Persönliche Aufzeichnungen

Zuletzt aktualisiert:3. August 2026

Personal Records ist ein privater Arbeitsbereich. Hier können Sie eine Aufzeichnung erstellen und bearbeiten, bevor sie zur Weitergabe bereit ist; fertiggestellte Aufzeichnungen werden hier nicht abgelegt. Eine persönliche Aufzeichnung ist nur für Sie und die Personen zugänglich, denen Sie Zugriff gewähren, bis Sie sie in QMS Records veröffentlichen. Wer eine persönliche Aufzeichnung anlegt, ist deren Eigentümer.

Persönliche Aufzeichnung anlegen

Wählen Sie unter QMS Records den Eintrag Personal Records und anschließend New.

Die Navigation QMS Records mit ausgewähltem Eintrag Personal Records und der Aktion New, über die der private Arbeitsbereich für einen neuen Personal Record geöffnet wird. — Abbildung 1: Anlegen eines neuen persönlichen Datensatzes

Das Formular enthält dieselben Angaben wie eine reguläre Aufzeichnung. Legen Sie den Record Type (QMS Record oder TechDoc) fest und wählen Sie unter QMS Template die zugrunde liegende Vorlage aus. Bei einem TechDoc legen Sie zusätzlich eine TechDoc Category und eine Product Version fest. Die Bedeutung dieser Felder wird auf der Seite zu den Aufzeichnungen erläutert.

Das Formular New Personal Record mit den Optionen QMS Record und TechDoc im Feld Record Type sowie der QMS Template als Grundlage des Datensatzes. — Abbildung 2: Festlegen des Typs Personal Record

Sie können außerdem eine Record Category und eine Record Subcategory festlegen.

Geben Sie die Angaben ein und wählen Sie anschließend Save.

Die geöffnete Suche Record Category im Formular New Personal Record mit den verfügbaren Kategorien zur Klassifizierung des Datensatzes vor dem Speichern. — Abbildung 3: Auswahl von Record Category und Subcategory für einen Personal Record

Die gespeicherte Aufzeichnung erscheint anschließend in Ihrer Liste My Personal Records.

Die Liste My Personal Records mit den gespeicherten privaten Datensätzen des angemeldeten Benutzers, gefiltert auf Datensätze, für die er als Owner eingetragen ist und die noch nicht veröffentlicht wurden. — Abbildung 4: Liste My Personal Records

Nach dem Speichern fügen Sie der Aufzeichnung über den Bereich Record File eine Datei hinzu. Dafür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung.

Ein gespeicherter Personal Record mit dem Bereich Record File, in dem die Datensatzdatei als neues Office-Dokument erstellt oder als vorhandene Datei hochgeladen werden kann. — Abbildung 5: Anhangsbereich Record File

Hinweis: Wenn ein Suchfeld nach dem Anklicken leer erscheint, enthält es möglicherweise dennoch Einträge. Geben Sie einen Suchbegriff ein oder drücken Sie Enter, um die vollständige Liste der verfügbaren Optionen anzuzeigen.

Datei hinzufügen: neues Office-Dokument erstellen

Wählen Sie unter Record File zunächst New und anschließend Word, Excel, PowerPoint oder OneNote.

Das Menü New im Bereich Record File mit Word, Excel, PowerPoint und OneNote als verfügbaren Dokumenttypen für eine neu erstellte Datensatzdatei. — Abbildung 6: Auswahl eines neuen Dateityps unter Record File

Geben Sie eine Bezeichnung ein und wählen Sie Save.

Der Dialog zum Benennen und Erstellen eines neuen Word-Dokuments im Personal Record, in dem vor Auswahl von Save der Dokumentname eingegeben wird. — Abbildung 7: Anlegen eines neuen Word-Dokuments unter Record File

Das Dokument wird zur Bearbeitung in Office Online geöffnet und anschließend wieder in der Aufzeichnung gespeichert.

Ein neu erstelltes Word-Dokument, geöffnet in Office Online und bereit zur Bearbeitung, wobei Änderungen in den Personal Record zurückgespeichert werden. — Abbildung 8: Neu angelegtes Dokument in Office Online geöffnet

Datei hinzufügen: vorhandenes Dokument hochladen

Öffnen Sie unter Record File das Menü für weitere Befehle und wählen Sie Upload.

Das Menü für weitere Befehle im Bereich Record File mit der Option Upload zum Hinzufügen eines vorhandenen Dokuments zum gespeicherten Personal Record. — Abbildung 9: Option Upload unter Record File

Wählen Sie Choose File und anschließend die hochzuladende Datei. Setzen Sie Overwrite existing files auf Yes oder No und wählen Sie dann OK. Für Uploads gilt eine maximale Dateigröße von 50 MB; größere Dateien fügen Sie direkt in SharePoint hinzu.

Der Dialog Upload Documents mit dem Steuerelement Choose File und der auf Yes oder No einstellbaren Option Overwrite existing files, bevor der Upload mit OK bestätigt wird. — Abbildung 10: Hochladen eines Dokuments unter Record File

Persönliche Aufzeichnung in QMS Records veröffentlichen

Sobald eine persönliche Aufzeichnung fertiggestellt ist, veröffentlichen Sie sie in QMS Records, damit sie für die gesamte Organisation zugänglich wird. Ab diesem Zeitpunkt durchläuft sie denselben Prüf- und Genehmigungsprozess wie jede andere Aufzeichnung; siehe dazu den Genehmigungsprozess.

Liste der persönlichen Aufzeichnungen anzeigen und verwalten

Ihre persönlichen Aufzeichnungen erscheinen in der Liste My Personal Records. Diese ist auf die Aufzeichnungen beschränkt, deren Eigentümer Sie sind. Die Liste funktioniert wie die übrigen Aufzeichnungslisten. Ihre Befehlsleiste enthält dieselben Befehle, die auf der Seite zu den Kategorien beschrieben sind. Die Standardansicht ist My Personal Records. Außerdem steht Inactive Personal Records zur Verfügung.