Stammdokument einrichten

Ein Stammdokument ist die gelenkte Identität eines Dokuments. Es enthält alle Angaben, die für sämtliche Versionen gelten: Bezeichnung, Typ, die aus der Kategorie abgeleitete Nummer und die Zugriffsberechtigungen. Dadurch müssen diese Angaben nicht für jede Datei erneut festgelegt werden. Die einzelnen Dateien sind dem Stammdokument als Versionen untergeordnet (siehe Versionsübersicht).

Sie können ein Stammdokument entweder über New in der Liste Master Documents oder direkt aus einer Kategorie heraus anlegen (siehe Kategorien). Der Datensatz wird auf der Registerkarte General geöffnet. Dort sind die Metadaten unter Master Document und die internen Felder unter Internal Fields zusammengefasst: 

• Name
  Dieses Feld enthält die Bezeichnung des Dokuments, die für alle Versionen gilt. 

• QMS Category
  Dieses Feld gibt an, welcher Kategorie das Dokument zugeordnet ist. 

• QMS Type
  Als Typ stehen SOP, Work Instruction und Template zur Auswahl. Wenn Sie den Typ Template auswählen, wird die Registerkarte Template Settings aktiviert. Dort legen Sie fest, wo die aus der Vorlage erstellten Datensätze gespeichert werden und wie deren Prüfung und Genehmigung ablaufen (siehe Vorlageneinstellungen).

• Prefix
  Das Präfix wird automatisch nach dem Schema Kategorienummer, Sequenz und Typ erzeugt, beispielsweise 21-01-SOP. Es kann geändert werden. 

• Criticality Index
  Low, Medium oder High. Die Kritikalität bestimmt das Intervall für die regelmäßige Überprüfung. Bei der Freigabe berechnet das System daraus automatisch das Next Review Date (siehe Freigabe planen).

• Assignee
  Standardmäßig sind Sie selbst eingetragen. Das Feld befindet sich unter Internal Fields, zusammen mit dem optionalen Feld Working Status. 

• Notes
  Hier können Sie Freitext eingeben. 

Die Pflichtfelder Name, QMS Category, QMS Type, Prefix und Assignee sind mit einem Sternchen gekennzeichnet. 

Ob eine Prüfung oder eine Genehmigung erforderlich ist, wird hier nicht festgelegt. Maßgeblich sind die Prüfer und Genehmiger, die auf der Registerkarte Access Management zugewiesen sind (siehe 2.2.3). Ist kein Prüfer zugewiesen, ist keine Prüfung erforderlich. Ist kein Genehmiger zugewiesen, ist keine Genehmigung erforderlich. 

Neben der Registerkarte General stehen in einem geöffneten Stammdokument die Registerkarten Document Versions, Access Management und Referenced By sowie das Menü Related zur Verfügung. 

Beim Anlegen bietet das System die Möglichkeit, im Dialog Initial Version Creation sofort die erste Dokumentenversion zu erstellen. Als Ausgangsdatei können Sie beispielsweise Empty Word, Empty Excel oder eine der konfigurierten Vorlagen wie SOP Template (Word) auswählen. Diese Vorlagen werden unter QMS-Vorlagen definiert.

Wählen Sie anschließend Create Document Version. Um diesen Schritt zu überspringen, wählen Sie Close. Informationen zum Erstellen und Freigeben von Dokumentenversionen finden Sie unter Version erstellen.