Eine Referenz ist ein Verweis von einem Dokument auf ein anderes QMS-Dokument. Ein Dokument kann auf mehrere andere Dokumente verweisen. 

Auf der Registerkarte Insert References in Word werden die QMS-Dokumente mit ihrem jeweiligen Typ angezeigt. Für jedes Dokument steht die Aktion Insert Reference zur Verfügung. 

Wenn Sie Insert Reference wählen, wird der Verweis an der Cursorposition eingefügt. Das System übernimmt automatisch das richtige Präfix und die Bezeichnung und kennzeichnet den Verweis mit REF::. 

Auf der Registerkarte References werden alle bereits im Dokument enthaltenen Referenzen mit der Anzahl ihrer Vorkommen aufgeführt. Über Delete können Sie einzelne Referenzen entfernen; mit Refresh list aktualisieren Sie die Liste. 

Eine Referenzliste am Ende des Dokuments muss nicht manuell zusammengestellt werden. Das System kann automatisch eine vollständige Liste aller im Dokument verwendeten Referenzen einfügen und unterstützt damit die Konformität. 

Die Webansicht References unterstützt die Integrität der Verknüpfungen. Sie zeigt Referenced Documents und Referencing Documents mit ihrem Status sowie dem Ergebnis Match oder Does not match. 

Nicht übereinstimmende Referenzen können markiert und über Correct selected References korrigiert werden. Davon ausgenommen sind Dokumente mit dem Status Approved oder Effective, da sie nicht geändert werden können. 

Referenz einfügen 

1. Öffnen Sie in Word das Panel Content Manager und wählen Sie die Registerkarte Insert References. 

2. Suchen Sie das Dokument, auf das Sie verweisen möchten, und wählen Sie Insert Reference. Präfix und Bezeichnung werden automatisch übernommen. 

3. Vorhandene Referenzen verwalten Sie auf der Registerkarte References. Nicht mehr benötigte Referenzen entfernen Sie über Delete. 

Referenzliste erzeugen 

1. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Referenzliste erscheinen soll, üblicherweise an das Ende des Dokuments. 

2. Wählen Sie auf der Registerkarte References die Aktion Insert reference. 

3. Das System fügt eine vollständige, automatisch erzeugte Liste aller Referenzen des Dokuments ein. 

Eine Referenz ist eine Verknüpfung von einem Dokument zu einem anderen QMS-Dokument. Ein Dokument kann viele andere referenzieren.

In Word listet die Registerkarte Insert References die QMS-Dokumente (mit ihrem Typ) auf, jeweils mit einer Aktion Insert Reference.

Die Auswahl von Insert Reference fügt die Referenz an der Cursorposition ein und wendet automatisch das richtige Präfix und den richtigen Namen an (angezeigt als Kennzeichnung REF::).

Die Registerkarte References listet die bereits im Dokument vorhandenen Referenzen auf, jeweils mit der Anzahl der Vorkommen und einer Aktion Delete, daneben eine Option Refresh list.

Anstatt die Referenzliste am Ende eines Dokuments von Hand zusammenzustellen, können Sie eine automatisch einfügen: Das System fügt eine vollständige, generierte Liste aller Referenzen im Dokument ein, was die Konformität unterstützt.

Die Web-Ansicht References unterstützt die Integrität der Referenzen. Sie listet Referenced Documents und Referencing Documents mit ihrem Status auf und gibt an, ob jede Referenz Match oder Does not match ist.

Nichtübereinstimmungen können ausgewählt und mit Correct selected References korrigiert werden, außer bei genehmigten oder gültigen Dokumenten, die nicht geändert werden können.

So fügen Sie eine Referenz ein

1. Öffnen Sie in Word das Bedienfeld Content Manager und wählen Sie die Registerkarte Insert References.

2. Suchen Sie das zu referenzierende Dokument und wählen Sie Insert Reference; Präfix und Name werden automatisch angewendet.

3. Verwalten Sie bestehende Referenzen auf der Registerkarte References und entfernen Sie nicht mehr benötigte mit Delete.

So generieren Sie die Referenzliste

1. Positionieren Sie den Cursor an der Stelle, an der die Liste erscheinen soll (in der Regel am Ende des Dokuments).

2. Wählen Sie auf der Registerkarte References die Option Insert reference.

3. Das System fügt eine vollständige, automatisch generierte Liste aller Referenzen im Dokument ein.