Persönliche Aufzeichnungen

Wozu Persönliche Aufzeichnungen Dienen

Personal Records ist ein privater Arbeitsbereich. Es ist ein Ort, um eine Aufzeichnung zu erstellen und daran zu arbeiten, bevor sie zum Teilen bereit ist, und nicht ein Ort, um fertige Aufzeichnungen abzulegen. Eine persönliche Aufzeichnung bleibt für Sie und für alle, denen Sie Zugriff gewähren, erhalten, bis Sie sich entscheiden, sie in QMS Records zu veröffentlichen. Wer eine persönliche Aufzeichnung erstellt, ist ihr Besitzer.

Eine Persönliche Aufzeichnung Erstellen

Wählen Sie unter QMS Records den Eintrag Personal Records und dann New.

Das Formular enthält dieselben Angaben wie eine reguläre Aufzeichnung. Legen Sie einen Record Type (QMS Record oder TechDoc) sowie die QMS Template fest, auf der sie basiert; bei einem TechDoc legen Sie zusätzlich eine TechDoc Category und eine Product Version fest. Was diese Felder bedeuten, erfahren Sie auf der Seite Aufzeichnungen.

Sie können außerdem eine Record Category und eine Record Subcategory festlegen.

Geben Sie die Angaben ein und wählen Sie dann Save.

Die gespeicherte Aufzeichnung erscheint anschließend in Ihrer Liste My Personal Records.

Nach dem Speichern hängen Sie die Datei der Aufzeichnung über den Bereich Record File an. Dafür gibt es zwei Wege.

Hinweis: Wenn ein Nachschlagefeld beim Anklicken leer aussieht, ist es nicht zwangsläufig leer. Tippen Sie, um zu suchen, oder drücken Sie Enter, um die vollständige Liste der verfügbaren Optionen zu durchsuchen.

Eine Datei Hinzufügen: Ein Neues Office-Dokument Erstellen

Wählen Sie in Record File die Option New und dann Word, Excel, PowerPoint oder OneNote.

Geben Sie einen Namen ein und wählen Sie Save.

Das Dokument öffnet sich in Office Online zur Bearbeitung und wird zurück in die Aufzeichnung gespeichert.

Eine Datei Hinzufügen: Ein Vorhandenes Dokument Hochladen

Öffnen Sie in Record File das Menü für weitere Befehle und wählen Sie Upload.

Wählen Sie Choose File und wählen Sie die hochzuladende Datei aus. Setzen Sie Overwrite existing files auf Yes oder No und wählen Sie dann OK. Die maximale Uploadgröße beträgt 50 MB; größere Dateien werden direkt in SharePoint hinzugefügt.

Eine Persönliche Aufzeichnung in QMS Records Veröffentlichen

Wenn eine persönliche Aufzeichnung fertig ist, veröffentlichen Sie sie in QMS Records, sodass sie der gesamten Organisation zugänglich wird. Ab diesem Zeitpunkt durchläuft sie denselben Prüf- und Genehmigungsprozess wie jede andere Aufzeichnung (siehe Genehmigungsprozess).

Die Liste Der Persönlichen Aufzeichnungen Anzeigen Und Verwalten

Ihre persönlichen Aufzeichnungen erscheinen in der Liste My Personal Records, die auf die Aufzeichnungen gefiltert ist, die Ihnen gehören. Die Liste funktioniert wie die übrigen Aufzeichnungslisten, mit denselben Symbolleistenaktionen, die auf der Seite Kategorien beschrieben sind. Ihre Ansichtsauswahl bietet My Personal Records (Standard) und Inactive Personal Records.