eQMS-Administration: Vorlagen & Freigaben

Die Administration enthält die wiederverwendbaren Bausteine und Regeln, auf denen der Rest des Systems aufbaut: die Vorlagen, aus denen neue Dokumente hervorgehen, und den Prozess, durch den Dokumente genehmigt werden.

Dies sind Einstellungen, die Sie einmal konfigurieren und vielfach verwenden. Ein gut vorbereiteter Satz von Vorlagen und ein klarer Genehmigungsprozess stellen sicher, dass jeder, der Dokumente erstellt und validiert, dies auf dieselbe, gelenkte Weise tut.

Wozu sie dient

Die Administration ist der Ort, an dem Sie festlegen, wie Dokumente im gesamten System erstellt und genehmigt werden. Sie können:

• Die Vorlagen verwalten, die beim Erstellen einer neuen Dokumentversion angeboten werden, von leeren Dateien bis zu vollständig formatierten Standarddokumenten.

• Definieren und nachvollziehen, wie Dokumente im Verlauf ihres Lebenszyklus genehmigt werden.

Zusammen halten diese Elemente die Erstellung und Genehmigung von Dokumenten konsistent und wiederholbar.

Wie sie aufgebaut ist

Die Administration besteht aus zwei Teilen:

• QMS-Vorlagen
  Wiederverwendbare Standarddateien (etwa Empty Word, Empty Excel und SOP Template), die beim Erstellen einer Dokumentversion aus einer Vorlage angeboten werden.

• Dokumentfreigaben
  Der Genehmigungsprozess, der steuert, wie Dokumente geprüft, genehmigt und freigegeben werden.

Die folgenden Seiten beschreiben jeden Teil im Detail. Wenn Sie das System einrichten, beginnen Sie bei den QMS-Vorlagen und bereiten Sie Ihre Standarddateien vor, und fahren Sie dann mit den Dokumentfreigaben fort, um zu verstehen, wie Dokumente validiert werden.