauf ihres Lebenszyklus genehmigt werden.
Zusammen gewährleisten diese Funktionen eine konsistente und wiederholbare Erstellung und Genehmigung von Dokumenten.
Aufbau
Die Administration besteht aus zwei Teilen:
QMS Templates
Die wiederverwendbaren Ausgangsdateien, zum Beispiel Empty Word, Empty Excel und SOP Template, die beim Erstellen einer Dokumentenversion aus einer Vorlage angeboten werden.
Document Approvals
Der nachvollziehbare Nachweis darüber, wie Dokumente geprüft, genehmigt und freigegeben wurden. Die jeweiligen Aktionen werden im Freigabeprozess ausgeführt.
Die folgenden Seiten beschreiben beide Teile im Einzelnen. Wenn Sie das System einrichten, beginnen Sie mit QMS Templates, um die benötigten Ausgangsdateien vorzubereiten. Wechseln Sie anschließend zu Document Approvals, um den Genehmigungs- und Freigabeverlauf von Dokumenten nachzuvollziehen.
