Aufzeichnungsgenehmigungen
Jede Freigabe einer Aufzeichnung hinterlässt einen Prüfpfad. Dieser wird unter Records Approvals dokumentiert. Die Seite enthält den Genehmigungsverlauf des Moduls QMS Records: eine schreibgeschützte Liste der geprüften und genehmigten Aufzeichnungen. Sie zeigt, wer die jeweilige Freigabe angefordert hat, wer die Aufzeichnung geprüft hat, wer sie genehmigt hat und an welchem Datum die einzelnen Schritte erfolgt sind.
Einträge können hier nicht manuell angelegt werden. Das ist beabsichtigt: Eine Genehmigung ist kein Eintrag, den ein Benutzer selbst verfasst. Sie wird vom System erfasst, nachdem die jeweils erforderlichen Prüfungs- und Signaturschritte abgeschlossen wurden. Diese Trennung macht den Verlauf zu einem belastbaren Nachweis, anhand dessen ein Auditor nachvollziehen kann, wer eine bestimmte Aufzeichnung wann genehmigt hat. Damit liefert die Seite genau den dokumentierten Nachweis, den ein Qualitätssystem bei Bedarf vorlegen muss.
Records Approvals befindet sich in der linken Navigation unter Administration und nicht neben Categories und Records. Die Seite gehört nicht zur täglichen Ablage, sondern dient der übergeordneten Kontrolle des Moduls. Jeder Eintrag verweist auf die Aufzeichnung, deren Freigabe er dokumentiert.
Die Genehmigungsliste
Die Seite wird in der Ansicht QMS Records Approvals geöffnet. Die Ansicht ist auf aktive Einträge gefiltert; die Anzahl der Zeilen wird am unteren Rand angezeigt.
Jede Zeile steht für eine einzelne Freigabe. Die Spalten zeigen deren aktuellen Stand auf einen Blick.
Title
Der Titel der Freigabe.
Review Status
Die Phase der Prüfung: Review Pending, Reviewed oder Not Applicable.
Approval Status
Die Phase der Genehmigung, beispielsweise Approval Pending oder Approved.
Review Required
Yes oder No; der Wert gibt an, ob eine Prüfung erforderlich war.
QMS Record
Ein Link zur zugrunde liegenden Aufzeichnung, beispielsweise REC-00012, der den Genehmigungsverlauf mit der Aufzeichnung verknüpft.
Is Active
Gibt an, ob der Eintrag aktiv ist.
Requested By und Requested On
Die Person, die die Freigabe eingeleitet hat, sowie das Datum, an dem sie angefordert wurde.
Diese Spalten machen außerdem einen wichtigen Punkt deutlich: Nicht jede Aufzeichnung muss geprüft werden. Steht Review Required auf No, zeigt Review Status den Wert Not Applicable. Die Aufzeichnung erreicht dann allein durch die Genehmigung den Status Approved.
Die Genehmigung ist somit immer erforderlich, während eine Prüfung nur dann stattfindet, wenn sie für die Aufzeichnung vorgesehen ist.
Einen Eintrag öffnen
Durch Auswahl einer Zeile öffnen Sie den vollständigen Genehmigungseintrag. Er besitzt eine eigene Kennung, beispielsweise APPROVAL-2026-12-06-1000. Die Angaben sind in zwei Bereiche gegliedert, die den beiden Phasen einer Freigabe entsprechen.
Der linke Bereich Review Details enthält Review Status, Reviewed By, Reviewed On und Review Comments und dokumentiert damit die Prüfphase. Der rechte Bereich Approval Details enthält Approval Status, Approved By, Approved On und Approval Comments und dokumentiert die Genehmigungsphase.
Daneben werden die Felder der Freigabe selbst angezeigt, darunter Requested By, Requested On und Details. Da es sich um einen Prüfpfad handelt, sind die meisten dieser Felder gesperrt: Der Eintrag bildet die tatsächlich erfolgten Schritte ab und bleibt unverändert, anstatt nachträglich bearbeitet zu werden.
Zusammengenommen beantworten beide Bereiche die für ein Audit zentralen Fragen: War eine Prüfung erforderlich? Wer hat sie durchgeführt? Wer hat die Aufzeichnung genehmigt und wann fanden die einzelnen Schritte statt?
