Zugriffsverwaltung
In der Zugriffsverwaltung legen Sie fest, wer welche Aufgabe für ein Dokument übernimmt: wer es verfasst, wer es prüft, wer es genehmigt und wer nach der Freigabe eine Schulung dazu absolvieren muss. Da diese Zuständigkeiten zentral festgelegt werden, kann das System die Arbeit automatisch an die zuständigen Personen weiterleiten. So muss nicht bei jedem Bearbeitungsschritt erneut entschieden werden, wer das Dokument erhalten oder signieren soll.
Die Zugriffsberechtigungen werden am Stammdokument auf dessen Registerkarte Access Management festgelegt und gelten für alle darunter angelegten Dokumentenversionen. Da hier auch Prüfer, Genehmiger und Zielgruppe festgelegt werden, steuern diese Zuweisungen unmittelbar den Freigabeprozess und die anschließende Schulung.
Die Registerkarte zeigt die Zuweisungen in zwei Tabellen:
Individual User Access
Zuweisungen zu einer namentlich benannten Person. Die Spalten lauten Document Role und User.Role-Based Access
Zuweisungen zu einer Rolle. Alle Benutzer mit dieser Rolle erhalten dieselben Zugriffsberechtigungen. Die Spalten lauten Document Role und Role.
Für den rollenbasierten Zugriff werden die in Ihrer Organisation angelegten Rollen verwendet. Sie können die benötigten Rollen selbst anlegen und ihnen jeweils eine Dokumentrolle zuweisen. Dadurch entsprechen die Zugriffsberechtigungen der tatsächlichen Struktur Ihrer Teams und nicht einer fest vorgegebenen Rollenliste.
Dokumentrollen
Jede Zuweisung verknüpft eine von sechs Dokumentrollen mit einem Benutzer oder einer Rolle:
Authors
Erstellen und pflegen das Dokument und leiten dessen Freigabe ein.Reviewers
Prüfen den Inhalt vor der Genehmigung, sofern eine Prüfung erforderlich ist.Approvers
Genehmigen das Dokument formell.Target Audience
Umfasst die Personen, die das Dokument nach der Freigabe lesen und eine gegebenenfalls erforderliche Schulung abschließen müssen.Template Reviewer
Prüft Vorlagen statt anderer Dokumente. Diese Dokumentrolle wird bei Stammdokumenten des Typs Template verwendet (siehe Vorlageneinstellungen).Template Approver
Genehmigt Vorlagen statt anderer Dokumente. Diese Dokumentrolle wird bei Stammdokumenten des Typs Template verwendet (siehe Vorlageneinstellungen).
Zuweisung hinzufügen
Zuweisungen werden in beiden Tabellen auf dieselbe Weise hinzugefügt. Ob eine Zuweisung unter Individual User Access oder Role-Based Access erscheint, hängt vom ausgewählten Typ ab.
Öffnen Sie in einer der beiden Tabellen über die drei Punkte (...) oben rechts das Menü für weitere Befehle und wählen Sie New Document Assignment.
Legen Sie im Formular New Document Assignment die gewünschte Document Role fest.
Setzen Sie Type auf User, um eine bestimmte Person zuzuweisen, oder auf Role, um eine Rolle zuzuweisen.
Wählen Sie in der eingeblendeten Suche unter Look for User die gewünschte Person oder unter Look for Role die gewünschte Rolle aus.
Wählen Sie Save oder Save & Close. Die Zuweisung wird als eigener Datensatz des Typs Document Assignment gespeichert und in der entsprechenden Tabelle angezeigt.
Die Notwendigkeit einer Prüfung oder Genehmigung ergibt sich aus den Zuweisungen und nicht aus einer separaten Einstellung. Ist kein Prüfer zugewiesen, ist keine Prüfung erforderlich. Ist kein Genehmiger zugewiesen, ist keine Genehmigung erforderlich. Ein separates Feld Review Required ist am Stammdokument nicht vorhanden. Dieselben Zuweisungen regeln den Zugriff sowohl auf Dokumentenversionen als auch auf QMS-Datensätze.
