Referenzen
Eine Referenz ist eine Verknüpfung von einem Dokument zu einem anderen QMS-Dokument. Ein Dokument kann viele andere referenzieren.
In Word listet die Registerkarte Insert References die QMS-Dokumente (mit ihrem Typ) auf, jeweils mit einer Aktion Insert Reference.
Die Auswahl von Insert Reference fügt die Referenz an der Cursorposition ein und wendet automatisch das richtige Präfix und den richtigen Namen an (angezeigt als Kennzeichnung REF::).
Die Registerkarte References listet die bereits im Dokument vorhandenen Referenzen auf, jeweils mit der Anzahl der Vorkommen und einer Aktion Delete, daneben eine Option Refresh list.
Anstatt die Referenzliste am Ende eines Dokuments von Hand zusammenzustellen, können Sie eine automatisch einfügen: Das System fügt eine vollständige, generierte Liste aller Referenzen im Dokument ein, was die Konformität unterstützt.
Die Web-Ansicht References unterstützt die Integrität der Referenzen. Sie listet Referenced Documents und Referencing Documents mit ihrem Status auf und gibt an, ob jede Referenz Match oder Does not match ist.
Nichtübereinstimmungen können ausgewählt und mit Correct selected References korrigiert werden, außer bei genehmigten oder gültigen Dokumenten, die nicht geändert werden können.
So fügen Sie eine Referenz ein
Öffnen Sie in Word das Bedienfeld Content Manager und wählen Sie die Registerkarte Insert References.
Suchen Sie das zu referenzierende Dokument und wählen Sie Insert Reference; Präfix und Name werden automatisch angewendet.
Verwalten Sie bestehende Referenzen auf der Registerkarte References und entfernen Sie nicht mehr benötigte mit Delete.
So generieren Sie die Referenzliste
Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Liste erscheinen soll (in der Regel am Ende des Dokuments).
Wählen Sie auf der Registerkarte References die Option Insert reference.
Das System fügt eine vollständige, automatisch generierte Liste aller Referenzen im Dokument ein.
