Dokument erstellen und freigeben
Die folgende Anleitung verknüpft die Referenzabschnitte, indem sie eine SOP von der Erstellung bis zu einem gültigen und geschulten Dokument begleitet. Jeder Schritt verweist auf den Abschnitt mit allen Einzelheiten.
Prüfen, ob die Kategorie existiert
Stellen Sie sicher, dass eine geeignete Kategorie existiert (zum Beispiel Qualitätsmanagement), und erstellen Sie bei Bedarf eine. (Siehe Kategorien)Stammdokument erstellen
Fügen Sie aus der Kategorie heraus ein neues Stammdokument hinzu: Geben Sie einen Name ein, setzen Sie QMS Type = SOP, bestätigen Sie das Prefix und füllen Sie dann Review Required und Criticality Index aus. (Siehe Kategorien / Stammdokument erstellen und bearbeiten)Erste Version erstellen
Wählen Sie im Dialog Initial Version Creation eine Vorlage (zum Beispiel SOP Template (Word)) oder eine leere Datei. Die Version wird mit dem Status Draft erstellt. (Siehe Stammdokument erstellen und bearbeiten / Version erstellen)Inhalt verfassen
Öffnen Sie die Datei in Word. Verwenden Sie das Bedienfeld Content Manager, um Variablen und Referenzen einzufügen und bei Bedarf eine Referenzliste zu generieren. (Siehe Variablen)Schulung konfigurieren
Legen Sie im Schulungsdatensatz der Version den Abschlusstyp fest (Questionnaire oder Read & Understood). Fügen Sie für einen Fragebogen die Fragen hinzu und legen Sie die Bestehensgrenze fest. (Siehe Verwaltung)Freigabe starten
Öffnen Sie Document Release Process mit dem Befehl Document Release, legen Sie den Approval Mode und die Approvers fest, fügen Sie bei Bedarf einen Comment hinzu und wählen Sie dann Start Release und bestätigen Sie mit Ihrer Signature PIN. (Siehe Version freigeben)Überprüfen und genehmigen
Der Genehmiger öffnet das Dokument in der Freigabe, prüft den Abschnitt Approval und fügt eventuelle Kommentare hinzu, wählt Approve, bestätigt dann die Erklärung, gibt die Signature PIN ein und wählt Sign. (Siehe Version freigeben / Dokumentfreigaben)Freigabe planen
Legen Sie in der Phase Release Plan And Training das Effective Date und das Next Review Date fest und wählen Sie dann Save & Close, um die Freigabe zu planen, oder Release Document Immediately, um sofort freizugeben. (Siehe Version freigeben / Schulungszuweisung)Die Schulung wird ausgegeben
Die Schulung wird der Zielgruppe zugewiesen. Verfolgen Sie den Abschluss unter Management & Overview und verwenden Sie bei Bedarf Notify oder Set Due Date. (Siehe Überblick / Verwaltung)Die Benutzer absolvieren die Schulung
Jeder Benutzer öffnet die Schulung über das Dashboard, liest das Dokument, absolviert den Fragebogen oder die Bestätigung und signiert mit der Signature PIN. (Siehe Dashboard / Überblick)Die Version tritt in Kraft
Zu ihrem Gültigkeitsdatum wird die neue Version gültig und die vorherige Version wird ungültig.
