Benutzer & Rollen: Zugriff und Berechtigungen im eQMS

Im Bereich Benutzer und Rollen verwalten Sie die Personen, die mit dem Qualitätsmanagementsystem arbeiten, sowie die Rollen, über die ihre Zugriffsberechtigungen und Aufgaben festgelegt werden. 

Rollen sind ein zentrales Element des eQMS. Anstatt den Dokumentzugriff für jede Person einzeln festzulegen, ordnen Sie Personen Rollen zu. Diese Rollen bündeln Zugriffsberechtigungen und Verantwortlichkeiten. Sie werden im gesamten System verwendet: Sie steuern den Dokumentzugriff, legen Autoren, Prüfer, Genehmiger und Zielgruppen fest und bestimmen, wem Schulungen zugewiesen werden. 

Verwendung 

Im Bereich Benutzer und Rollen wird zentral verwaltet, wer zum System gehört. Dadurch bleiben Zugriffsberechtigungen konsistent, wenn Personen hinzukommen, ihre Aufgaben wechseln oder ausscheiden. 

Sie können in diesem Bereich: 

• die Benutzerkonten der Personen pflegen, die mit dem Qualitätsmanagementsystem arbeiten; 

• Rollen definieren und festlegen, worauf die jeweilige Rolle zugreifen darf; 

• über Rollen den Dokumentzugriff gewähren und bestimmen, wer Aufgaben wie das Verfassen, Prüfen oder Genehmigen übernimmt; 

• Rollen bereitstellen, die für Schulungszuweisungen und Onboarding benötigt werden. 

Diese Funktionen sorgen dafür, dass die richtigen Personen über die erforderlichen Zugriffsberechtigungen verfügen und Verantwortlichkeiten Rollen statt einzelnen Personen zugewiesen werden. 

Aufbau

Der Bereich Benutzer und Rollen besteht aus zwei Teilen: 

• Users

  • Die Konten der im System erfassten Personen und die Rollen, denen sie zugeordnet sind.

• Roles

  • Die Rollen, über die Zugriffsberechtigungen und Verantwortlichkeiten für Dokumente und Schulungen festgelegt werden.

Die folgenden Seiten beschreiben beide Teile im Einzelnen. Wenn Sie das System einrichten, beginnen Sie mit Roles, um die Zugriffsstruktur festzulegen und den Rollen Benutzer zuzuordnen. Verwenden Sie anschließend Users, um die vorhandenen Benutzerkonten zu prüfen und zu pflegen.