Dokument erstellen und freigeben

Die folgende Anleitung verbindet die einzelnen Referenzabschnitte und führt anhand einer SOP durch den gesamten Ablauf: von der Erstellung bis zu einer gültigen Dokumentenversion, für die die Zielgruppe geschult wurde. Jeder Schritt verweist auf den Abschnitt, in dem der jeweilige Vorgang ausführlich beschrieben wird.

1. Prüfen, ob die Kategorie vorhanden ist
   Stellen Sie sicher, dass eine geeignete Kategorie vorhanden ist, beispielsweise Qualitätsmanagement, und legen Sie bei Bedarf eine neue an. (Siehe Kategorien)

2. Stammdokument anlegen
   Legen Sie innerhalb der Kategorie ein neues Stammdokument an. Geben Sie im Feld Name eine Bezeichnung ein, wählen Sie unter QMS Type den Wert SOP, bestätigen Sie den Prefix und legen Sie den Criticality Index fest. Dieser bestimmt das Intervall für die regelmäßige Überprüfung. Unter Access Management wird festgelegt, wer das Dokument erstellt, prüft und genehmigt und wer die zugehörige Schulung absolvieren muss. (Siehe Kategorien/ Stammdokument einrichten)

3. Erste Version erstellen
   Wählen Sie im Dialog Initial Version Creation eine Vorlage, beispielsweise SOP Template (Word), oder eine leere Datei aus. Die Version wird mit dem Status Draft erstellt. (Siehe Version erstellen)

4. Inhalt verfassen
   Öffnen Sie die Datei in Word. Fügen Sie über das Panel Content Manager die benötigten Variablen und Referenzen ein und erzeugen Sie bei Bedarf eine Referenzliste. (Siehe Variablen)

5. Freigabe starten
   Wählen Sie in der gespeicherten Version Document Release, um den Document Release Process zu öffnen. Legen Sie unter Document Information den Review Mode und den Approval Mode fest. Wählen Sie die Genehmiger und, sofern eine Prüfung vorgesehen ist, auch die Prüfer aus. Wählen Sie anschließend Start Release und bestätigen Sie den Vorgang mit Ihrer Signature PIN. (Siehe Freigabe starten)

6. Prüfen und genehmigen
   Wenn Prüfer zugewiesen sind, prüfen sie zunächst die Version und signieren diese. Anschließend öffnet der Genehmiger den Abschnitt Approval, wählt Approve und bestätigt die Erklärung. Danach wählt er Sign und signiert mit der Signature PIN. (Siehe Genehmigen/Ablehnen / Dokumentfreigaben)

7. Planen und freigeben
   Legen Sie in der Phase Release Plan And Training das Effective Date und das Next Review Date fest. Wenn Sie Save & Close wählen, wird das Dokument am Gültigkeitsdatum automatisch freigegeben. Mit Release Document Immediately geben Sie es sofort frei. (Siehe Freigabe planen)

8. Schulung zuweisen und abschließen
   In der Phase Release Plan And Training erstellt das System die Schulung anhand der für die Version festgelegten Target Audience. Bevor die Version gültig wird, schließt die Zielgruppe die Schulung über das Dashboard ab. Dazu liest sie das Dokument und beantwortet, sofern konfiguriert, den Fragebogen. Den Fortschritt überwachen Sie im Bereich Training. (Siehe Schulungszuweisung / Status und Nachverfolgung)

9. Version wird gültig
   Am Gültigkeitsdatum erhält die neue Version den Status Effective; die zuvor gültige Version erhält den Status Obsolete.