eQMS-Einstellungen: Arbeitsstatus & Konfiguration
Die Einstellungen umfassen ergänzende Konfigurationsoptionen, mit denen Sie eQMS an die Arbeitsweise Ihrer Organisation anpassen können: Arbeitsstatus, die Sie auf Dokumente anwenden können, und interne Metadatenfelder, die in Ihren Datensätzen angezeigt werden.
Diese Optionen ändern die grundlegende Funktionsweise des Systems nicht. Sie ermöglichen Ihnen jedoch, Ihre Dokumente mit den Begriffen Ihrer Organisation zu beschreiben: mit den Arbeitsstatus, die Ihr Team im Arbeitsalltag verwendet, und mit den zusätzlichen Angaben, die Sie neben den Standardfeldern erfassen möchten.
Verwendung
In den Einstellungen passen Sie die Begriffe und Metadaten des Systems an, ohne dessen gelenktes Verhalten zu beeinflussen. In diesem Bereich können Sie:
Arbeitsstatus anlegen, die den aktuellen Arbeitsstand eines Dokuments anzeigen und jeweils eine eigene Farbe besitzen;
interne Felder definieren, die auf Stammdokumenten und Dokumentenversionen erfasst werden.
Zusammen ermöglichen diese Optionen dem System, die Begriffe Ihrer Organisation und die von Ihnen benötigten Angaben abzubilden.
Aufbau
Die Einstellungen bestehen aus zwei Teilen:
Working Statuses
Die von Benutzern gesteuerten Status mit einer Bezeichnung und einer Farbe. Sie können auf Dokumenten gesetzt werden, um deren aktuellen Arbeitsstand unabhängig vom systemgesteuerten Dokumentstatus darzustellen.
Internal Fields
Die konfigurierbaren Metadatenfelder der Typen Auswahlliste, Ja/Nein und Text. Sie werden in den Abschnitten Internal Fields von Stammdokumenten und Dokumentenversionen angezeigt.
Die folgenden Seiten beschreiben beide Teile im Einzelnen. Wenn Sie das System konfigurieren, beginnen Sie mit Working Statuses, um die von Ihrem Team verwendeten Status einzurichten. Wechseln Sie anschließend zu Internal Fields, um die benötigten Metadaten festzulegen.
