Aufzeichnungsgenehmigungen

Jede Aufzeichnung, die die Freigabe durchläuft, hinterlässt eine Spur, und Records Approvals ist der Ort, an dem diese Spur aufbewahrt wird. Es handelt sich um die Genehmigungshistorie des Moduls QMS Records: eine schreibgeschützte Liste der Aufzeichnungen, die geprüft und genehmigt wurden, mit Angabe, wer die jeweilige Freigabe angefordert, wer sie geprüft, wer sie genehmigt hat und an welchem Datum.

Einträge können hier nicht manuell erstellt werden. Das ist so gewollt, denn eine Genehmigung ist nichts, was ein Benutzer schreibt; sie wird vom System erfasst, sobald eine tatsächliche Prüfung und Unterzeichnung stattgefunden hat. Diese Trennung ermöglicht es, dass die Historie als verlässlicher Nachweis dient, wenn ein Auditor bestätigen muss, wer eine bestimmte Aufzeichnung wann genehmigt hat. In diesem Sinne liefert die Seite den dokumentierten Nachweis, den ein Qualitätssystem auf Anfrage vorlegen können muss.

Records Approvals befindet sich in der linken Navigation unter Administration und nicht neben Categories und Records. Es ist nicht Teil der täglichen Ablage. Es ist die Überwachungsansicht für das Modul, und jeder Eintrag verweist zurück auf die Aufzeichnung, die er dokumentiert.

Die Genehmigungsliste

Die Seite öffnet sich als Ansicht QMS Records Approvals, gefiltert auf aktive Einträge, mit der Anzahl der Zeilen am unteren Rand.

Jede Zeile steht für eine einzelne Freigabe, und die Spalten zeigen ihren aktuellen Stand auf einen Blick.

• Title

  • Der Titel der Freigabe.

• Review Status

  • Die Phase der Prüfung: Review Pending, Reviewed oder Not Applicable.

• Approval Status

  • Die Phase der Genehmigung, etwa Approval Pending oder Approved.

• Review Required

  • Yes oder No, gibt an, ob eine Prüfung erforderlich war.

• QMS Record

  • Ein Link zur zugrunde liegenden Aufzeichnung, zum Beispiel REC-00012, der die Historie mit der Aufzeichnung selbst verbindet.

• Is Active

  • Ob der Eintrag aktiv ist.

• Requested By und Requested On

  • Die Person, die die Freigabe angestoßen hat, und das Datum der Anforderung.

Diese Spalten machen außerdem einen wichtigen Punkt deutlich: Eine Prüfung ist nicht für jede Aufzeichnung erforderlich. Wenn Review Required auf No steht, zeigt der Review Status den Wert Not Applicable, und die Aufzeichnung erreicht den Status Approved allein durch die Genehmigung.

Die Genehmigung ist somit der Schritt, der immer gilt, während die Prüfung nur dann gilt, wenn eine Aufzeichnung sie erfordert.

Einen Eintrag öffnen

Durch Auswählen einer Zeile öffnet sich die vollständige Genehmigung, gekennzeichnet durch ihre eigene Referenz wie APPROVAL-2026-12-06-1000. Die Details sind in zwei Hälften angeordnet, die den beiden Phasen einer Freigabe entsprechen.

Links enthält Review Details den Review Status, Reviewed By, Reviewed On und Review Comments und hält damit die Prüfungsphase fest. Rechts enthält Approval Details den Approval Status, Approved By, Approved On und Approval Comments und hält damit die Genehmigungsphase fest.

Daneben befinden sich die zur Freigabe gehörenden Felder, darunter Requested By, Requested On und Details. Die meisten dieser Felder sind gesperrt, was für eine Audithistorie angemessen ist: Der Eintrag spiegelt wider, was geschehen ist, und bleibt so erhalten, wie er war, anstatt nachträglich bearbeitet zu werden.

Zusammen beantworten die beiden Hälften die für ein Audit zentralen Fragen: ob eine Prüfung erforderlich war, wer sie durchgeführt hat, wer die Aufzeichnung genehmigt hat und wann jeder Schritt stattgefunden hat.