QMS-Eingangsdokumente
QMS-Eingangsdokumente sind nicht gelenkte Dokumente, die nicht zum QMS selbst gehören. Sie dienen als Ausgangs- oder Quellenmaterial für die Erstellung gelenkter Dokumente, beispielsweise als Lieferantenspezifikationen, Referenzdaten oder Quelldateien.
Werden sie im System gespeichert, können sie mit den gelenkten Dokumenten verknüpft werden, für die sie als Grundlage dienen. Dabei durchlaufen sie selbst nicht den gelenkten Lebenszyklus mit Prüfung und Freigabe.
Die Liste All QMS Inputs zeigt jedes Eingangsdokument mit folgenden Angaben: Name, File Link über Open File, Modified By und Modified On. Über New legen Sie ein neues Eingangsdokument an. Mit Upload Documents können Sie in der Listenansicht mehrere Dateien gleichzeitig hochladen.
Der Datensatz eines QMS-Eingangsdokuments enthält folgende Bereiche und Angaben:
Name (Pflichtfeld) und Description (optional).
Document Input File
Hier wird die Datei gespeichert. Über + New können Sie eine neue Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Datei erstellen. Alternativ können Sie eine vorhandene Datei hochladen. Für jede Datei werden Name, Path und Modified angezeigt.
Input Document For
Hier werden die gelenkten Dokumente angezeigt, mit denen das Eingangsdokument verknüpft ist. Die Informationen sind auf zwei Listen verteilt: Master Documents mit Prefix, QMS Category und Master Document sowie Documents mit Prefix, QMS Category und Document Version.
Verwenden Sie bei einem gespeicherten Datensatz + New in der Liste Document Input File, um eine Datei im gewünschten Format zu erstellen.
Sobald Sie eine Datei hinzugefügt und das Eingangsdokument verknüpft haben, werden unter Input Document For die Dokumente angezeigt, in denen es verwendet wird.
QMS-Eingangsdokument anlegen
Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Documents den Eintrag QMS Inputs und anschließend New.
Geben Sie unter Name die Bezeichnung des Dokuments und bei Bedarf unter Description eine Beschreibung ein.
Fügen Sie unter Document Input File eine Datei hinzu. Erstellen Sie über + New eine Word-, Excel-, PowerPoint- oder OneNote-Datei oder laden Sie eine vorhandene Datei hoch.
Wählen Sie Save oder Save & Close.
QMS-Eingangsdokument mit einem Dokument verknüpfen
Die Verknüpfung wird vom gelenkten Dokument aus hergestellt. Auf der Registerkarte General eines Stammdokuments werden die verknüpften Eingangsdokumente in der Liste QMS Inputs angezeigt. Im Menü der Liste steht die Aktion Add Existing QMS Input zur Verfügung.
Wenn Sie diese Aktion wählen, wird das Panel Lookup Records geöffnet. Dort können Sie das zu verknüpfende Eingangsdokument suchen und auswählen.
Nach der Verknüpfung wird das Eingangsdokument in der Liste QMS Inputs angezeigt. Über Open File können Sie die zugehörige Datei öffnen.
Verknüpfung vornehmen
Öffnen Sie das Stammdokument und suchen Sie auf der Registerkarte General die Liste QMS Inputs.
Öffnen Sie das Menü der Liste und wählen Sie Add Existing QMS Input.
Suchen Sie unter Lookup Records nach dem Eingangsdokument, wählen Sie es aus und wählen Sie anschließend Add.
Das Eingangsdokument wird in der Liste QMS Inputs angezeigt. Über Open File können Sie die Datei öffnen.
