Variablen

Zuletzt aktualisiert:3. August 2026

Mit einer Variablen können Sie denselben Wert in mehreren Dokumenten verwenden und zentral aktualisieren.

Ein Variablendatensatz enthält einen Variable Name, einen Variable Type (beispielsweise QMS oder TechDoc) und einen Variable Value. Variablen werden im webbasierten Content Manager angelegt und bearbeitet. Wählen Sie Add, um das Formular New Variable zu öffnen, oder das Stiftsymbol, um eine vorhandene Variable zu bearbeiten.

Formular New Variable mit den Feldern Variable Name, Variable Type und Variable Value. — Abbildung 1: Formular New Variable

Wählen Sie nach der Eingabe der Angaben Save. Der Datensatz bleibt dadurch geöffnet, während Save & Close ihn schließt. Anschließend können Sie die Variable mit ihren QMS Categories oder TechDoc Categories verknüpfen.

Durch die Kategorisierung lässt sich die Variable später leichter finden. Beim Einfügen können Sie die Liste Filter by Categories / Projects verwenden, um die Variablen nach Kategorie zu filtern.

Auf der Registerkarte Insert Variables in Word werden die verfügbaren Variablen angezeigt. Sie können die Liste über das Suchfeld sowie nach Typ oder Kategorie filtern. Wenn Sie eine Variable auswählen, werden ihr aktueller Wert und die Aktion Insert Into Document angezeigt. Mit dieser Aktion wird die Variable an der Cursorposition als gekennzeichnetes Feld eingefügt.

Die Registerkarte Insert Variables des Panels Content Manager in Word, die die verfügbaren Variablen mit dem aktuellen Wert der ausgewählten Variable und einer Aktion Insert Into Document auflistet. — Abbildung 2: Einfügen einer Variable über das Panel Content Manager

Um einen Variablenwert in allen Dokumenten zu ändern, in denen er verwendet wird, aktualisieren Sie ihn zentral. Wählen Sie dazu im webbasierten Content Manager die Variable aus, bearbeiten Sie den Value und wählen Sie Save.

Bearbeiten eines Variablenwerts im webbasierten Content Manager. — Abbildung 3: Aktualisieren eines Variablenwerts

Anschließend werden die Dokumente, in denen die Variable verwendet wird, mit ihrem Status und dem Indikator Content Match angezeigt. Der Indikator zeigt entweder Match oder Does not match an. Um den neuen Wert in Dokumente zu übernehmen, deren Inhalt noch nicht übereinstimmt, wählen Sie für jedes betroffene Dokument Overwrite und bestätigen Sie anschließend erneut mit Overwrite.

Die Dokumente, die eine Variable verwenden, mit ihrem Status und einem Indikator Content Match mit dem Wert Match oder Does not match, jeweils mit einer Aktion Overwrite zum Übernehmen des aktualisierten Werts. — Abbildung 4: Synchronisierung von Variablen

Variable anlegen und einfügen

Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Documents den Eintrag Content Manager und anschließend Add.
Geben Sie den Variable Name und den Variable Value ein und wählen Sie den Variable Type aus.
Wählen Sie Save. Der Datensatz bleibt geöffnet, sodass Sie die Variable anschließend mit ihren QMS Categories oder TechDoc Categories verknüpfen können.
Öffnen Sie in Word das Panel Content Manager und wählen Sie die Registerkarte Insert Variables.
Suchen Sie nach der Variable und wählen Sie Insert Into Document, um sie an der Cursorposition einzufügen.

Variable überall aktualisieren

Wählen Sie die Variable im webbasierten Content Manager aus.
Bearbeiten Sie den Value und wählen Sie Save.
Wählen Sie in der Dokumentliste bei jedem zu aktualisierenden Dokument Overwrite und bestätigen Sie anschließend erneut mit Overwrite.

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