QMS-Vorlagen

QMS-Vorlagen sind wiederverwendbare Ausgangsdateien, auf deren Grundlage neue Dokumentenversionen erstellt werden. Die Vorlagen Empty Word, Empty Excel und SOP Template werden in diesem Bereich definiert.

Durch ihre zentrale Pflege können Autoren stets auf eine konsistente, gelenkte Grundlage zurückgreifen, statt jedes Dokument mit einer leeren Datei zu beginnen. So bleiben Dokumente des gleichen Typs einheitlich, und wiederkehrende Textbausteine müssen nicht jedes Mal manuell neu erstellt werden. Die QMS-Vorlagen stehen beim Erstellen einer Version aus einer Vorlage zur Auswahl (siehe Version erstellen).

• Die Liste enthält für jede Vorlage: 

  • Name, File Type (Word oder Excel);

  • Template File als angehängte Datei;

  • Is Empty (Yes/No);

  • Created On

• Ein Vorlagendatensatz enthält: 

  • Name

  • Einen Template Type (Word oder Excel)

  • Eine Template File und

  • Is Empty (Yes/No)

• Wichtig:

  • Die Datei kann erst hochgeladen werden, nachdem der Datensatz gespeichert wurde. Bei einer neuen Vorlage zeigt das Feld die Meldung „This record hasn't been created yet. To enable file upload, create this record.“ an. 

    Nach dem Speichern erscheint die Schaltfläche Choose File. Eine hochgeladene Datei wird anschließend mit der Option Delete angezeigt. Über diese Option können Sie die Datei entfernen und anschließend bei Bedarf ersetzen. Wird der Upload vor dem Speichern versucht, kann daher der Eindruck entstehen, dass die Funktion nicht verfügbar ist. 

QMS-Vorlage anlegen 

1. Wählen Sie in der linken Navigation unter Administration den Eintrag QMS Templates und anschließend New. 

2. Tragen Sie unter Name den Namen der Vorlage ein. 

3. Legen Sie den Template Type (Word oder Excel) und Is Empty (Yes/No) fest. 

4. Wählen Sie Save. Dadurch wird der Datensatz angelegt und der Datei-Upload freigeschaltet. 

5. Wählen Sie bei Template File die Option Choose File und laden Sie die Vorlagendatei hoch. 

6. Wählen Sie Save oder Save & Close.