Freigabe starten
Eine Freigabe wird vom Autor auf der gespeicherten Dokumentenversion gestartet. Die folgenden Schritte führen von der Einrichtung im Abschnitt Document Information bis zur elektronischen Signatur, mit der die Freigabe eingeleitet wird.
Öffnen Sie die gespeicherte Dokumentenversion und wählen Sie Document Release. Der Document Release Process wird geöffnet. Der Abschnitt Authoring hat den Status In Progress, alle übrigen Phasen den Status Not Started. Solange kein Genehmiger festgelegt ist, zeigt das Banner „Define Approver in Document Information to initiate release“ an.
Erweitern Sie Document Information. Unter Access Management werden die vom QMS-Dokument übernommenen Authors, Reviewers, Approvers und die Target Audience angezeigt.
Legen Sie unter Approval Mode fest, ob Any Approver can approve oder Each Approver must approve gelten soll. Ist eine Prüfung erforderlich, legen Sie unter Review Mode außerdem Any Reviewer can review oder Every Reviewer must review fest.
Wählen Sie unter Approvers mindestens einen Genehmiger aus. Ist eine Prüfung erforderlich, wählen Sie zusätzlich mindestens einen Prüfer aus. Andernfalls weist ein Hinweis darauf hin, dass keine Prüfung erforderlich ist; Prüfer können dennoch hinzugefügt werden.
Sobald mindestens ein Genehmiger festgelegt ist, zeigt das Banner „Ready to initiate release“ an. Wählen Sie Start Release.
Das Starten einer Freigabe gilt als elektronische Signatur. Bestätigen Sie daher die Erklärung „I, [name], initiate release of document version [name]. I understand I am accountable for this electronic signature and have not shared my credentials.“ Geben Sie anschließend Ihre Signature PIN ein und wählen Sie Start Release.
Das System bestätigt den Start mit „Document release initiated.“ Der Document Status wechselt zu Release Initiated, und das Banner zeigt „Waiting for any approval“ an. Anschließend stehen die Aktionen Cancel Release, Reject und Approve zur Verfügung. Ist eine Prüfung erforderlich, benachrichtigt das System den Prüfer; andernfalls den Genehmiger.
Der Abschnitt Authoring hat während der Einrichtung den Status In Progress. Nach dem Start der Freigabe wechselt er zu Completed.
