Variablen
Eine Variable ermöglicht es, einen einzelnen Wert über mehrere Dokumente hinweg wiederzuverwenden und an einer Stelle zu aktualisieren.
Ein Variablendatensatz hat einen Variable Name, einen Variable Type (zum Beispiel QMS oder TechDoc) und einen Variable Value. Variablen werden im Web-Content Manager erstellt und bearbeitet: Wählen Sie Add, um das Formular New Variable zu öffnen, oder das Stiftsymbol, um eine bestehende zu bearbeiten.
In Word listet die Registerkarte Insert Variables die verfügbaren Variablen auf, die nach Suche, Typ oder Kategorie eingegrenzt werden können. Die Auswahl einer Variable zeigt ihren aktuellen Wert und eine Aktion Insert Into Document, die sie an der Cursorposition als gekennzeichnetes Feld einfügt.
Um einen Wert überall dort zu ändern, wo er verwendet wird, bearbeiten Sie ihn zentral. Wählen Sie im Web-Content Manager die Variable, aktualisieren Sie ihren Value und wählen Sie Save.
Die Dokumente, die die Variable verwenden, werden dann mit ihrem Status und einem Indikator Content Match (Match oder Does not match) aufgelistet. Um den neuen Wert in die veralteten Dokumente zu übertragen, wählen Sie für jedes Overwrite und dann Overwrite.
So erstellen und fügen Sie eine Variable ein
Wählen Sie in der linken Navigation unter QMS Documents die Option Content Manager und dann Add.
Geben Sie den Variable Name ein, legen Sie den Variable Type fest und geben Sie den Variable Value ein.
Wählen Sie Save (oder Save & Close).
Öffnen Sie in Word das Bedienfeld Content Manager und wählen Sie die Registerkarte Insert Variables.
Suchen Sie die Variable und wählen Sie dann Insert Into Document, um sie an der Cursorposition einzufügen.
So aktualisieren Sie eine Variable überall
Wählen Sie im Web-Content Manager die Variable.
Bearbeiten Sie ihren Value und wählen Sie Save.
Wählen Sie in der Dokumentliste für die zu aktualisierenden Dokumente Overwrite und dann Overwrite.
