Stammdokument einrichten

Ein Stammdokument kann aus der Liste Master Documents (New) oder aus einer Kategorie heraus erstellt werden (siehe Kategorien). Der Datensatz öffnet sich auf der Registerkarte General, wobei seine Felder in die Metadaten Master Document und Internal Fields gruppiert sind:

• Name
  Der Name des Dokuments, von allen Versionen gemeinsam genutzt.

• QMS Category
  Die Kategorie, zu der es gehört.

• QMS Type
  SOP, Work Instruction oder Template.

• Prefix
  Wird automatisch nach dem Schema Kategorienummer, Sequenz und Typ generiert (zum Beispiel 21-01-SOP). Änderbar.

• Review Required
  Ein Schalter. Wenn aktiviert, umfasst der Genehmigungsprozess einen Überprüfungsschritt.

• Criticality Index
  Wie oft das Dokument überprüft werden sollte.

• Assignee
  Standardmäßig Sie. Wird unter Internal Fields zusammen mit dem optionalen Working Status geführt.

• Notes
  Freitext.

Die Pflichtfelder (Name, QMS Category, QMS Type, Prefix, Review Required und Assignee) sind mit einem Sternchen markiert. Neben der Registerkarte General enthält ein geöffnetes Stammdokument auch die Registerkarten Document Versions, Access Management und Referenced By sowie ein Menü Related.

Bei der Erstellung bietet das System an, die erste Version des Dokuments sofort zu erstellen, im Dialog Initial Version Creation. Wählen Sie eine Ausgangsdatei, etwa Empty Word, Empty Excel oder eine der konfigurierten Vorlagen (zum Beispiel SOP Template (Word), definiert unter QMS-Vorlagen).

Wählen Sie dann Create Document Version; wählen Sie Close, um diesen Schritt zu überspringen. Versionen werden in Version erstellen und Version freigeben behandelt.