eQMS-Einstellungen: Arbeitsstatus & Konfiguration

Die Einstellungen enthalten die kleineren Konfigurationsoptionen, die das eQMS an die Arbeitsweise Ihrer Organisation anpassen: die Arbeitsstatus, die Sie auf Dokumente anwenden können, und die internen Metadatenfelder, die auf Ihren Datensätzen angezeigt werden.

Diese Optionen ändern nicht, was das System tut, aber sie ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente in Ihren eigenen Worten zu beschreiben: die Arbeitsstatus, die Ihr Team täglich verwendet, und die zusätzlichen Informationen, die Sie neben den Standardfeldern erfassen möchten.

Wozu sie dienen

Mit den Einstellungen können Sie Vokabular und Metadaten des Systems anpassen, ohne sein gelenktes Verhalten zu beeinflussen. Sie können:

• Arbeitsstatus erstellen, mit denen der Arbeitszustand eines Dokuments gekennzeichnet wird, jeweils mit eigener Farbe.

• Interne Felder definieren, die auf Stammdokumenten und Dokumentversionen erfasst werden.

Zusammen ermöglichen diese Elemente, dass das System die Terminologie Ihrer Organisation und die Informationen widerspiegelt, die Sie festhalten müssen.

Wie sie aufgebaut sind

Die Einstellungen bestehen aus zwei Teilen:

• Arbeitsstatus
  Benutzergesteuerte Status (jeweils mit Name und Farbe), die auf Dokumente gesetzt werden können, um ihren Arbeitszustand zu kennzeichnen, getrennt vom systemgesteuerten Dokumentstatus.

• Interne Felder
  Konfigurierbare Metadatenfelder, vom Typ Dropdown, Ja/Nein oder Text, die in den Abschnitten Internal Fields von Stammdokumenten und Versionen angezeigt werden.

Die folgenden Seiten beschreiben jeden Teil im Detail. Wenn Sie das System einrichten, beginnen Sie bei den Arbeitsstatus und richten Sie die Status ein, die Ihr Team verwendet, und fahren Sie dann mit den internen Feldern fort, um die Metadaten zu definieren, die Sie erfassen.