Benutzer & Rollen: Zugriff und Berechtigungen im eQMS

Benutzer und Rollen ist der Ort, an dem die Personen verwaltet werden, die unter dem Qualitätsmanagementsystem arbeiten, und die Rollen, die bestimmen, was jeder von ihnen sehen und tun kann.

Rollen sind das Herzstück der Funktionsweise des eQMS. Anstatt den Zugriff auf Dokumente Person für Person zu vergeben, weisen Sie Personen Rollen zu, und diese Rollen tragen den Zugriff und die Verantwortlichkeiten. Dieselben Rollen werden im gesamten System verwendet: um Zugriff auf Dokumente zu gewähren, um als Autoren, Prüfer, Genehmiger oder Zielgruppe eines Dokuments aufzutreten und um zu bestimmen, wem eine Schulung zugewiesen wird.

Wozu sie dienen

Benutzer und Rollen bündeln die Mitglieder des Systems an einem Ort, sodass der Zugriff konsistent bleibt, wenn Personen hinzukommen, ihre Verantwortlichkeiten wechseln oder ausscheiden. Sie können:

• Die Konten der Personen verwalten, die unter dem Qualitätsmanagementsystem arbeiten.

• Rollen definieren und festlegen, worauf jede Rolle Zugriff hat.

• Rollen verwenden, um Zugriff auf Dokumente zu gewähren und zu bestimmen, wem eine bestimmte Aktion zufällt, etwa Erstellung, Prüfung oder Genehmigung.

• Die Rollen bereitstellen, auf denen Schulungszuweisung und Onboarding aufbauen.

Zusammen stellen diese Elemente sicher, dass die richtigen Personen den richtigen Zugriff haben und dass Verantwortlichkeiten nach Rolle und nicht nach Einzelperson zugewiesen werden.

Wie sie aufgebaut sind

Benutzer und Rollen bestehen aus zwei Teilen:

• Benutzer
  Die Konten der Personen im System und die Rollen, die jede von ihnen innehat.

• Rollen
  Die Rollen, die Zugriff und Verantwortlichkeiten bestimmen und auf Dokumente und Schulungen angewendet werden.

Die folgenden Seiten beschreiben jeden Teil im Detail. Wenn Sie das System einrichten, beginnen Sie bei den Rollen und legen Sie fest, wie der Zugriff strukturiert sein soll, und fahren Sie dann mit den Benutzern fort, denen Sie die Personen zuweisen.